Hasznos kifejezések az üzleti levelezéshez. Hasznos kifejezések az üzleti levelezéshez Sail a cégről küldjön nekem egy példányt

Mi az az email? A modern üzleti világban ez:

• Az arcod. Az e-mail segítségével pozitív képet alakíthat ki a partner szemében, vagy elronthatja az első benyomást.
• Az Ön munkaeszköze. A külvilággal való kommunikáció nagy része e-mailen keresztül történik. Ezért, ha jártas vagy ebben a hangszerben, nagyban megkönnyítheti az életét.
• Erőteljes figyelemelterelő. A külvilág e-mailen keresztül próbál rád törni, elterelni a figyelmedet és félrevezetni.

Ebből a szempontból nézzük az e-mailekkel való munkát. Kezdjük valami egyszerűvel.

Levél formázása

Én a Mozilla Thunderbird e-mail klienst használom, ezért ezt fogom példaként használni. Hozzon létre egy új betűt, és menjen felülről lefelé a mezők listáján.

Kinek. Másolat. Titkos másolat

Lehet, hogy néhányan nem tudják, de a Mozillában a „Címzett” „Cc” vagy „Bcc” értékre cserélhető.

• Kinek: a fő címzettet vagy több címzettet pontosvesszővel elválasztva írjuk.
• Másolat: annak írunk, akinek el kellene olvasnia a levelet, de akitől nem várunk reakciót.
• Titkos másolat: annak írunk, akinek el kell olvasnia a levelet, de a levél többi címzettje számára ismeretlen marad. Különösen célszerű üzleti levelek, például értesítések tömeges küldésére használni.

Rossz tömeges küldemények esetén a „Másolás” vagy a „Címzett” mezők használatával jelölje meg a címzetteket. Évente többször kapok olyan leveleket, amelyekben 50–90 címzett szerepel a „Másolat” mezőben. A magánélet megsértése történt. Nem minden címzettnek kell tudnia, kivel dolgozik még hasonló témában. Jó, ha ezek olyan emberek, akik ismerik egymást. Mi van akkor, ha olyan versengő cégek vannak a listán, amelyek nem tudnak egymásról? Legalább fel kell készülnie a felesleges magyarázkodásra, legfeljebb pedig arra, hogy felmondja az együttműködést valamelyikükkel. Ne tedd ezt.

A levél tárgya

A professzionális levelezőszolgálatok gyakran írnak (néha értelmesen) az e-mail tárgysorának fontosságáról vállalati blogjaikon. De leggyakrabban értékesítési levelekről beszélünk, ahol a levél tárgya megoldja a „meg kell nyitni az e-mailt” problémát.

A napi üzleti levelezést tárgyaljuk. Itt a téma azt a problémát oldja meg, hogy „a levél és a szerzője könnyen azonosítható, majd megtalálható”. Sőt, szorgalma számos válaszlevél karma formájában tér vissza hozzád, csak előtagokkal Re: vagy Fwd, amelyek között meg kell keresnie a kívánt levelet a témában.

A húsz levél egy középvezető egynapos levelezésének mennyisége. Egyáltalán nem a vállalkozókra és a cégtulajdonosokra gondolok, a leveleik száma néha meghaladja a napi 200-at. Ezért még egyszer: ne küldjön üres tárgyú e-mailt.

Tehát hogyan kell helyesen megfogalmazni egy e-mail tárgyát?

Hiba #1 : Csak a cég neve a tárgyban. Például a „Sky” és ennyi. Először is, valószínűleg nem Ön az egyetlen a cégéből, aki kommunikál ezzel a partnerrel. Másodszor, egy ilyen téma nem hoz értelmet, mert a címből már látszik a céged neve. Harmadszor, gondolja ki, hogyan fog kinézni a saját postafiókja ezzel a levelezési megközelítéssel? Valami ilyesmi.

Kényelmes ilyen témákban keresgélni?

2. hiba : mutatós, eladó cím. Nagyon jó, ha tudod, hogyan kell ilyen címeket írni. De vajon helyénvaló-e ezeket a készségeket üzleti levelezésben használni? Emlékezzen az üzleti e-mail tárgysorának céljára: nem az eladásra, hanem az azonosításra és a keresésre.

Levél szövege

Számos útmutató létezik a szövegíráshoz különböző esetekélet. Például Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin és más szavak mesterei sok hasznos információval rendelkeznek. Azt tanácsolom, hogy olvassa el cikkeiket, legalább az általános műveltség javítása és az írott beszéd általános stílusának javítása érdekében.

A levélírás során több döntést is meg kell hoznunk egymás után.

Udvariasság kérdése . A levél elején belemosódhatsz kellemességekbe vagy akár gyengédségbe a „Kedves Rodya, már több mint két hónapja, hogy írásban beszéltem veled, amitől én magam is szenvedtem, sőt nem is aludtam egy kicsit. éjszakák, gondolkodás." Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind a bevezető megírására fordított idő, mind a beszélgetőpartner elolvasása szempontjából. A levelezés üzlet, emlékszel? Nem egy esszé a levél műfajában egy pályázatra vagy egy levél Raszkolnyikov anyjának, hanem üzleti levelezés.

Tiszteljük a saját és a címzett idejét!

Csak az első levélben van értelme bemutatkozni és felidézni az ismerkedés körülményeit egy kiállítási röpke találkozás után. Ha ez az együttműködés vagy a folyamatos levelezés folytatása, akkor a nap első levelébe azt írjuk: „Helló, Ivan”, a másodikba és az azt követőkbe: „Iván,…”.

Fellebbezés . Mindig is foglalkoztatott az a kérdés, hogy kihez forduljak egy levélben, ha több címzett is van. Nemrég írtam egy levelet három Anna nevű lánynak. Minden kétséget kizáróan azt írtam, hogy „Hello, Anna”, és nem aggódtam. De ez a szerencse nem mindig van így.

Mi van akkor, ha három vagy akár hét címzett van, és nem ugyanaz a név? Felsorolhatja őket név szerint: „Jó napot, Rodion, Pulcheria, Avdotya és Pjotr ​​Petrovics.” De hosszú és időbe telik. Ezt írhatja: „Üdvözöljük, kollégák!”

Saját magam számára azt a szabályt alkalmazom, hogy a „Címzett” mezőben szereplő személyt név szerint szólítom meg. És egyáltalán ne lépjen kapcsolatba a másolatban szereplőkkel. Ez a szabály lehetővé teszi a levél címzettjének és e levél céljának pontosabb meghatározását is (egyet!).

Idézet . A levelezés gyakran kérdéseket és válaszokat tartalmazó levéllánc – egyszóval párbeszéd. Jó formának tekinthető, ha nem törli a levelezési előzményeket, és válaszát az idézett szöveg tetejére írja, hogy amikor egy héttel később visszatér ehhez a levelezéshez, könnyen el tudja olvasni a párbeszédet felülről lefelé, dátum szerint csökkenve. .

Valamilyen oknál fogva a Mozilla alapértelmezett beállítása „A kurzor elhelyezése az idézett szöveg után”. Azt javaslom, hogy módosítsa az „Eszközök” → „Opciók” menüben fiókot» → „Szövegkészítés és címzés”. Így kell lennie.

A levél célja . Kétféle üzleti levél létezik:

• amikor egyszerűen tájékoztatjuk a beszélgetőpartnert (például jelentés a hónapban végzett munkáról);
• és amikor akarunk valamit a beszélgetőpartnertől. Például úgy, hogy a mellékelt számlát jóváhagyja a fizetéshez.

Általában sokszor több a bátorító levél, mint a tudósító. Ha valamit el akarunk érni a beszélgetőpartnertől, nagyon fontos, hogy ezt egy levélben, egyszerű szöveggel mondjuk el. A cselekvésre való felhívást névnek kell kísérnie, és az legyen a levél utolsó mondata.

Rossz : "Porfirij Petrovics, tudom, ki törte halálra az öregasszonyt."

Jobbra : "Porfiry Petrovich, én törtem halálra az öregasszonyt, kérem, tegyen intézkedéseket a letartóztatásomra, elegem van a szenvedésből!"

Miért kellene a tudósítónak meggondolnia, hogy mit kezdjen ezzel a levéllel? Végül is lehet, hogy rosszul dönt.

Aláírás a szövegben . Biztosan az. Ezenkívül minden e-mail kliens lehetővé teszi az automatikus aláíráscsere konfigurálását, például a klasszikus „Tisztelettel…”. A Mozillában ez az „Eszközök” → „Fiókbeállítások” menüben tehető meg.

Az, hogy az aláírásba írjon-e kapcsolatokat, mindenki személyes ügye. De ha bármilyen kapcsolatban áll az értékesítéssel, mindenképpen írjon. Még akkor is, ha az üzlet nem kommunikáció eredményeként jön létre, a jövőben könnyen megtalálható lesz az aláírásban szereplő elérhetőségek segítségével.

Végül a levéltörzs még egy jellemzője azoknak a beszélgetőpartnereknek, akik nem szeretnek (nem tudnak, nem akarnak, nincs idejük) válaszolni a leveleire. Kérjük, a levél szövegében tüntesse fel az alapértelmezettet. Például: „Porfirij Petrovics, ha nem jössz le, hogy letartóztass péntek 12:00 előtt, akkor amnesztiának tekintem magam.” Természetesen a határidőnek reálisnak kell lennie (ne pénteken 11:50-kor küldje el a szöveget a példából). A címzettnek fizikailag képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa az Ön levelét, és cselekedjen az alapján. Az ilyen „csend” mentesít a felelősség alól, amiért a beszélgetőpartner nem válaszol. Mint mindig, okosan kell megközelítenie ennek a funkciónak a használatát. Ha valaki időben és rendszeresen válaszol a leveleire, egy ilyen ultimátum, ha nem sértheti, de egy kicsit stresszessé teheti, vagy olyan döntéshez vezethet, hogy nem most válaszol a levélre, hanem péntekig vár.

Mellékletek

A levelekhez gyakran érkeznek mellékletek: önéletrajzok, kereskedelmi ajánlatok, becslések, ütemtervek, dokumentumok szkennelése - nagyon praktikus eszközés egyben népszerű hibák forrása.

Hiba : hatalmas beruházási méret. Gyakran kapok 20 MB méretű mellékleteket tartalmazó e-maileket. Általában ezek egyes dokumentumok TIFF formátumú, 600 dpi felbontású szkennelése. A levelező e-mail programja szinte biztosan lefagy néhány percre a melléklet előnézetének betöltésére tett hiábavaló kísérlet miatt. És ne adj isten, hogy a címzett okostelefonon próbálja elolvasni ezt a levelet...

Én személy szerint azonnal törlöm az ilyen leveleket. Nem szeretné, hogy e-mailje a kukába kerüljön, mielőtt elolvasná? Ellenőrizze a befektetés nagyságát. Javasoljuk, hogy ne legyen több 3 MB-nál.

Mi a teendő, ha meghaladja?

• Próbálja újra beállítani a szkennert egy másik formátumra és felbontásra. Például a PDF és a 300 dpi elég jól olvasható szkennelést eredményez.
• Gondoljon az olyan programokra, mint a WinRar vagy a 7zip archiver. Egyes fájlok tökéletesen tömöríthetők.
• Mi a teendő, ha a melléklet hatalmas, és nem tudja tömöríteni? Például egy majdnem üres könyvelési adatbázis 900 MB súlyú. A felhőalapú információtárolók segítségére lesznek: Dropbox, Google Drive és hasonlók. Egyes szolgáltatások, például a Mail.ru, a hatalmas mellékleteket automatikusan felhőalapú tárhelyre mutató hivatkozásokká alakítják. De inkább magam kezelem a felhőben tárolt adataimat, ezért nem fogadom szívesen a Mail.ru automatizálását.

És még egy nem teljesen nyilvánvaló ajánlás a befektetésekkel kapcsolatban - az övék Név . A címzett számára érthetőnek és elfogadhatónak kell lennie. Valamikor társaságban főztünk kereskedelmi ajánlat a nevében... legyen Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Levelet kaptam a menedzsertől jóváhagyásra egy CP-tervezettel, a mellékletben pedig egy „ForFedi.docx” nevű fájl is volt. A menedzser, aki ezt küldte nekem, egy párbeszédet folytatott, ami valahogy így hangzott:

Kedves menedzser! Ön személyesen készen áll arra, hogy felkeresse ezt a tisztelt embert, és a szemébe Fedyának szólítsa?

Valahogy nem, megbecsült ember, mindenki a kereszt- és családnevén szólítja.

Miért nevezte el a mellékletet „Fedinek”? Ha most elküldöm neki, szerinted fog tőlünk baltákat vásárolni ezzel a CP-vel?

Később át akartam nevezni...

Miért készítsen időzített bombát - egy potenciális ügyfél visszautasítását - vagy készítsen magának egyet? plusz munkaátnevezni a fájlt? Miért nem nevezi el azonnal helyesen a mellékletet: „For Fjodor Mikhailovich.docx” vagy még jobb - „KP_Sky_Axes.docx”.

Tehát többé-kevésbé „arcként” rendeztük az e-maileket. Térjünk át arra, hogy az e-mailt eszközként tekintsük. hatékony munkavégzésés beszéljünk annak zavaró összetevőjéről.

Betűkkel való munka

Az e-mail erős figyelemelterelő. Mint minden figyelemelterelést, az e-mailt is a szabályok szigorításával és a munkabeosztások bevezetésével kell kezelni.

Legalább ki kell kapcsolnia ÖSSZES értesítést a levelek érkezéséről. Ha az e-mail kliens alapértelmezés szerint be van állítva, hangjelzéssel értesítjük, az óra melletti ikon villog, és megjelenik a levél előnézete. Egyszóval mindent megtesznek, hogy először elszakítsanak a fáradságos munkától, majd az olvasatlan levelek és a meg nem nézett levelek szakadékába sodorjanak – mínusz egy-két óra az életedből.

Vannak, akiknek erős akaraterejük van, ami lehetővé teszi, hogy ne zavarják el figyelmüket az értesítések, hanem hétköznapi emberek Jobb nem kísérteni a sorsot, és kikapcsolni őket. A Mozilla Thunderbirdben ezt az "Eszközök" → "Beállítások" → "Általános" → "Ha új üzenetek jelennek meg" menüben teheti meg.

Ha nincs értesítés, hogyan értheti, hogy levél érkezett?

Nagyon egyszerű. Ön tudatosan szán időt arra, hogy rendezze leveleit, nyissa meg az e-mail klienst, és lássa az összes olvasatlan üzenetet. Ez megtehető naponta kétszer, például ebédidőben és este, vagy kényszerleálláskor, például forgalmi dugókban.

Az emberek gyakran kérdezik, mi a helyzet a válaszidőkkel és a sürgős levelekkel? Azt válaszolom: nincs sürgős levele a levelében. Kivéve, ha Ön az ügyfélszolgálati osztályon dolgozik (ennek az osztálynak megvannak a maga szabályai a levelekkel való munkavégzéshez).

Sürgős levelek esetén a feladó más csatornákon - telefonon, SMS-en, Skype-on - értesíti Önt erről. Ezután tudatosan belép az e-mail kliensébe, és feldolgozza a sürgős leveleket. Minden időgazdálkodási guru (például Gleb Arkhangelsky a „Time Drive”-val) 24 órán belül normál választ ad az e-mailekre. Ez a jó modor szokásos szabálya – ne várjon azonnali válaszokat e-mailben beszélgetőpartnerétől. Ha sürgős levél érkezik, azt gyorsabb kommunikációs csatornákon jelezze.

Tehát letiltottuk az értesítéseket, és most az ütemtervünk szerint kapcsoljuk be az e-mail klienst.

Mit tegyünk, ha elmegyünk a postára, és részt veszünk az „e-mailek rendezése” nevű tevékenységben? Hol van ennek a munkának a kezdete és vége?

Sokat hallottam már a nulla postafiók rendszerről, de sajnos nem találkoztam senkivel, aki használná. Újra fel kellett találnom a kerekemet. Vannak cikkek ebben a témában a Lifehacker oldalon. Például: " ". Az alábbiakban az én értelmezésemben a nulla postafiók rendszerről fogok beszélni. Hálás lennék, ha a GTD guruk kommentálnák és kiegészítenék vagy javítanák a leírt rendszert.

Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail nem a tevékenységek ütemezője vagy archívuma. Ezért az Inbox mappának mindig üresnek kell lennie. Ha elkezdi válogatni a beérkező levelek között, ne álljon meg, és ne zavarja el semmi, amíg ki nem ürítette ezt a mappát.

Mi a teendő a postaládájában lévő e-mailekkel? Az egyes betűket egymás után végig kell mennie, és törölnie kell. Igen, csak jelölje ki, és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten. Ha nem tudja rászánni magát a levél törlésére, akkor el kell döntenie, mit kezdjen vele.

1. Tudsz rá válaszolni három perc alatt? Muszáj válaszolnom rá? Igen, szükséges, és a válasz nem tart tovább három percnél, majd azonnal válaszoljon.
2. Válaszolnia kell, de a válasz elkészítése több mint három percet vesz igénybe. Ha olyan feladatütemezőt használ, amely lehetővé teszi egy e-mail feladattá alakítását, alakítsa át az e-mailt feladattá, és felejtse el egy időre. Én például az abszolút csodálatos Doit.im szolgáltatást használom. Lehetővé teszi személyes e-mail cím létrehozását: továbbítod a levelet, és feladattá alakul. De ha nem rendelkezik feladatütemezővel, helyezze át a levelet a „0_Run” almappába.
3. Miután gyorsan válaszolt egy levélre, feladattá alakította, vagy egyszerűen elolvasta, el kell döntenie, hogy mihez kezdjen ezzel az üzenettel: törölje vagy küldje el valamelyik mappába hosszú távú tárolás céljából.

Itt vannak a mappák hosszú távú tárolás megvan.

• 0_Végrehajtás. Nincs ilyen mappám, de ha nincs terveződ, ismétlem, betehetsz olyan betűket, amelyekhez részletes tanulmány. Ezt a mappát is rendszeresen tisztítani kell, de átgondolt megközelítéssel, a speciálisan erre kijelölt időpontban.
• 1_Ref. Ide raktam a leveleket háttérinformációk: üdvözlő levelek különböző webszolgáltatások bejelentkezési adataival, jegyek a közelgő járatokra stb.
• 2_Projektek. Itt tároljuk az aktuális kapcsolatokat ápoló partnerekkel és projektekkel kapcsolatos levelezés archívumát. Természetesen minden projekthez vagy partnerhez külön mappa készült. A partner mappájába nem csak az alkalmazottaitól, hanem a Neba munkatársaitól a partnerrel kapcsolatos leveleket is elhelyezem. Nagyon kényelmes: ha szükséges, a projekttel kapcsolatos összes levelezés néhány kattintással kéznél van.
• 3_Múzeum. Ide tettem azokat a leveleket, amiket kár lenne törölni, és a hasznuk nem nyilvánvaló. Mappák lezárt projektek innen: "2_Projects". Röviden: a „Múzeum” tárolja az első eltávolításra jelölteket.
• 4_Dokumentumok.Íme a levelek elektronikus dokumentummintákkal, amelyek a jövőben hasznosak lehetnek az elszámoláshoz, például az ügyfelektől származó egyeztető jelentések, utazási jegyek. A mappa sok hasonlóságot mutat a „2_Projects” és „1_Reference” mappákkal, csak a könyvelési információk, a „2_Projects” mappában pedig a kezelési információk tárolódnak. A „4_Documents”-ban holt információ, a „2_Projects”-ben pedig élő információ található.
• 5_Tudás. Ide csak az igazán hasznos hírleveleket teszem fel, amelyekhez egy idő után szeretnék visszatérni inspirációért vagy megoldásokért.

Vannak más levelezőprogram-beállítások is, amelyek fontosak a rendszer működése szempontjából. Először is, a Thunderbirdben alapértelmezés szerint van egy „Üzenetek megjelölése olvasottként” jelölőnégyzet. Ezt inkább tudatosan csinálom, szóval le a zászlóval! Ehhez lépjen az „Eszközök” → „Beállítások” → „Speciális” → „Olvasás és megjelenítés” menübe.

Másodszor, használjuk szűrők . Korábban aktívan használtam olyan szűrőket, amelyek a feladó címe alapján automatikusan továbbították a leveleket a megfelelő mappákba. Például egy ügyvéd levelei az „Ügyvéd” mappába kerültek. Több okból is elhagytam ezt a megközelítést. Először is: az ügyvéd levelei az esetek 99%-ában valamilyen projekthez vagy partnerhez kapcsolódnak, ami azt jelenti, hogy át kell helyezni a partner vagy projekt mappájába. Másodszor: úgy döntöttem, hogy növelem a tudatosságot. Önnek magának kell eldöntenie, hogy egy adott levelet hol kell tárolni, és kényelmesebb, ha a feldolgozatlan üzeneteket csak egy helyen keresi - a beérkező levelek között. A szűrőket most csak az automatikus szabályos levelek terjesztésére használom különféle rendszerek, vagyis olyan levelek, amelyekhez nem kell döntéseket hoznom. A Mozilla Thunderbird szűrői az „Eszközök” → „Üzenetszűrők” menüben állíthatók be.

Tehát megfelelő megközelítéssel az e-mailek napi 10-60 percet vesznek igénybe, a levelezés mennyiségétől függően.

Igen, és még egy dolog. Kikapcsoltad már az új levelek érkezéséről szóló értesítéseket? ;)

Az üzleti kommunikáció saját világa, saját törvényeivel. Sok múlik azon, hogyan tartjuk be ezeket a törvényeket: a kollégákra és partnereinkre gyakorolt ​​benyomást, a munka termelékenységét, sőt a karrier előrelépését is.

Különleges hely benne üzleti kommunikáció az üzleti levelezés foglalja el, ami a legtöbb irodai dolgozó napi feladata, és nem csak ez. Az üzleti levelezés megfelelő lebonyolításának képessége jó segítség lehet a nyereséges üzletek megkötésében és az üzleti imázs kialakításában.

Nézzük meg az üzleti levél néhány jellemzőjét. Tehát az üzleti levelezés a következő:

• sablon kifejezések és közhelyek használata
• érzelmi semlegesség,
• az előadás szemantikai pontossága és tömörsége,
• jól felépített érvelés.

Üzleti levelezés a angol- ez ugyanaz a szabályrendszer és klisék, amelyek közül néhányat mindenkinek ajánlunk, aki külföldi partnerekkel dolgozik nemzetközi cégek. Számos hasznos kifejezésre hívjuk fel a figyelmet, amelyek díszítik üzleti levelezését. Ezek a kifejezések kiemelik professzionalizmusát, és segítenek alakítani az arculatát üzletember. Kezdjük!

1. Mellékletben találja

Kezdjük a klasszikusokkal. Gyakran egy levélhez kell csatolni különféle dokumentumokat vagy más fájlokat. Ez a kifejezés tökéletes ahhoz, hogy értesítse a címzettet a melléklet jelenlétéről. Végtére is, az „Attachment” szó fordításában „kötődést” jelent. A kifejezést a levél végén kell használni.

Íme néhány példa a felhasználásra:

• Mellékelten találja portfóliómat.
• Mellékelten találja a megállapodás/szerződés másolatát.

2. Továbbítottam

Ez a kifejezés akkor használható, ha e-mailt kell továbbítania más címzetteknek. A címzett értesítésére az „továbbküldtem” kifejezés tökéletes. Például:

• Elküldtem Önnek Anna önéletrajzát.
• Továbbítottam neked John e-mailjét.

3.Másoltam

Egy személy, aki nincs beavatva a sajátosságok minden titkába üzleti levelezés, talán nem érti, mit jelent ez a furcsa rövidítés. De mi profik vagyunk. Az „I’ve cc’ed” egy rövidítés, ami az I have carbon copied rövidítése. A kifejezés jelentése "másolni valakit, hogy leveleket kapjon".

Tehát ha valakit tájékoztatnia kell arról, hogy más címzetteket másolt, nyugodtan használja ezt a kifejezést. Például:

• Ezt az e-mailt küldtem Sara-nak.
• Ezekről az e-mailekről másolatot küldtem Jacknek és Jimmynek.

Ami az üzleti levelezésben nem használható rövidítéseket illeti, ez esetben általában kivételt tesznek.

4. További részletekért

Ez a kifejezés bevált módja annak, hogy udvariasan angolul fejezze be levelét. A „további részletekért” azt jelenti, hogy „további információért”, „részletesebben”. Példák a felhasználásra:

• További részletekért forduljon hozzám bármikor.
• További részletekért írjon értékesítési vezetőnknek.

Egy másik kifejezés, amely segít udvariasan befejezni: „Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon kapcsolatba lépni velem.” Lefordítva ez azt jelenti: „Ha bármilyen kérdése van, nyugodtan írjon nekem.”

5.Alig várom

Az „előre néz” kifejezés azt jelenti, hogy „előre nézek”. Tehát ha választ vár, vagy más műveletet vár a címzetttől, akkor teljesen helyénvaló lenne ezt a kifejezést használni. Például:

• Várom válaszát.
• Várom válaszát.

Jobb a levél végén található kifejezést használni.

Levélíráskor udvariasnak kell lenni akkor is, ha nincs igazán kedve hozzá. Az a képesség, hogy bármilyen helyzetben kompetens leveleket írjon, tükrözi professzionalizmusát, jó modorát és üzleti etikai ismereteit. Végezetül emlékeztetünk arra, hogy az üzleti levelezésben pontos fogalmazást és kifogástalan írástudást kell tanúsítania. A rövidítések használata szintén elfogadhatatlan (ritka kivételektől eltekintve).

Írjatok helyesen angol nyelvű e-maileket kedves barátaim! Sok szerencsét!

Az Egyesült Királyság Közvetlen Marketing Szövetsége szerint 2015-ben minden e-mail marketingre költött 1 font 38 fontot generált cserébe. Szeretné elérni ugyanazt az eredményt, de nem tudja hogyan kell levelet írni az ügyfélnek?Akkor használd a legjobbatmintalevél az ügyfeleknek,amelyeket ebben az áttekintésben összegyűjtöttünk Önnek.

Hogyan írjunk helyesen levelet az ügyfélnek

Mindig az ügyfeleire gondol, de ez nem kölcsönös. Ahhoz, hogy megragadja figyelmüket és megelőzze versenytársait, rendszeresen emlékeztetnie kell magát. Az e-mailek ezt nagyon jól teszik. A Pipedrive blog szerzői szerint több trükk is az Ön javára válhat:

1. Türelem és még több türelem. Fokozatosan hozza közelebb potenciális vásárlóját az üzlethez úgy, hogy rendszeresen elküldi neki.
2. Egyezzen meg a stratégiában levelek küldésében az ügyfeleknek a marketing részleggel, hogy ne legyen túl tolakodó, és ne tömítse el az ügyfél postafiókját az ismételt információkkal.
3. Használjon CRM rendszert. Leegyszerűsíti az ügyfelekkel való kommunikáció technikai oldalát, és felgyorsítja a levelezéssel való munkát.

A CRM rendszer az kényelmes program, amely segíti az ügyfelek és tranzakciók nyilvántartását, rögzíti az összes hívást, és segíti az ügyféllel való levelezés kényelmes megszervezését is. Például a program integrálódik egy levelezőszolgáltatással (korlátlan számú szolgáltatást csatlakoztathat postafiókok), és lehetővé teszi a levelezési előzmények közvetlen mentését a partner kártyájára. Ha írtam neked új ügyfél, akkor közvetlenül egy bejövő levélből hozhat létre osztókártyát.

Levelek az ügyfeleknek: példák és kész minták

Összeállítottunk egy válogatástüzleti levelek az ügyfeleknek,amit mintának vehetsz. Mindössze annyit kell tennie, hogy részleteket ad hozzájuk.

1. Először írsz egy potenciális ügyfélnek? Küldd el ezt a rövid üzenetet:

A levél tárgya: Talán Ön az új ügyfelünk

Helló, [Név].

Mi [rövid tájékoztatás a cégről].

Ha ez érdekli Önt, kész vagyok megvitatni az együttműködés lehetőségét. Mondja el nekünk, hogy melyik időpontban lenne kényelmesebb telefonálni.

[Aláírás]

2. Mondja el potenciális ügyfelének a versenytársaival folytatott sikeres együttműködési tapasztalatait:

A levél tárgya: Tartsa lépést versenytársaival

Helló, [Név].

Sikeresen dolgozunk együtt [X és Y versenytársa] V [tevékenységi terület] már [annyi idő]és együtt jó eredményeket értünk el. Itt találsz róluk részletes információkat [link az esethez/véleményhez].

Örülünk, ha csatlakozol hozzánk.

[Aláírás]

3. Ha egy üzleti eseményen kapta meg a potenciális ügyfelek kapcsolatait, küldje el őketajánlati levélilyenminta:

A levél tárgya: Bővebben cégünkről

Helló, [Név].

Remélem nektek is tetszett [esemény], és szeretném megköszönni érdeklődését [cég neve].

csatolok még részletes információkat cégünkről. Minden kérdését szívesen megbeszélem telefonon.

[Aláírás]

Emlékeztető levelek

4. Valamivel a küldés után szolgáltatásokat kínáló ügyfeleknek szóló levelek vagy további információk emlékeztesd magad:

A levél tárgya: Van valami, amit meg akarsz beszélni?

Helló, [Név].

Remélem volt alkalma elolvasni előző levelemet és jobban megismerni [további információ].

Kérdése vagy gondolata van az ajánlatommal kapcsolatban? Szívesen megbeszélem őket telefonon vagy személyesen. Mikor lesz erre időd?

[Aláírás]

5. Ha számokkal tudja kimutatni javaslata hatékonyságát, akkor ossza meg őket levelek céges ügyfeleknek. A tények jobban meggyőznek.

A levél tárgya: Néhány tény, amiről talán nem tud [cég neve]

Helló, [Név].

Nemrég küldtem neked levelet erről [cég neve], és azt hiszem, hasznosak lehetnénk [a céged].

Ügyfeleink növekedést tapasztalnak [adja meg a mutatókat] amikor használják [a termék és szolgáltatás neve]. mi is kínálunk [meséljen az akciókról]És [említsen más nagyszerű ajánlatokat].

Ha további részleteket szeretne megtudni, kérjük, jelezze, és telefonon vagy személyesen egyeztetünk.

Várom válaszát.

[Aláírás]

6. Kínáljon az ügyfeleknek próbaidőszakot vagy ingyenes mintákat. A vásárlók hajlandóbbak üzletet kötni, ha először tesztelik a terméket.

A levél tárgya: Ajándék cége számára

Helló, [Név].

Néhány napja küldtem neked információkat [termék neve]és most azt javaslom, hogy próbálja ki gyakorlatban is.

Létrehoztam/csatoltam néhány vendég bejelentkezést/ingyenes mintát/utalványt, amivel hozzáférhet/kaphat [termék vagy szolgáltatás]. Ossza meg őket kollégáival. Érdekes lenne hallani a véleményüket.

Mindent szívesen megbeszélek részletesebben telefonon vagy személyesen. Biztos vagyok benne, hogy valóban hasznodra lehetünk [tevékenységi terület].

[Aláírás]

7. Ha nem biztos abban, hogy egy tárgyalásra jogosult alkalmazottal levelez, kérje meg, hogy segítsen elérni a döntéshozót:

A levél tárgya: Remélem, a megfelelő személyhez tud irányítani

Helló, [Név].

Néhány napja küldtem neked egy levelet [cég vagy termék]és most kétlem, hogy jó címre jöttem-e.

Ön hoz döntéseket az engem érdeklő kérdésben? Ha nem, tudnál segíteni abban, hogy kapcsolatba léphessek a megfelelő személlyel az Ön cégénél?

Várom válaszát.

8. Használja az ügyfélnek írt levél ezen szövegét, ha a vele való találkozást követően szeretne érdeklődni a jövőbeni terveiről:

A levél tárgya: A terveid

Helló, [Név].

Köszönöm az idejét. Most szeretném tudni, hogyan látja a kérdésünk további megbeszélését.

Ha továbbra is felkeltettük érdeklődését, kérjük jelezze felénk terveit.

Várom válaszát.

[Aláírás]

9. Az ügyféllel való találkozás után emlékeztesse őt a tárgyalások következő szakaszaira:

A levél tárgya: Cselekvési terv a közeljövőre

Helló, [Név].

Köszönjük, hogy időt szakított – a mai találkozó nagyon eredményes volt. Hadd emlékeztessem röviden, hogy mit fogunk tenni a továbbiakban:

[Dátum]: elküldöm [szerződés/dokumentumok teljes készlete].

[Dátum]: Észrevételeit és kívánságait továbbítja nekem.

[Dátum]: Minden végső változtatást végrehajtunk és aláírjuk a megállapodást.

Ha bármit meg kell beszélnie ezen időpont előtt, kérem, jelezze.

10. Írjilyenlevél az ügyfélnek, ha a megbeszélés során további információkat szeretne kapni:

A levél tárgya: Információ kérésére

Helló, [Név].

Örömmel találkoztunk személyesen szervezete képviselőivel. Megígértem, hogy küldök további információkat [kérdés]- a csatolt fájlban vannak.

Bármilyen kérdés megválaszolására kész. Hívjon bizalommal a [szám] számon bármikor, vagy írjon erre a címre.

[Aláírás]

Ha az ügyfél nem veszi fel a kapcsolatot

11. Ha az ügyfél nem válaszol telefonhívás, használja a következőketlevélírási minta:

A levél tárgya: Nem sikerült kapcsolatba lépni Önnel

Helló, [Név].

Beszélni akartam veled [kérdés], de valószínűleg elfoglalt vagy. Kérem hívjon vissza a számon [szám] vagy tudassa velem, hogy mikor kényelmesebb, hogy felhívhassam.

[Aláírás]

12. Nem jutott el az ügyfélhez, és hangüzenetet hagyott neki? Egészítse ki a következő betűvel:

A levél tárgya: Nem jutott el hozzád

Helló, [Név].

Nemrég hívtalak megbeszélni [kérdés].

[Aláírás]

13. Ha egy ügyfél továbbra sem válaszol minden csatornán, akkor sok minden van a tányérján. Használja ezt a sablont – még egy nagyon elfoglalt ember is talál néhány másodpercet a válaszadásra:

A levél tárgya: Rövid válasz szükséges

Helló, [Név].

Sajnos semmilyen módon nem tudom felvenni veled a kapcsolatot. Feltételezem, hogy nagyon elfoglalt vagy már nem érdeklik szolgáltatásaink.

Kérjük, válaszában tüntesse fel a megfelelő választ:

1. Kérlek hagyj békén!
2. Túl elfoglalt, kérlek írj nekem egy hónap múlva.
3. magam is felveszem veled a kapcsolatot.

[Aláírás]

14. Ha észrevétlenül emlékeztetni szeretne magáról, ossza meg az ügyféllel a számára hasznos információkat:

A levél tárgya: Hasznos információk vállalkozása számára

15. Ha az ügyfél késik a fizetéssel, emlékeztesse őt erre:

A levél tárgya: Fizetési késedelem

Helló, [Név].

[Dátum] Küldtem neked egy számlát email. A befizetés még nem érkezett meg, ezért kérjük, érdeklődjön, hogy a pénzügyi osztálya megkapta-e a számlánkat? Ha kell, újraküldöm. Fizetést egy héten belül várok Öntől.

Köszönöm a segítséget.

[Aláírás]

Ezekkel a sablonokkal időt takaríthat meg valódi kommunikációügyfelekkel. A nagyobb hatás elérése érdekében automatizálja a sablonok létrehozását és terjesztését a segítségével. most – ingyenes, és csak néhány percet vesz igénybe.

Naponta több tucat e-mailt küldünk. Néha nagyon rövid üzenetek például: „Megyünk ebédelni?” Néha – aminek segítségével bemutatod vállalkozásodat vagy weboldaladat. Ha sok a levél és kevés az idő, elkezdünk kapkodni és hibázni. Általában triviálisak, mint egy elírás, de néha történnek olyan dolgok, amelyek súlyosan ronthatják hírnevét, és elronthatják kapcsolatát egy ügyféllel vagy alkalmazottal.

Ez elkerülhető, csak összeszedni kell, és tudnia kell néhány buktatóról. Íme az e-mailek küldésekor elkövetett leggyakoribb hibák. Olvassa el figyelmesen, és ne feledje, hogy először egy rövid szünetet kell tartania, ellenőrizze, hogy minden rendben van-e, és csak ezután kattintson a „Küldés” gombra.

Rossz címet ír be

A leggyakoribb és legkellemetlenebb hiba. Képzelje el, hogy meglehetősen személyes fotókat szeretne küldeni egy barátjának, de automatikusan beírja főnöke vagy ügyfele címét. És csak a levél távozása után veszed észre rémülten, hogy mi történt. Ha ez vigasztal, mindannyian életében legalább egyszer kerültünk ilyen helyzetbe: ügyvédek bizalmas dokumentumokat küldtek a másik félnek, tervezők rossz ügyfélnek küldték el a weboldal elrendezését stb. De amikor ez megtörténik velünk, úgy tűnik, hogy eltűnik a talaj a lábunk alól.

Szerencsére sok e-mail szolgáltatás, például a Gmail rendelkezik funkcióval. Kapcsolja be, és adjon meg egy nagy időintervallumot – ez halkabb, tudod.

Elfelejtetted a mellékletet

Azt írtad, hogy egy bizonyos fájlt csatoltak a levélhez, de elfelejtetted csatolni. Egy másik gyakori hiba, amely gyakran félreértésekhez és bocsánatkéréshez vezet. Egyrészt rendben van, senki sem tökéletes, de jobb, ha először mindent ellenőriz, és csak utána küldi el a levelet. A címzett kérdéseinek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy az összes csatolt fájlt közvetlenül a levél törzsében sorolja fel. Például így:

Szia Maxim! Több fájlt is küldök, mellékelve:

Szolgáltatási szerződés

GIF macskával

Nem gondolsz a tervezésre

Mint emlékszel, a ruhájukkal köszöntenek. Ha meg szeretné akadályozni, hogy e-mailje azonnal törölje azt, dolgozzon az űrlapon. Azt mondják, annyi időt kell rá szánni, mint a tartalomra. Szerencsére ma már könnyű. Ehhez javasoljuk a Wix ShoutOut alkalmazás használatát, válassza ki a megfelelő sablont, és adja hozzá a szövegét. Nincs szükség speciális ismeretekre, csak ügyeljen arra, hogy minden rendben és szép legyen. Egyébként egy jó hírlevélnek megvannak a maga titkai és szabályai, ezért javasoljuk, hogy olvassa el email marketing igazgatónkat. Ne köszönd meg.

Nem adja meg a levél tárgyát

A levél tárgya megközelítőleg ugyanazt a szerepet tölti be, mint a szöveg címe. Megjelenik az Ön neve mellett, a címzett látja és megérti, hogy mit küldött neki: számlát, értekezlet eredményeit, állásajánlatot, weboldal elrendezését stb. Ne feledje, hogy a témát világosan kell megfogalmazni, hogy az ember gyorsan megtalálja az Ön levelét, ha szükséges, és meggyőzőnek kell lennie, hogy érdekli, ha arról beszélünk például a postázásról. Nem is olyan régen írtunk arról, hogy ha elfelejtetted, érdemes újraolvasni.

Nem menti a piszkozatokat

Ha szeretsz levelet írni szövegszerkesztők, majd gyakrabban mentsd el, különben kiderül, hogy egész nap egy levélen dolgoztál, majd hirtelen lefagyott a számítógép, és minden elveszett. Vagy írjon közvetlenül az e-mail szolgáltatásba - akkor az összes vázlatot automatikusan a „Piszkozatok” mappába menti.

Te durva vagy

Az udvariasság a levelezésben nem kevésbé fontos, mint az életben. Íme az alapvető szabályok, amelyeket mindenkinek be kell tartania:

Mindig köszönje meg a feladónak a levelet, különösen, ha azt látja, hogy jó munkát végzett. Emlékszel, amikor gyerekként mindannyiunkat „varázslatos” szavakra tanítottak? Ne felejtsük el őket, bár felnőttek vagyunk.

Maradjon nyugodt, még akkor is, ha az ügy rendkívül sürgős és fontos. Az idegesség és a szemrehányás semmi jóra nem vezet.

Kezdje és fejezze be levelét gyakori kifejezésekkel. A formalitás mértéke attól függ, hogy kivel levelez. Ha ez a főnököd vagy csak egy hivatalos személy, ne használd a „Hello”, „Bye” vagy „Kisses” kifejezést. És fordítva, ha kollégájának vagy barátjának ír, megteheti a hagyományos „Tisztelettel” szót.

Nem olvasod le a szöveget

Az elírások tönkretehetik az egész benyomást, ezért figyelmesen olvassa el újra az írott levelet, lehetőleg többször. Ha kétségei vannak a helyesírással vagy a szintaxissal kapcsolatban, látogasson el ide Gramotu.ru. Jobb hétszer megmérni, azaz ellenőrizni, mint elnézést kérni a gépelési hibákért, és bebizonyítani, hogy valóban írástudó vagy.

És mellesleg: ha attól tart, hogy véletlenül elküld egy befejezetlen levelet, először írja be a teljes szöveget, és csak ezután írja be a címzett címét.

Nem a megfelelő embereket tünteti fel a levél másolatára

Nézzük meg, ki kaphatja meg a levelét. A Címzett mező az elsődleges címzett. "Ss" mező - az a személy, aki megkapja a másolatot. Nem kapcsolódik közvetlenül a megvitatott témához, de szeretne vagy tudnia kell. A „Titkos másolat” mező a rejtett címzetteket tartalmazza. Hozzáadja őket, de az elsődleges címzett nem látja őket. És itt óvatosnak kell lenni: összetévesztheti a Cc és a Titkos másolatot, és akkor a címzett azt hiszi, hogy kémkednek utána.

Ne feledje, hogy néhány ember számára fontos, hogy tisztában legyen azzal, mi történik. Nem akarod hallgatni a szemrehányásokat azzal kapcsolatban, hogy „Hogy nem vehettél fel a példányhoz?!” Két hónapig dolgoztam ezen a projekten!” Ha kétségei vannak, vegyen fel mindenkit, akinek köze van a kérdéshez. Talán nem mindenki fog örülni annak, hogy elzavarják, de nem lesz panasz ellened.

Nem fizetsz elő

Azt írtad, hogy „Tisztelettel, Mása”, és azt gondolod, hogy minden rendben van, de a levél címzettje ül és azon töpreng, hogy ez milyen Mása. A nyomdából? Vagy esetleg illusztrátor? Annak elkerülése érdekében, hogy találgasson, állítson be egy aláírást, és az automatikusan minden üzenet végére kerül. Feltétlenül adja meg vezeték- és utónevét, cégnevét, beosztását és elérhetőségeit, például Skype-ot vagy telefonszámot. Hozzáadhat egy címet – bár ez reklám, de nem feltűnő.

Rossz időt választasz

Éjszaka leveleket írni nem a legjobb legjobb ötlet. Első ok: valószínűleg rettenetesen fáradt vagy napközben, nem gondolkozol túl jól, és fennáll a veszélye, hogy elköveti a fenti hibákat. Második ok: a reggeli posta lavina betemeti az éjféli levelét, és a címzett a közeljövőben biztosan nem fogja látni. Harmadszor pedig: láthatóan nincs más dolgod, hiszen írsz üzleti levelek hajnali három órakor.

Tanácsunk: ha nem történt semmi fontos vagy sürgős, küldjön üzenetet hétfőtől péntekig és tovább munkaidő mint minden normális ember.

Kell a vállalkozásod számára? Hozd létre magad a Wix-en – egyszerű és ingyenes!