Struktur bahasa surat bisnis: surat permintaan. Contoh surat bisnis

KESALAHAN KHUSUS SAAT MEMPERSIAPKAN SURAT BISNIS

Kesalahan struktural

Biasanya, surat bisnis terdiri dari tiga bagian: pendahuluan singkat, isi utama, dan kesimpulan singkat. Bagian utama menguraikan inti permasalahan, mengemukakan sudut pandang penulis surat, oleh karena itu volumenya lebih besar daripada volume gabungan pendahuluan dan kesimpulan. Argumentasi harus dilakukan secara konsisten, lengkap, tanpa pengulangan atau pelanggaran koneksi logis.

Kesalahan struktural berhubungan dengan konstruksi surat bisnis yang salah, ketidakseimbangan bagian-bagiannya, misalnya: kurangnya pendahuluan atau kesimpulan, pendahuluan yang terlalu bertele-tele, sistem argumen yang kompleks tanpa koneksi logis.

Kesalahan sintaksis

Kesalahan terkait dengan urutan kata yang salah dalam sebuah kalimat

Urutan kata dalam bahasa Rusia gratis, tetapi Anda harus menghindari urutan kata yang menjadi alasan bervariasinya pemahaman terhadap apa yang tertulis.

Jadi misalnya dari kalimat: Untuk menghasilkan pelaporan pada akhir tahun, indikator berdasarkan wilayah diperjelas tidak jelas: indikator diperbarui pada akhir tahun atau pelaporan dibuat pada akhir tahun .

Rupanya kalimat ini akan terlihat seperti ini: Untuk menghasilkan pelaporan, indikator berdasarkan wilayah diperbarui pada akhir tahun.

Pelanggaran norma penggunaan frase partisipatif

Gerund menyebutkan suatu tindakan yang terjadi bersamaan dengan tindakan yang disebutkan oleh predikat verba atau mendahuluinya.

Misalnya: Setelah hati-hati memeriksa apa yang disajikanpersetujuan proyek,Departemenberpikir... – proyek tersebut telah ditinjau sebelumnya;

Pelajari dengan cermat apa yang disajikanpersetujuan proyek,Departemenberpikir... – proyek ini sedang dipertimbangkan sekarang .

Lebih baik memulai, daripada mengakhiri, sebuah frase dengan frase adverbial. Misalnya: Uchity-vaya..., Mengingat..., Memperhatikan..., Dipandu oleh... dll.

Perlu diingat bahwa dalam kalimat yang dikonstruksikan dengan benar, gerund dan predikat harus menyebutkan tindakan yang dilakukan oleh aktor yang sama.

Kesalahan dalam penggunaan frase partisipatif tidak sulit untuk diperbaiki dengan mengganti kalimat dengan frase partisipatif kalimat dengan kata benda verbal.

Salah: Mempelajari permasalahan organisasi jasa,diperoleh hasil yang menarik.

Benar: Saat mempelajari masalah organisasi pelayanan, adadiperoleh hasil yang menarik.

Atau: Mempelajari permasalahannyaorganisasi layanan, inspekturOleh-mendapat hasil yang menarik.

Kesalahan akibat ketidaktahuan tentang struktur kalimat kompleks

Saat membangun kalimat kompleks Perlu diingat bahwa konjungsi dan kata gabungan berikut ini paling sering digunakan Apa; yang; Jika;ke; Di mana; Bagaimana.

Klausa bawahan Untuk singkatnya, mereka dapat diganti dengan frase partisipatif dan partisipatif yang sinonim.

Misalnya: Kami mengarahkanSekadar informasi, Ketentuan Pokok Negara Kesatuansistem manajemen kantor baru yang disetujui oleh Negarakomite...(alih-alih: yang disetujui).

Penggunaan kata depan yang salah

Paling kesalahan umum– penggunaan kata depan yang salah. Dalam penulisan bisnis dan pidato lisan frasa dengan preposisi telah tersebar luas HAI Dan kata benda dependen dalam kasus preposisi: pertanyaan tentangmemercayai; keputusan personel; perjanjianHAI kerja sama... dll. Namun, ada beberapa kasus penggunaan preposisi HAI dengan kata-kata yang tidak terkendali kasus preposisi atau memerlukan dalih lain saat mengelola.

Salah: Kepala DepartemenMembatalkansampai tentang pentingnya masalah yang diajukan.

Benar: Bosmencatat pentingnya masalah yang diajukan.

Salah: Hal ini menunjukkan bahwa kita bertoleransikekurangan.

Benar:Hal ini menunjukkan bahwa kita toleranmari kita lihat kekurangannya.
Salah: Tidak ada keraguan bahwa pekerjaan dilakukan oleh departemenbesar dan penting.

Benar:Tidak ada keraguan tentang ituPekerjaan yang dilakukan oleh departemen ini besar dan penting.

Kasus yang salah

Disusun oleh surat bisnis Terkadang formulir kasus digunakan secara tidak benar. Seringkali terjadi kesalahan penggunaan kata benda dalam kasus genitif dan bukan dalam kasus datif, atau sebaliknya.

Salah: Sesuai permintaan anda..., Menurutkaza..., Sesuai keputusan....

Benar:Sesuai permintaan anda..., Sesuai pesanan...,Sesuai dengan keputusan... .

Salah: Kementerian Dalam Negeri Rusia mengajukan pendaftaran permanen di Moskow kepada inspektur...

Benar: Kementerian Dalam Negeri Rusia mengajukan pendaftaran permanen ke inspektur... atau Kementerian Dalam Negeri Rusia mengajukan pendaftaran permanen seorang inspektur di Moskow...

Kesalahan morfologi

Harmonisasi definisi

Jika definisi tersebut mengacu pada kata benda yang memiliki lampiran, maka definisi tersebut sesuai dengan kata utama kombinasinya: mobil laboratorium baru, program editor universal. Kata utama dalam kombinasi seperti itu biasanya muncul lebih dulu.

Kalau definisinya mengacu pada gabungan nama pribadi dan aplikasi sejenisnya Kepala DepartemenT.Ivanov, definisinya biasanya sesuai dengan kata benda terdekat: kita kepala departemen Petrov; Kamerad Inspektur Senior Yakovleva; bos baru Serov.

Penyimpangan dari aturan ini diamati dalam kasus di mana definisi tersebut diungkapkan oleh sebuah participle: pembicarapada rapat operasional, wakil kepala departemen Si-dorova...; Inspektur Senior Alekseeva, yang mengambil bagian dalam persiapan rancangan perintah...

Kesalahan saat menggunakan kata sifat bentuk penuh dan pendek

Penulis surat bisnis harus memperhitungkan bahwa bentuk kata sifat pendek lebih umum digunakan pidato bisnis resmi. Bentuk kata sifat lengkap dalam teks seperti itu ternyata tidak tepat.

Benar:Kesimpulan komisi dapat dibenarkan danadil.

Salah: Keputusan untuk memberhentikan V.V. Ivanov ilegal.

Benar: Keputusan untuk memberhentikan V.V. Ivanovaliar.

Saat menggunakan bentuk kata sifat pendek di -enen dan partisip pendek aktif -en Perlu diingat bahwa dalam pidato bisnis resmi lebih baik menggunakan formulir -enen.

Benar: Hasil akhirnya identikperhitungan awal.

Setiap karyawan departemen bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan.

Kesalahan leksikal dan stilistika

Penggunaan kata dan istilah yang salah

Istilah yang dipilih dan profesional kata-kata gaul hanya diketahui oleh kalangan sempit orang-orang yang berprofesi tertentu, sehingga perlu diuraikan dalam teks. Penggunaan kata-kata sehari-hari dan kiasan pada umumnya tidak tepat dalam dokumen resmi, misalnya:

Memastikan pembangunan harian departemen.

Bagian dari gaya klerikal adalah frasa, yang dalam stilistika disebut pemisahan predikat. Daripada menggunakan frasa seperti ini, lebih baik menggunakan kata kerja: tidak membuat bonus, A memberikan bonus; Bukan melakukan pengendalian, A kontrol.

Dalam surat bisnis, ada banyak kata benda verbal yang diakhiri dengan -anie, -enie. Anda tidak boleh terbawa suasana membentuk kata menggunakan model ini, apalagi jika yang sedang kita bicarakan tentang kata-kata yang mengandung negasi, misalnya: non-penugasan,kekurangan,pemenuhan yang kurang.

Penggunaan kata-kata asing yang tidak pantas atau tidak dapat dibenarkantidak kata-kata

Keinginan untuk memberikan makna yang lebih besar pada teks dengan mengungkapkannya “lebih indah” menjelaskan pelecehan tersebut dengan kata-kata asing.

Misalnya: batas waktu pelaksanaannya mungkin tertundaberpagar alih-alih diperpanjang; hadiah alih-alih memperkenalkan.

Saat menggunakan kata asing, Anda perlu mengetahui arti sebenarnya. Misalnya kalimat berikut ini salah: Efektifefektivitas rezim tabungan sangat bergantung pada caranyapengeluaran keuangan terbatas.

Kata membatasi artinya “norma maksimal”, jadi dana yang dialokasikan terbatas, bukan pengeluaran.

Menggunakan beberapa kata dengan arti yang sama (konvensi–kondisinya, luar biasa–spesial) seringkali menyulitkan pengerjaan dokumen, terutama saat memprosesnya dengan mesin.

SURAT BISNIS RESMI

Kata ganti Anda Dan Milikmu ditulis dengan huruf kapital:

sebagai bentuk sapaan sopan kepada seseorang;

dalam kuesioner.

Jika ditujukan kepada lebih dari satu orang, kata ganti ini ditulis dengan huruf kecil.

1. Untuk surat permintaan

A. Rumusan dasar:

Kami menghubungi Anda (Anda) dengan sebuah permintaan…

Tentang pengiriman ke alamat kami...

Tentang arah ke alamat saya...

Tentang deportasi ke unit kami...

Tentang transfer cepat ke perwakilan resmi kami...

Tentang menyediakan...

Kami meminta (tolong) kamu (kamu)...

Beritahu (kami)...

Kirim (kepada saya)...

Segera serahkan (kepada menteri)...

Segera laporkan (kepada dewan ilmiah dan teknis) ...

Beritahu (Manajemen Departemen) tentang...

Beritahu saya tentang...

aku mohon persetujuanmu untuk...

Mengirim ke alamat (organisasi yang dipercayakan kepada saya)...

Memberikan kita...

Pengenalan (kepala N) dengan...

Kami meminta bantuan Anda dalam...

Menerima...

Pengiriman cepat...

Menyediakan informasi tambahan relatif...

Melaksanakan...

Saya meminta instruksi Anda...

... untuk membuat perjanjian tentang... dengan...

Untuk pengiriman dari gudang perusahaan... ke perwakilan...

Menyiapkan dokumen tentang... (bagi calon B)...

Untuk meninjau (batas)...

B.

Sehubungan dengan (himbauan kepada kami)...

Sesuai dengan (perjanjian sebelumnya) ...

Berdasarkan (hasil perundingan masalah)...

Mempertimbangkan (kerja sama jangka panjang kami)...

Mempertimbangkan (sifat hubungan bisnis kami yang berjangka panjang dan bermanfaat)...

Menurut (kesepakatan saat ini tentang...)...

Sungguh-sungguh...

Benar-benar...

Silakan...

Sebagai pengecualian...

Kami akan sangat berterima kasih kepada Anda atas...

Karena keadaan luar biasa...

Mengacu pada surat Anda dari...

Izinkan saya merujuk pesan Anda dalam hal ini e-mail dari...

Dasar pengajuan banding ini adalah faks Anda dari...

Seperti yang mungkin Anda ketahui, selama percakapan telepon antara... dan... (...angka)...

2. Untuk surat pesan

A. Rumusan dasar:

Saya memberi tahu (menginformasikan) Anda (Anda)…

Tentang apa yang terjadi...

Tentang perubahan...

Tentang kebutuhan...

Tentang fakta...

Tentang langkah-langkah yang telah kami ambil untuk...

TENTANG hasil awal...

Setelah mencapai kesepakatan akhir dengan...

saya persembahkan...

Informasi tentang...

Proyek (rencana, program)...

Penawaran untuk...

Menggulir...

Bahan...

Laporkan...

Bertindak...

Laporkan...

saya mengarahkan…

Petunjuk tentang...

Memesan...

Ekstrak dari pesanan...

Salinan arahan...

Salinan perjanjian...

Larutan...

Protokol...

Resolusi...

saya mengirim…

Panduan metodis...

Membentuk...

...menyalin...

Keterangan...

Dokumentasi...

B. Pernyataan tambahan:

Kami ingin memberi tahu Anda bahwa...

Kami mengirimkannya untuk digunakan dalam pekerjaan...

Saya mengirimkan Anda untuk bimbingan dalam kegiatan sehari-hari ...

Sesuai dengan instruksi Anda, saya persembahkan...

Atas perhatian manajemen, kami informasikan mengenai...

Kami menganggap itu tugas kami untuk menginformasikan...

Kami menganggap perlu untuk mengirimkan ke alamat Anda...

3. Untuk surat permintaan

A. Rumusan dasar:

... aku menyampaikan permintaan...

Saya mengirimkan permintaan...

Minta informasi berikut dari Anda...

Menghubungi Anda dengan permintaan...

4. Untuk surat lamaran

A. Rumusan dasar:

…berwenang menyatakan...

Tentang niat manajemen...

Tentang rencana Departemen...

Tentang keinginan manajemen kami...

…Saya mendapat kehormatan untuk membuat pernyataan berikut...

Relatif...

Karena...

Tentang...

Tentang...

B. Kata-kata tambahan:

Karena munculnya informasi di media tentang dugaan pelanggaran...

Mengingat sifat hubungan yang ada antara divisi kami...

5. Untuk email konfirmasi

A. Rumusan dasar:

Konfirmasi (konfirmasi)…

Fakta menerima...

Menerima...

Partisipasi...

Kedatangan...

Mengirim...

Kebutuhan mendesak akan...

Saya (kami) menerima...

Kami dengan senang hati mengkonfirmasi...

Saya senang untuk mengkonfirmasi...

Surat ini menegaskan...

Kami mengirimkan konfirmasi kepada Anda...

Untuk konfirmasi...kami akan kirim ke alamat anda...

Kami baru saja menerima...

saya masih belum menerima...

Kami sudah menerimanya secara lengkap..

Sampel ini benar-benar memuaskan kami...

Informasi yang Anda kirimkan telah kehilangan relevansi dan kesesuaiannya untuk...

Kompleks yang ditransfer kepada kami untuk penggunaan permanen sepenuhnya memenuhi persyaratan...

Sayangnya, peralatan yang dioperasikan tidak lagi memenuhi standar...

6. Untuk surat tindak lanjut

A. Kata-kata dasar:

Selain itu Ke referensi kami. dari… № ...

saya informasikan...

saya mengirimkan...

saya persembahkan...

aku mengarahkan...

Silakan tambahkan...

Teks rancangan perjanjian diserahkan kepada Anda untuk ditandatangani...

Bagian... perjanjian tentang...

Perjanjian yang Anda inginkan...

B. Pernyataan tambahan:

Saya menganggap perlu untuk menambahkan...

Saya mengusulkan untuk melengkapi proyek...

Tambahan berikut pada teks saat ini...

Kami yakin akan disarankan untuk melakukan penambahan konten berikut...

7. Untuk buletin

A. Rumusan dasar:

Kami informasikan kepada Anda...

Izinkan saya memberi tahu Anda...

Kami bermaksud memberi tahu Anda...

Tampaknya tepat bagi kami untuk memberi tahu organisasi Anda...

Terima kasih atas minat Anda pada penawaran kami...

Kami senang menerima tanggapan Anda terhadap pesan kami sebelumnya dari...

Kami berterima kasih atas perhatian yang Anda tunjukkan pada surat kami dari...

Terima kasih telah mempertimbangkan kemungkinan untuk menanggapi pesan kami dari...

Surat informasi ini bertujuan...

1.1. Versi Piagam Terbuka ini perusahaan saham gabungan“Balai Penelitian Pusat Pengolahan Serat Pokok”, yang selanjutnya disebut “Masyarakat”, dikembangkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Surat lamaran adalah salah satu jenis surat bisnis yang diperlukan untuk menjelaskan suatu paket dokumen yang dikirimkan kepada penerima jika dokumen tersebut tidak memuat bagian alamat.

Dengan demikian, beban informasi surat pengantar tidak, tetapi melakukan tiga fungsi penting:

• mengkonfirmasi fakta pengiriman;
• memberikan daftar dokumen yang dikirim dan petunjuk penanganannya;
• Berkat data pendaftaran, memungkinkan Anda menentukan tenggat waktu.

Seperti kebanyakan surat bisnis, surat lamaran diterbitkan dengan kop surat dan menerima surat keluar nomor pendaftaran pengirim. Tata cara pembuatan surat resmi sudah lebih dari satu kali kita bahas secara detail di majalah, maka sekarang kita akan fokus pada ciri-ciri surat lamaran.

Analisis rinci tentang surat dinas dengan banyak contoh komposisinya tersedia di artikel “Kami membuat surat dinas"

Pola bicara

Dasar surat lamaran adalah daftar lampiran. Teks dokumen ini pendek dan secara kondisional dibagi menjadi dua bagian:

• pesan tentang pengiriman dokumen,
• meminta tanggapan tepat waktu (membaca, menyetujui, mengembalikan salinan yang ditandatangani, dll.).

Bagian pertama biasanya dimulai seperti ini:

• “Dalam pemenuhannya…kami mengarahkan anda…”,
• "Kami mengirimmu..."
• “Kami persembahkan untuk Anda…”

Selanjutnya, Anda dapat menunjukkan tujuan pengiriman dokumen: "untuk persetujuan", "untuk informasi", "untuk penandatanganan", "untuk mengisi"(jika kita berbicara tentang formulir survei atau kuesioner). Kami merekomendasikan penggunaan kata klise “kami mengirimkan Anda” atau “kami mengirimkan Anda”, karena Anda dapat mengirimkan sesuatu hanya untuk informasi, tetapi tidak untuk ditandatangani atau disetujui.

Bagian kedua mungkin berisi kata-kata berikut:

• “Silakan tanda tangani, segel dan kirimkan satu salinan ke alamat kami…”
• “Kami meminta Anda untuk mempertimbangkan dan mengirimkan kepada kami dalam jangka waktu yang ditentukan oleh hukum…”,
• “Silahkan kirimkan ke alamat kami satu salinan dari dokumen yang telah ditandatangani…”.

Persyaratan “Tandai tentang keberadaan aplikasi”

Seperti yang sudah kami tentukan, hal utama dalam surat lamaran dokumen adalah lampirannya. Itu sebabnya perhatian khusus Kami akan fokus pada masalah merancang prop khusus ini. Terlepas dari bagaimana format permohonan, praktik bisnis memerlukan daftar lengkap dokumen yang dilampirkan pada surat, yang menunjukkan jumlah salinan dan jumlah lembar di masing-masing dokumen. Tanpa informasi ini, surat lamaran akan kehilangan maknanya.

Jadi, apabila dokumen yang dikirimkan sudah dilaporkan dalam badan surat, tidak ada gunanya mencantumkan nama mereka lagi. Cukup dengan menyebutkan jumlah lembar dan salinannya. Lihat Contoh 1.

Contoh 1

Sepotong teks dan catatan tentang keberadaan aplikasi (nama aplikasi ditunjukkan dalam teks surat)

Jika permohonan tidak dicantumkan di badan surat, selain data kuantitatif, Anda harus mencantumkan namanya. Jika suatu paket mencakup beberapa dokumen, lampirannya diberi nomor. Lihat Contoh 2.

Ciutkan Pertunjukan

Contoh 2

Sepotong teks dan tanda yang menunjukkan keberadaan aplikasi (nama aplikasi ditunjukkan pada tanda yang menunjukkan keberadaannya)

Ciutkan Pertunjukan

Meskipun GOST R 6.30-2003 menyatakan demikian saat mencantumkan beberapa aplikasi dalam tanda tentang ketersediaannya kata generalisasi sebelum titik dua berbentuk tunggal “Lampiran:”; dalam kasus seperti itu, kami tetap menyarankan untuk menulisnya dalam bentuk jamak “Lampiran:”, seperti yang kami tunjukkan pada Contoh 2.

Pertama, ini benar dari sudut pandang aturan bahasa Rusia. Dan kedua, para pengembang GOST ini sendiri kemudian “mengoreksi diri” ketika mereka mulai memberikan penjelasan mengenai penerapannya dalam rekomendasi metodologis mereka. Lihat kutipan dari dua dokumen di bawah ini. Namun banyak orang yang dengan keras kepala terus menulis kata “Aplikasi:” dalam bentuk tunggal, meskipun diikuti dengan daftar beberapa dokumen. Jangan lakukan ini dan kami telah menjelaskan alasannya.

Fragmen dokumen

Ciutkan Pertunjukan

Gost R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk persiapan dokumen"

3.21. ...Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan dalam naskahnya, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah salinannya; Jika ada beberapa lamaran, diberi nomor:

Fragmen dokumen

Ciutkan Pertunjukan

Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumentasi. Rekomendasi metodis tentang penerapan Gost R 6.30-2003

3.16. ...Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan namanya dalam naskah, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah rangkapnya, jika lampirannya beberapa, diberi nomor:

Terdapat juga perbedaan mengenai cara penulisan kata “lampiran” di badan surat: dengan huruf kecil atau kapital, dengan atau tanpa tanda “Tidak”. Faktanya adalah Anda dapat menunjukkan nama dokumen terlampir dalam teks surat lamaran dengan cara yang berbeda; bandingkan sendiri dengan melihat Contoh 3: dalam kasus kedua adalah tepat untuk menunjukkan dalam tanda kurung bahwa dokumen tersebut adalah aplikasi, dan dalam kasus berikutnya kami menunjukkan bagaimana hal ini dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Semua pilihan sudah benar, yang penting menjaga keseragaman dalam surat. Atau lebih baik lagi, dalam instruksi manajemen kantor organisasi Anda (atau instruksi lokal lainnya). tindakan normatif didedikasikan untuk masalah serupa) pilih dan perbaiki satu opsi, maka akan ada keseragaman di semua dokumen dan kebingungan bagi pelaku akan berkurang.

Contoh 3

Berbagai cara menyebutkan nama lamaran dalam teks surat

Ciutkan Pertunjukan

Untuk aplikasi terikat, jumlah lembar tidak perlu ditentukan (Contoh 4).

Contoh 4

Deskripsi aplikasi terikat

Ciutkan Pertunjukan

Jika ada begitu banyak lampiran sehingga akan lebih mudah untuk mencantumkannya pada lembar terpisah (ini akan disebut “Inventarisasi lampiran pada surat bertanggal… Tidak…”), maka cukup mengacu pada lampiran seperti itu. inventarisasi dalam surat (Contoh 5).

Contoh 5

Jika ada begitu banyak aplikasi, akan lebih mudah untuk mencantumkannya dalam inventaris terpisah

Ciutkan Pertunjukan

Jika Anda melampirkan surat lain yang memiliki lampirannya sendiri pada surat Anda, Anda perlu memberitahukan hal ini kepada penerima (Contoh 6).

Contoh 6

Lampiran surat mempunyai lampiran tersendiri

Ciutkan Pertunjukan

Terakhir, jika surat Anda ditujukan ke beberapa organisasi sekaligus, dan lampirannya hanya ditujukan kepada salah satu organisasi tersebut (yang lain menerima surat hanya untuk ditinjau), hal ini juga harus disebutkan (Contoh 7).

Contoh 7

Lampiran dikirim hanya ke satu dari beberapa penerima email

Ciutkan Pertunjukan

Catatan tentang adanya lampiran ditempatkan di bawah teks surat dan di atas tanda tangan. Biasanya jarak (indentasi) ini dibuat identik dan sama dengan kira-kira 2-3 spasi baris (hal ini terlihat jelas pada contoh desain huruf utuh pada Contoh 9).

Oleh aturan umum, jika akta itu mempunyai lampiran, maka di bawah teks dan di atas tanda tangan dibuat tanda yang menunjukkan keberadaannya, dan pada akta terlampir (masing-masing di bagian kanan atas lembar pertama) tertulis dokumen mana yang merupakan lampirannya. lampiran ke (dengan sebutan nomor lampiran, jika ada beberapa), seperti pada Contoh 8.

Contoh 8

Nomor lamaran dan data dokumen utama pada 1 lembar lamaran

Ciutkan Pertunjukan

Tetapi surat pengantar mempunyai fungsi pembukuan atas surat-surat yang dikirimkan, sebagai semacam inventarisasi lampiran-lampiran dalam amplop, pada kenyataannya surat-surat yang disebut dalam surat itu sebagai lampiran dikirimkan; Jika surat itu mempunyai fungsi yang berbeda (misalnya untuk penawaran, penawaran untuk menandatangani perjanjian dan mencantumkan syarat-syarat usulan kerjasama), maka dokumen yang “kunci” dalam pengertiannya adalah surat itu, dan lampirannya dokumen hanya akan membantunya memenuhi fungsinya. Tetapi kita berbicara tentang surat lamaran, dan dalam hal ini Anda tidak boleh “merusak” dokumen yang dikirim dengan informasi tentang “inventaris isi dalam amplop” - mis. Tidak perlu memberi tanda seperti itu pada mereka!

Penandatanganan dan pendaftaran dengan pengirim

Penandatangan surat bisnis adalah pejabat yang sama seperti dalam korespondensi bisnis biasa (biasanya kepala organisasi atau manajer puncak yang berwenang). Jika kita berbicara tentang pengiriman dokumen akuntansi utama, kepala akuntan juga dapat menandatangani surat tersebut.

Untuk mencegah penerima surat kemudian menanyakan semua pertanyaan klarifikasi kepada penandatangannya (ditunjukkan dengan nomor 1 pada Contoh 9), pelaksana juga harus disebutkan dalam dokumen ini (ibid., lihat nomor 2).

Sebelum dikirim, surat lamaran harus diberi nomor keluar (ditunjukkan dengan nomor 3).

Dan penerima akan memberinya nomor masuknya ketika mendaftarkan fakta penerimaan dokumen, sedangkan tanggal penerimaan dan nomor masuk dapat dicantumkan di atasnya (dengan tulisan tangan atau menggunakan stempel, seperti pada Contoh 9 - lihat nomor 4).

Contoh 9

Surat pengantar

Ciutkan Pertunjukan

Contoh 11

Formulir surat lamaran untuk pelamar – perorangan

Ciutkan Pertunjukan

Kejutan bagi pelamar – individu

Kebutuhan untuk menulis surat lamaran untuk dokumen menjadi perhatian semua orang, terlepas dari apakah itu organisasi atau individu. Sementara itu, ketika dia datang ke organisasi orang biasa, sebagai aturan, tidak ada surat yang dibuat untuk menyertai dokumennya. Sangat disayangkan, karena akan lebih mudah bagi Anda untuk tidak mengingat dan mencatatnya sendiri, tetapi memiliki informasi yang ditulis oleh pengunjung: dari siapa, dokumen apa, ke karyawan Anda yang mana dan mengapa harus dipindahkan. Jika Anda secara sistematis menangani individu, terutama di sejumlah individu pertanyaan khas, dan pada saat yang sama Anda menerima dari mereka dokumen yang dengannya organisasi Anda harus melakukan sesuatu, kami menyarankan Anda mengembangkan formulir surat lamaran untuk kasus-kasus tersebut dan meminta setiap pengunjung untuk mengisinya. Lihat contoh formulir pada Contoh 11.

Anda akan mendaftarkan formulir yang telah diisi dan memberikan salinan surat dengan nomor masuk kepada pemohon, dan mengirimkan paket dokumen yang diterima darinya melalui rute yang benar. Kemudian, ketika Anda menelepon untuk menanyakan tentang dokumen Anda, orang tersebut tidak lagi bertanya tentang “dacha di Malinovka”, tetapi tentang surat tertentu dengan indeks unik.

Harap ditanggapi dalam jangka waktu tertentu

Banyak organisasi suka segera menetapkan tenggat waktu bagi penerima dalam surat lamaran mereka, dan metodenya bisa berbeda-beda, mulai dari sopan “Tolong tanda tangani dokumennya dan kembalikan dalam waktu sepuluh hari.” menjadi keharusan “Waktu tanggapan terhadap surat adalah 5 hari kerja”. Apakah layak menulis seperti ini? Dan bagaimana seharusnya kita menyikapi kondisi seperti ini?

Mari kita ingat hal itu sesuai dengan aturan urusan bisnis. Pedoman ini harus diingat jika tidak ada batas waktu lain dalam surat lamaran.

Hanya organisasi yang lebih tinggi, pengendali, atau orang lain yang dapat menetapkan tenggat waktu wajib untuk pelaksanaannya. lembaga pemerintah, mengikat Anda dokumen normatif. Para pihak sendiri dapat menyetujui dan mendokumentasikan kewajiban yang ditanggung secara sukarela:

Contoh 10

Batas waktu tanggapan surat dapat ditentukan dalam kontrak

Ciutkan Pertunjukan

Perjanjian tersebut mengatur prosedur pra-persidangan wajib untuk menyelesaikan perselisihan dan perselisihan. Salah satu Pihak yang meyakini bahwa haknya berdasarkan Perjanjian ini telah dilanggar wajib mengirimkan tuntutan tertulis yang beralasan kepada Pihak lainnya. Pihak yang menerima tuntutan yang beralasan secara tertulis wajib mempertimbangkannya dan memberikan tanggapan yang beralasan secara tertulis dalam waktu 10 (Sepuluh) hari kalender sejak tanggal diterimanya...

Ketika orang-orang yang setara dalam status perusahaan sedang berkomunikasi (jika sebelumnya tidak ada orang di atas mereka atau mereka belum menetapkan aturan interaksi untuk diri mereka sendiri), Anda dapat meminta tanggapan yang lebih cepat, namun Anda memerlukan alasan yang bagus untuk ini. Misalnya: “Silakan kirimkan kuesioner yang telah diisi dalam waktu empat belas hari, karena kami harus memberikan tanggapan kepada Kementerian Kesehatan Federasi Rusia paling lambat tanggal 1 Oktober 2013.”. Perintah dalam kasus seperti itu salah, termasuk dari sudut pandang etika bisnis.

Menyimpan Surat Pengantar

Surat pengantar menjadi tidak diperlukan segera setelah kontraktor menerima permohonannya dan memastikan bahwa permohonannya sudah lengkap. Mulai sekarang, pekerjaan akan dilakukan terhadapnya, dan surat itu harus ditandai sebagai selesai dan ditempatkan di file.

Pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana cara menyimpan surat lamaran dan lampirannya: terpisah atau bersamaan? Biasanya lampiran surat ditempatkan pada file khusus yang disediakan khusus untuk jenis dokumen tersebut. Tidak ada tempat untuk surat pengantar: sertifikat pekerjaan yang dilakukan, faktur, kontrak, dan banyak dokumen lainnya disimpan secara terpisah dan seringkali untuk periode waktu yang berbeda.

Poin ini harus diperhitungkan ketika menyusun daftar kasus. Beberapa perusahaan (dengan volume aliran dokumen yang kecil) membuat satu file “Surat Pengantar” dan menempatkan semua surat semacam ini di dalamnya, terlepas dari apa yang dilampirkan padanya. Yang lain harus membuat beberapa kasus menggunakan surat pengantar dan menempatkannya dalam daftar kasus divisi struktural. Kemudian, misalnya, kontrak yang dikirimkan akan dimasukkan ke dalam file “Perjanjian Layanan”, dan surat pengantarnya akan dimasukkan ke dalam file “Surat pengantar untuk kontrak kegiatan inti”.

Kebetulan surat itu tetap disimpan di perusahaan, tetapi lampirannya tidak. Hal ini berlaku, misalnya, untuk rancangan dokumen (seperti pada Contoh 9). Rancangan peraturan tersebut belum menjadi dokumen dan kemungkinan besar akan dilakukan koreksi lebih dari satu kali;

Seperti yang Anda lihat, tidak ada yang rumit dalam menulis surat lamaran, tetapi surat lamaran itu sendiri tidak hanya dapat menghemat dokumen Anda, tetapi juga waktu.

Sedikit kesulitan, seperti biasa, mungkin timbul ketika sebuah perusahaan menerapkan aturan pembuatan dan penyerahan surat lamaran yang dibuat dengan baik beserta paket dokumennya. Namun masalah ini dapat diselesaikan dengan cukup sederhana dengan menetapkan aturan ini dalam peraturan daerah. Dan manfaatnya sulit ditaksir terlalu tinggi.

Catatan kaki

Ciutkan Pertunjukan

Apa yang harus dilakukan jika Anda sangat perlu menerima dokumen penting, minta informasi terkini, mencari bantuan dari perusahaan atau pejabat? Buatlah surat permintaan sesuai dengan semua aturan korespondensi bisnis dan mendapatkan jawaban positif.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Apa perbedaan surat permintaan bisnis dengan jenis surat lainnya?

Korespondensi bisnis adalah bagian terpenting dari sistem komunikasi dokumen. Surat adalah dokumennya yang paling banyak digunakan. Ada banyak jenis korespondensi resmi. Kesemuanya itu merupakan bentuk dialog tertulis yang memberikan kontribusi terhadap penyelesaian persoalan-persoalan terpenting dalam kegiatan organisasi. Genre dan jangkauan tematiknya dicirikan oleh keragaman yang luas.

Surat permintaan adalah salah satu jenis korespondensi bisnis yang paling umum. Kebutuhan untuk menulis permohonan tersebut mungkin disebabkan oleh berbagai alasan, dan tidak mungkin untuk mencantumkan semuanya. Namun, ada sejumlah fitur yang menjadikannya demikian surat di antara rangkaian umum dokumentasi resmi.

Surat permintaan resmi dapat berupa permintaan bijaksana atau permintaan diplomatis mengenai suatu isu terkini. Ini berfungsi untuk mencapai tujuan spesifik penulis dan diperlukan untuk mendorong penerima untuk mengambil tindakan yang diperlukan bagi penulis surat permintaan.

Ada banyak situasi ketika ada kebutuhan untuk membuat surat permintaan kegiatan manajemen. Alasannya dapat berupa situasi sederhana yang tidak memerlukan argumentasi yang mendalam dan penjelasan yang rinci, atau suatu masalah yang tanpa penjelasan esensinya tidak mungkin diperoleh jawaban yang positif. Dalam kasus kedua, penulis tidak hanya perlu menyatakan permintaannya, tetapi juga membenarkannya, menjelaskan kepada penerima mengapa perlu bertindak dengan satu atau lain cara.

Templat dan standar kantor yang ada memudahkan penulisan surat permintaan formal. Setiap pesan bisnis harus mematuhi aturan korespondensi bisnis. Korespondensi, pertama-tama, adalah wajah perusahaan pengirim. Desainnya memerlukan perhatian terhadap detail dan kepatuhan terhadap aturan etiket bisnis. Untuk membuat surat permintaan atas nama organisasi, Anda memerlukannya kop menunjukkan semua rincian yang diperlukan. Permohonan disahkan dengan tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan.

Bagaimana cara menulis surat permintaan formal?

Surat permintaan bisnis dibuat sesuai dengan semua aturan korespondensi resmi. Untuk mendapatkan tanggapan positif pada akhirnya, saat menulis permohonan, Anda harus mematuhi algoritma tertentu. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyusun isi surat, menyampaikan gagasan utama kepada penerima, dan dengan jelas dan jelas menyatakan inti masalahnya.

Tentukan siapa sebenarnya yang Anda tuju?

Lebih baik menghubungi penerima secara pribadi. Mengikuti aturan etiket bisnis yang berlaku umum, gunakan nama depan dan patronimik Anda. Ini akan membantu menunjukkan rasa hormat. Selain itu, permintaan pribadi membebankan tanggung jawab tertentu kepada pejabat penerima surat tersebut. Bahkan ketika Anda perlu menulis surat permintaan untuk sekelompok orang, lebih baik untuk mempersonalisasikan permohonan tersebut.

Mengapa Anda menyapa penerima khusus ini?

Disarankan untuk menjelaskan terlebih dahulu kepada penerima mengapa Anda menghubunginya. Anda dapat memberinya pujian dan mencatat kualitas bisnis atau pribadinya, pencapaian masa lalu yang penting dalam konteks daya tarik Anda. Teknik ini akan mendorong Anda untuk mempertimbangkan surat permintaan dengan lebih hati-hati dan mencari peluang untuk memenuhinya. Penting untuk bersikap tulus dan tidak melewati batas antara pujian dan sanjungan.

Bagaimana Anda bisa membenarkan permintaan Anda?

Pikirkan argumen Anda terlebih dahulu dan susunlah argumen tersebut dalam teks surat menurut skema kuat - sedang - terkuat. Minatkan penerimanya, ungkapkan kepadanya potensi manfaat yang terkait dengan pemenuhan keinginan Anda. Suarakan masalah yang relevan baginya dan tunjukkan bagaimana masalah tersebut dapat diselesaikan untuk memuaskan minat Anda. Jelaskan pentingnya masalah tersebut dan beri tahu penerima bahwa penyelesaiannya dapat bermanfaat bagi Anda berdua.

Informasi apa yang harus diberikan kepada penerima?

Jelaskan masalahnya sesingkat dan sejelas mungkin. Hindari ambiguitas dan buatlah sespesifik mungkin tentang hasil yang diinginkan: tunjukkan harga pasti, tanggal, persentase, dll. Surat permintaan mengharuskan penerima untuk membuat keputusan manajemen. Untuk melakukan hal ini, ia memerlukan informasi yang akurat: berapa banyak, apa, kapan dan berapa harga. Detail-detail ini harus dirumuskan secara tepat, tanpa menyisakan ruang bagi ambiguitas. Jika tidak, inisiatif tersebut dapat diteruskan ke penerima, permintaan akan dikabulkan secara resmi, tetapi pencetusnya tidak akan menerima apa yang diinginkannya.

Kesimpulan apa yang bisa diambil?

Setelah menyatakan permintaan, perlu untuk memodifikasinya dan mengulanginya lagi, memusatkan perhatian penerima pada potensi manfaatnya. Pada saat yang sama, keuntungan yang mungkin didapat tidak selalu harus berupa materi.

Surat permintaan mungkin merupakan bentuk korespondensi bisnis yang paling umum. Jumlah situasi yang memerlukan pembuatan permintaan atas nama badan hukum atau individu, tidak dapat dihitung. Ini adalah memperoleh informasi, sampel produk, mengoordinasikan tindakan, mendorong beberapa tindakan, dll.

Susunan dan struktur surat permohonan tidak jauh berbeda dengan surat standar. Biasanya, teks surat permintaan terdiri dari dua bagian:

1. Bagian pendahuluan, yang inti permasalahannya dinyatakan dalam bentuk narasi, dijelaskan motif dan alasan permohonan tersebut. Ekspresi standar berikut sering digunakan di sini:

alasan untuk menghubungi

Karena tidak diterimanya... ;

Mengingat signifikansi sosial... ;

Dengan mempertimbangkan (kerja sama jangka panjang kami)... ;

Mempertimbangkan (sifat hubungan bisnis kami yang berjangka panjang dan bermanfaat)... ;

Karena perbedaan antara tindakan Anda dan perjanjian yang diterima sebelumnya...;

Dikarenakan keterlambatan penerimaan kargo... ;

Berdasarkan hasil perundingan mengenai masalah... dst.

tujuan banding

Untuk melaksanakan perintah... ;

Untuk menyelesaikan masalah secepat mungkin...;

Untuk mengoordinasikan masalah... ;

Untuk menjamin keamanan lalu lintas kargo... ;

Untuk menghindari situasi konflik...dll.

Sesuai dengan kesepakatan yang telah dicapai sebelumnya...;

Sehubungan dengan imbauan kepada kami... ;

Berdasarkan kesepakatan lisan... ;

Berdasarkan percakapan telepon kami... ;

Menurut keputusan pemerintah... ;

Menurut protokol saling memasok... dll.

Semua ungkapan di atas harus digunakan dengan mempertimbangkan konteks dan situasi tutur.

Hampir semua ekspresi standar dimulai dengan preposisi turunan atau frase preposisi. Anda harus memperhatikan penggunaan yang benar dari preposisi ini dengan kata benda, yang sebagian besar terdapat dalam kasus genitif dan datif.

2. Sebenarnya sebuah permintaan. Di sini frase kunci surat tersebut meliputi kata-kata yang dibentuk dari kata kerja bertanya. Penggunaannya dijelaskan oleh persyaratan etiket dalam teks bisnis dan hukum psikologis komunikasi bisnis- seseorang lebih rela menyetujui untuk melakukan suatu tindakan yang dinyatakan dalam bentuk permintaan daripada dalam bentuk tuntutan.

Dalam beberapa kasus, permintaan itu sendiri, yang diungkapkan secara deskriptif, mungkin tidak mengandung kata kerja ini, misalnya: Kami berharap Anda dapat mempertimbangkan proposal kami dalam jangka waktu yang ditentukan.

Permintaan dapat dinyatakan dalam bentuk orang pertama tunggal (“Saya bertanya…”), sebagai orang pertama jamak(“Kami meminta…”), dari orang ketiga tunggal (dalam hal ini, digunakan kata benda yang memiliki makna kolektif: “Manajemen meminta…”, “Administrasi meminta…”, “Dewan kolektif buruh bertanya...", dsb.), dari kata ganti orang ketiga jamak, jika digunakan beberapa kata benda yang memiliki makna kolektif (Administrasi dan Dewan Kolektif Kerja bertanya...).

Jika surat permintaan bersifat multidimensi, maka susunan bagian kedua surat tersebut mungkin terlihat seperti ini (bagian komposisi harus sesuai dengan pembagian paragraf teks):

Tolong... (Tolong...)

Pada saat yang sama saya bertanya... (Kami juga bertanya...)

Saya juga bertanya... (Dan kami juga bertanya...)

Saat menyusun surat permintaan, Anda harus mempertimbangkan rekomendasi berikut:

1. Saat mengajukan permintaan, tekankan minat Anda atau organisasi Anda untuk memenuhinya.

2. Dalam keadaan apa pun, jangan memulai surat dengan kata "Tolong..." - akan lebih bijaksana jika menjelaskan terlebih dahulu alasan permintaan Anda (meskipun semua detail telah disepakati dengan penerima).

3. Jangan terburu-buru mengucapkan terima kasih kepada penerimanya terlebih dahulu. Dengan melakukan ini, Anda menempatkan diri Anda dan penerima dalam posisi yang canggung. Cobalah untuk mengucapkan terima kasih ketika mengetahui permintaan Anda dikabulkan.

Saat merumuskan permintaan, ekspresi standar berikut sering digunakan:

Kami menghubungi Anda dengan permintaan...

Tentang pengiriman ke alamat kami...

Tentang arah ke alamat saya...

Tentang mengirim ke organisasi kami...

Tentang memberi saya...;

Kami bertanya (bertanya) kepada Anda (Anda)...

Beritahu (kami)...

Kirim (kepada saya)...

Segera hadir...

Laporkan segera...

Beritahu (manajemen perusahaan) tentang...

Beritahu saya tentang...;

Saya meminta persetujuan Anda (Anda) untuk...

Mengirim ke...

Memberikan kita...

Mengenal... dengan...

Pemindahan... perlengkapan berikut... ;

Kami meminta bantuan Anda (Anda) dalam...

Menerima...

Pengiriman cepat...

Memberikan informasi tambahan mengenai...

Melakukan... ;

Saya meminta instruksi Anda (Anda)...

Untuk mencapai kesepakatan mengenai...

Untuk pengiriman dari gudang perusahaan... ke perwakilan...

Untuk mempersiapkan dokumen...

Untuk ditinjau... ;

Kami meminta Anda untuk tidak menolak kesopanan dan... .