Kérjük, vegye figyelembe ezt az információt. Üzleti levél minta

Egy bizonyos minta motivációs levél elkészítése, amikor dokumentumokat küldenek cégeknek vagy kormányzati szerveknek, nem kötelező, de kívánatos lépés. Arról, hogy hogyan lehet helyesen kidolgozni egy ilyen dokumentum megfelelő formáját és a vele való munka néhány árnyalatát - most.

A dokumentumot bármilyen formában elkészítik, mivel nincs egységes sablon. A fő cél az, hogy a címzett pontos képet kapjon arról, milyen dokumentumokat küldtek, és ami a legfontosabb, mi a küldő célja.

Bár a cégnek formálisan nem kötelező kísérőlevelet írnia, az üzleti dokumentumok áramlásában ez egy meglehetősen jól bevált norma, amelyet be kell tartani. Lehetővé teszi több probléma egyidejű megoldását:

1. Mindenekelőtt a feladó alapvető magyarázatait tartalmazza, amelyeket a címzettnek közölni kíván. Jelen esetben ez számít, mivel az üzleti levelezés közvetett kommunikáció, aminek mindkét fél számára rendkívül egyértelműnek kell lennie.
2. A kísérőlevél dokumentumlistát is tartalmaz – valójában maga a lista is sokszorosított teljes névés az elküldött dokumentumok száma. Ez kizárt lehetséges hibákat regisztrációkor.
3. A dokumentumok listájának megadásával elkerülhetők bizonyos nehézségek azok elvesztése esetén történő helyreállításában. Ezen kívül jelzi a kimenő és bejövő bizonylatszámokat, aminek köszönhetően könnyen megtalálhatja azokat és szabályozhatja a mozgás irányát.
4. Végül a címzett, aki nemcsak a dokumentumokat, hanem a hozzájuk küldött kísérőlevelet is elfogadta, gyorsan megérti a feladó kívánságának lényegét, és a helyzetnek megfelelően gyorsan reagálhat rájuk.

Ezért azt mondhatjuk hozzáértő tervezés kísérőlevél dokumentumokhoz, saját egységes minták elkészítésével, hogy a folyamat egységes legyen - magának a feladónak az érdekében.

Kísérőlevél minta 2019

Annak ellenére, hogy egy ilyen dokumentumhoz nincs jóváhagyott forma, és minden szervezetnek jogában áll meghatározni, hogyan kell elkészíteni, vannak általánosan elfogadott szabályok, amelyeket be kell tartani.

1. A „fejlécben” szokás szerint a címzett („Címzett…”) és a feladó („feladó…”) teljes hivatalos neve szerepel.
2. Ezután jön egy megjegyzés arról a számról, amelyen a levelet a feladó cégénél regisztrálták.
3. Ezután jön a dokumentum tényleges szövege. Nagyon fontos, hogy helyesen kezdjünk el egy kifejezést. Ebben az esetben 3 lehetőség van:

• "Elküldjük neked"– azokban az esetekben, amikor a dokumentációt ugyanazoknak a cégeknek küldik meg (például szerződő feleknek);
• "bemutatjuk neked"– a levelet megküldik az adóhivatalnak, bíróságoknak, székhelynek – i.e. minden magasabb beosztású intézmény;
• "küldünk neked"– ha olyan dokumentumokról beszélünk, amelyeket éppen ellenkezőleg, az alárendelt részlegeknek küldenek (például ugyanazon cég osztályai, fióktelepei).

1. A küldés céljának ismertetése után teljes bizonylatlistát (leltárt) kell megadni, amely táblázatos formában kényelmesen bemutatható. A következő oszlopokat kell tartalmaznia:

• a dokumentum teljes címe;
• Másolatok száma;
• szükség esetén feltüntetik azt is, hogy a dokumentumot milyen formában küldték el - eredeti vagy másolat (hiteles vagy hitelesítetlen).

1. A táblázat végén a kísérőlevéllel együtt elküldött dokumentumok teljes száma szerepel.
2. Végül egy függelék szerepel, amely felsorolja a további dokumentumokat, ha vannak, amelyeket szintén elküldenek a címzettnek. Fontos megérteni, hogy a „Függelék” szót csak akkor írjuk egyes számban, ha csak egy dokumentum van. Ha a dokumentumok többes számban szerepelnek, akkor a „Függelékek” kerül kiírásra. A dokumentum címével együtt a következőket közöljük:

• a dokumentum elfogadásának dátuma;
• az elküldött példányok teljes száma;
• az egyes dokumentumok oldalainak száma (az összes példányra vonatkozó lapok teljes számát írják);
• ha szükséges, jelezze a firmware szükségességét.

A kísérőlevelet nemcsak a főigazgató, hanem a megfelelő meghatalmazott is írja alá a dokumentumokhoz, annak formátumától függetlenül. Az aláírást hagyományosan az a munkavállaló írja le, akinek tevékenysége közvetlenül kapcsolódik a kiküldött dokumentumokhoz:

1. A vezérigazgató vagy a fiók- vagy részlegvezető írja alá a vállalat egészére vonatkozó általános folyamatdokumentumokat, valamint a kiemelt jelentőségű dokumentumokat (például a központi irodának megküldött éves jelentéseket).
2. A főkönyvelő aláírja a pénzügyi dokumentumokat kísérő leveleket - általában az adóhivatalnak küldik el.
3. A cég belső ügyvédje kísérőlevelet küld olyan iratok esetében, amelyek például jogi eljárásokhoz, potenciális szerződő felekkel kötött megállapodásokhoz stb.

JEGYZET. Azokban az esetekben, amikor azonos típusú dokumentumok tömeges terjesztéséről beszélünk (például több számla vagy azonos típusú szerződés a vállalkozókkal), egyesítheti őket egy csoportba, és egyszerre írhatja be az összes példányban található lapok számát. .

Hogyan regisztráljunk kísérőlevelet

A kísérőlevelek kialakításánál fontos betartani az üzleti etikett sajátosságait - mindenekelőtt jobb, ha ugyanazt a mintát, dokumentumsablont használja, és azt a feladónak ugyanannak kell aláírnia, akit aláír. magán a levélen.

Orosz postán vagy magánlevéllel küldik - általában jobb, ha ezt ajánlott levélben küldik. Meg kell adni a küldemény számát, amelyet a küldő cég iratfolyamat-naplójában rögzít. E címszám alá a saját számát írja be – így az összetévesztés veszélye jelentősen csökken.

A kísérőlevél általában legalább 2 példányban készül - 1 a címzettnek, 1 a feladónak. Az ilyen dokumentumot meghatározott ideig tárolják, amelynek megvalósíthatóságát és időtartamát maga a vállalat határozza meg. Jellemzően a vállalatok modern dokumentumáramlásában minden dokumentum rendelkezik biztonsági mentések elektronikus formában - ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja és biztonságosan tárolja őket, amíg szükséges.

Válaszidő

Ami a válaszadás időpontját illeti, ez kevésbé egyértelmű kérdés. Egyrészt van egy általános szabály, amely szerint a kormányzati szervekhez, valamint a cégekhez, társaságokhoz, állami egyesületekhez benyújtott fellebbezések feldolgozási ideje nem haladhatja meg 1 hónap, azaz 30 naptári nap. A határidő visszaszámlálása a levél címzetthez érkezését követő munkanapon kezdődik.

Másrészt a gyakorlatban nagyon gyakran előfordulnak olyan esetek, amikor a feladó azt várja a címzetttől, hogy a kérésére a lehető leggyorsabban válaszoljon. Ezután külön le kell írnia egy ilyen kívánságot, például: „Kérjük, írja alá Szükséges dokumentumokés 7 munkanapon belül adjon érdemi választ.” Ha a feladónak közvetlenül alárendelt fióktelepről, szerkezeti egységről beszélünk, akkor a megfogalmazás kategorikusabb: „A válaszadás határideje a jelen kísérőlevél kézhezvételéről szóló hivatalos értesítéstől számított 3 munkanap.”

JEGYZET. Ha a cégek közötti megállapodás kezdetben egy bizonyos eljárást ír elő a követelések kezelésére és az esetleges nézeteltérések tárgyalás előtti rendezésére, akkor az ilyen megállapodások szövegét kell követni. Az alábbiakban egy példa látható a szövegre.

Tárolási eljárás

A kísérőlevél egy szervezet magánokiratára vonatkozik, amelynek tartalmát saját belátása szerint nyilvánosságra hozhatja vagy minősítheti (ez vonatkozik a bejövő és a kimenő dokumentumokra is). Ezért az adott tárolási mód kiválasztása a vezetőség döntésétől függ.

Általában a következő szabályokat kell követni:

1. Mivel a fő jogi jelentősége nem maga a kísérőlevél és annak mintája, hanem az azt megelőző dokumentumok, ezek biztonságára fordítjuk a fő figyelmet.
2. Az összes melléklet (azaz maguk az iratok) lefoglalása után a tárolási idő egyedileg kerül meghatározásra.
3. Egyes esetekben a cégek létrehoznak egy speciális „Kísérőlevelek” mappát, amelyben elhelyezik a vonatkozó dokumentációt. Ez az opció olyan kis cégek számára alkalmas, amelyek kis dokumentumáramlással rendelkeznek.
4. Ha a dokumentumáramlás túl nagy, és a cégnek több fiókja van, akkor speciális esetnómenklatúrákat készítenek - pl. általános céllal csoportosított dokumentumok listája, például „Eladási szerződések”, „Bérleti szerződések”, „Bírósági” stb.

Így a legjobb megoldás az, ha létrehoz egy saját kísérőlevél-mintát a dokumentumokhoz, és olyan rendszert szervez ezek tárolására, amely megfelel a vállalati dokumentumáramlás volumenének.

Kérő levél speciális dokumentumokra utal. Segítségével egy személy felkereshet egy másik személyt (címzettet) adatszolgáltatási, cselekmény végrehajtása, segítségnyújtás (tárgyi vagy anyagi), fizetési, stb. Ebben az anyagban mintákat és példákat tekintünk meg a kérőlevelek írására, amelyeket a cikk alján tölthet le.

Ha nincs kapcsolat a címzettel, vagy nincs más lehetőség a kapcsolatfelvételre, a kérő levél. Tartalmában egy ilyen levélnek vannak közös vonásai az írásbeli kéréssel. Ezt a vállalkozás hivatalos fejléces papírjára állítják ki, és a kimenő dokumentációk naplójába bejegyzik. A nyomtatványon fel kell tüntetni a kérőlevél számát és nyilvántartásba vételének dátumát. Ha van ilyen vitatott kérdések, akkor mindig igazolhatja, hogy a kérő levél elküldésre került, megadva a feladás dátumát, sőt pontos idejét is.

Kérő levél. Hogyan kell helyesen írni?

Az üzleti levelek az információs és referenciadokumentumok csoportjába tartoznak, és a szervezet tevékenységének dokumentálására használt hivatalos dokumentumok nagy részét alkotják.

Üzleti levél a különböző tartalmú dokumentumok általános elnevezése, amelyek a címzettek közötti kommunikációt és információátadást szolgálják a szervezetek üzleti gyakorlatában.

A „LETTER” nem különböztethető meg dokumentumtípusként, ezért nincs feltüntetve a dokumentum fejlécében. A betűk a következő funkciókat látják el:

• – a kommunikáció eszközei;
• – az információtovábbítás eszközei;
• – egy tényről szóló értesítés.

Történelmi kirándulás

Az orosz nyírfa kéreg betűinek első betűi általában nagyon rövidek voltak. A leghosszabb charták 166 és 176 szóból állnak. De leggyakrabban az oklevelek sokkal rövidebbek: a legtöbb teljesen megőrzött oklevél nem hosszabb 20 szónál, csak néhányan hosszabbak 50 szónál.

A nyírfakéreg levelek többsége magánlevél. A jelenlegi élet legkülönfélébb kérdéseivel foglalkoznak - gazdasági, családi, pénzügyi, kereskedelmi stb. A magánlevelek kategóriájához szorosan kapcsolódnak a parasztok hűbérúrhoz intézett (XIV–XV. századi) kérvényei.

Az üzleti levél egy szervezet névjegykártyája. Azonszerint, hogy milyen helyesen és esztétikusan van összeállítva és megtervezve, a benne dolgozó munkatársak és a szervezet egésze szakmai kvalitásait ítéljük meg.

Az üzleti levelek a következő kritériumok szerint osztályozhatók:

típus szerint: garancia, utasítás, kísérő, gratuláló, köszönő levelek stb. üzleti levelek osztályozásuk kulcsfontosságú a típus szerint;

• – gépeléssel: standard, stencil, egyedi;
• – alkalmazási terület szerint: kereskedelmi, közigazgatási, bírósági stb.;
• – szerkezet szerint: az üzleti levelek lehetnek egyszerű vagy összetett szerkezetűek;
• – hely szerint a dokumentumáramlásban: a szervezettel kapcsolatos levelek bejövő vagy kimenő;
• – helyben a levelezési folyamatban: proaktív, reagáló;
• – a levelezés folytatásának igénye szerint: az üzleti levelekhez válaszlevél (kérőlevél, megkereső levél), válaszlevél (utasító levél) nem szükséges;
• – a címzettek jogállása szerint: üzleti levelek lehetnek kormányzati szervektől, szervezetektől, állampolgároktól stb.;
• – a szervezet tevékenységi területén; a levelek kiterjedhetnek termelési, pénzügyi, tanácsadási, projekttevékenységekre stb.;
• – feladási mód szerint: a levelek postai úton, elektronikusan (elektronikus üzenet), távírón (táviraton), telefaxon (faxüzeneten), telefonon (telefonogram), telexen (telex) küldhetők. A küldés módjától függetlenül az üzleti leveleket speciális fejléces papírra készítik. A szöveg első oldala az űrlapon, a többi oldal normál papírlapra kerül.

Az űrlapokhoz használt fő papírméret A4. A nyomtatványok nyomtatással, online nyomdai eszközökkel vagy számítógépes technológia felhasználásával készülnek közvetlenül a dokumentum elkészítése során. A nyomtatványok előállításának módja a szervezet preferenciáitól függ, figyelembe véve az Orosz Föderáció címerét vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok címereit használó nyomtatványok előállítására vonatkozó követelményeket.

Levél elkészítésekor és végrehajtásakor használja a következő adatokat:

• – az Orosz Föderáció állami jelképe;
• – az Orosz Föderációt alkotó jogalany címere;
• – szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);
• – szervezeti kód;
• – a jogi személy fő állami nyilvántartási száma (OGRN);
• – INN/KPP;
• – bizonylat nyomtatvány kódja;
• - cégnév;
• – referencia információk a szervezetről;
• – a bizonylattípus neve;
• – a dokumentum kelte;
• – az okmány nyilvántartási száma;
• – hivatkozás a dokumentum nyilvántartási számára és dátumára;
• – címzett;
• – a szöveg címe;
• – a dokumentum szövege;
• – egy jelzés a kérelem jelenlétéről;
• - aláírás;
• – pecsétlenyomat;
• – jegyzet az előadóról.

A levél szövegének szerkezete a következőket tartalmazza:

• – fellebbezés;
• – információs rész;
• - az udvariasság végső etikett-képlete.

Az üzleti leveleknek a levél címzettjének címzett személyes címmel kell kezdődniük. A megszólítás célja a címzettel való kapcsolatfelvétel, tisztelet kifejezése, figyelmének felkeltése a levélre. A beosztás szerinti megszólítás képlete a legformálisabb, amikor magas tisztséget betöltő vezetőket (elnök, elnök stb.) használnak:

„Tisztelt Elnök Úr!”;

– Tisztelt Elnök Úr!

A vezetéknév szerinti megszólítás is hivatalos. A vezetéknévvel való megszólítást (utónév, apanév vagy kezdőbetűk nélkül) széles körben használják a hivatalos levelezésben, ez szigorúan hivatalos, és bizonyos távolság jelenlétét jelzi a címzett és a levél címzettje között:

"Tisztelt Antonov úr!";

– Kedves Belova asszony!

Az üzleti kapcsolattartók jelzésére a leggyakoribb lehetőség, hogy névvel és családnévvel szólítsák meg őket:

"Kedves Szergej Ivanovics!";

– Kedves Irina Nyikolajevna!

Alkalmazotti csoport megszólításakor, vagy ha nehéz információt szerezni a szervezet vezetéséről, a következő címet kell használni:

"Tisztelt Uraim!"

Az azonos szakmai körbe tartozó személyek megszólítása esetén a következő címet kell használni:

"Kedves fiókvezetők!";

"Kedves kollégák!"

A levél információs része hivatalos üzleti stílust használ - az orosz nyelv különleges változatát irodalmi nyelv, az adminisztratív irányítás területén való kommunikációra szolgál.

Általában egy levél szövege bekezdésekbe csoportosított mondatokból áll. A bekezdések között világos szemantikai és stilisztikai kapcsolatnak kell lennie.

A legjobb észlelés érdekében a leveleket főként egy kérdésnek szentelik. A különféle szempontok lefedéséhez azonban rendszerint a szöveg további strukturálására van szükség. Az ilyen strukturálás gyakran magában foglalja a szöveg három részre osztását: bevezető, fő és utolsó részre.

A szöveg bevezető része a levél indokaként szolgáló kérdés lényegét hivatott tisztázni. Egy bekezdésből állhat.

A szöveg fő része a szekvenciális ill Részletes leírás a kérdés különböző aspektusait. Bonyolultságától és újszerűségétől függően a fő rész egy-három vagy több bekezdést tartalmazhat.

A szöveg utolsó része általában egy bekezdésből áll, amely következtetéseket, valamint a címzetthez intézett kérést (igényt, utasítást) és a szerző elvárásainak jellegét tartalmazza.

A betűk szövegalkotásánál nagy jelentősége van a konkrét nyelvi eszközök megválasztásának. A levélben leggyakrabban előforduló előadásmód a többes szám 1. személyű használata a szöveg kulcsműveletét jelző igékben: „fizetést garantálunk”, „értesítjük, hogy...”, „kérem, küldje el...” , "javaslom, hogy fontolja meg...", "a következtetésre irányítjuk...", "emlékeztessünk arra, hogy..." stb. Hivatalos nyomtatványokon történő levélíráskor a levél szövegének 1. személyben történő bemutatásának formáját alkalmazzuk egyedülálló„Kérem, fontolja meg...”, „Szükségesnek tartom...” stb.

A kormányhivatalok gyakorlatában a betűk a szervezet nevével kezdődnek: „Ministry Mezőgazdaság Orosz Föderáció javasolja...", "Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma kéri...".

A végső etikett formulák nyelvileg stabil kifejezések, amelyek a további együttműködés reményét, a címzett korlátozott lehetőségei miatti sajnálkozást fejezik ki, stb.

„Sajnáljuk, hogy nem tudjuk kihasználni az Ön ajánlatát”;

– Várjuk a további együttműködést.

A végső udvariassági képlet nem feltétlenül szerepel a hivatalos levelekben, de szinte mindig összegzi azokat a leveleket, amelyek szövege némileg személyes jellegű (például hálalevél). A végső udvariassági formula némileg elnémítja a hivatalos hangot az üzenet végén.

A végső udvariassági képlet megelőzi az aláírást, és a levél szövegének utolsó sora alatt helyezkedik el.

Ha egy szolgálati levél a „Kedves...!” címmel kezdődik, akkor a „Tisztelettel” végső etikett formulával kell végződnie, amely 2-3 szóközzel a szöveg alá kerül a bekezdésből:

A megszólítások és a végső udvariassági formulák alkotják az úgynevezett etikett keretet. Ha a levélben nincs cím, akkor a „Tisztelettel” végső képlet is kimarad.

A következő szabványos formulák szintén használhatók végső udvariassági képletként:

"Állandó tisztelettel...";

"Mély tisztelettel...";

"Mély tisztelettel...";

"Hálával és tisztelettel...";

"Hálával és tisztelettel...";

"Tisztelettel és legjobb kívánságokkal..."

Tekintsük az üzleti gyakorlatban leggyakrabban előforduló levéltípusokat.

Levél üzenet – üzleti levél, amely tájékoztat a kölcsönös érdeklődésre számot tartó eseményekről és tényekről. Az üzenetlevél lehet proaktív vagy válasz egy kérőlevélre. A sajátosságok alapján az üzenetlevelek általában kicsik és egy-két mondatból állnak. A tájékoztató levél kezdődhet indoklással vagy közvetlenül a közölt információ nyilatkozatával. Megengedett egy üzenetet közvetlenül az „informálok” szóval vagy annak szinonimáival („irányítok”, „küldök”, „bemutatom”) kezdeni, valamint:

"Tájékoztatjuk, hogy...";

„Tájékoztatjuk, hogy...”;

„Szükségesnek tartjuk tájékoztatni Önt a...”;

„Tájékoztatjuk, hogy...”;

"Tájékoztatjuk, hogy...";

„Tájékoztatjuk, hogy...”;

„Tájékoztatjuk, hogy...”;

„Szükségesnek tartjuk tájékoztatni, hogy...”;

"Örömmel értesítjük, hogy..."

„Tájékoztatjuk, hogy...”;

„Örömmel értesítjük, hogy...”;

„A mieink folytatásaként... jelentjük a mieinket...”;

„Kérésre... tájékoztatjuk...”;

„Kötelességemnek tartom tájékoztatni, hogy...”;

„Felhatalmazásom van tájékoztatni, hogy...”;

"Tájékoztatjuk...";

„A fentiek alapján szükségesnek tartjuk...”;

„Megállapítást nyert, hogy a... és... közötti időszakban”;

„Tájékoztatjuk, hogy...” stb.

Az üzenetlevél mintáját a 12. melléklet tartalmazza.

Kísérőlevél – üzleti levél, amely a címzettet tájékoztatja a levélhez csatolt dokumentumok (szerződések, katalógusok, nyilvántartások stb.) megküldéséről, ill. anyagi javak. A kísérőlevél küldése a jó modor szabálya a szervezetek üzleti gyakorlatában, és hozzájárul a kiküldött dokumentumokkal történő rögzítéshez és további hatékony információs és referenciamunkához.

A kísérőlevél szokásos kifejezésekkel kezdődik:

„Rengesztjük...”;

"Bemutatjuk Önnek...";

„Visszatérünk hozzád...”;

"Küldünk neked..."

Ezeket a kifejezéseket megelőzheti a kezelési helyzetet kísérő bevezető információ:

„A megállapodásnak megfelelően küldjük Önnek...”;

„Az ütemtervnek megfelelően bemutatjuk...”;

„Megállapodásunk megerősítésére küldjük...” stb.

A kísérőlevél megkülönböztető jellemzője, hogy a szöveg alatt egy megjegyzés szerepel, amely jelzi a melléklet jelenlétét.

A kísérőlevél mintáját a 13. számú melléklet tartalmazza.

Utasító (irányelv, körlevél) levél – üzleti levél, amely utasításokat (magyarázatot) tartalmaz az alárendelt szervezeteknek elszámolási, beszámolási stb. kérdésekben. Az ilyen típusú leveleket állami és önkormányzati szervek, valamint alárendelt szervezettel rendelkező szervezetek küldik ki.

A gyakorlatban az ilyen jellegű dokumentumokban a szervezetvezetők kiemelik az engedélyezési utasításokat a szervezettel kapcsolatos bármely konkrét kérdésben. A szervezet minden alkalmazottjának, akinek tevékenysége ehhez a kérdéshez kapcsolódik, meg kell ismerkednie az utasításokkal. Az utasítási levélben rögzített összes utasítás kötelező a beosztottak betartásához.

A megbízóleveleket az állami (önkormányzati) szerv, szervezet vezetője írja alá.

A megbízólevelek kezdődhetnek a levél céljára szolgáló indoklással vagy szabályozó dokumentumra való hivatkozással - „A célból...”, „A... számú... keltezésű... határozattal összhangban... ”, és a „Körlevél-jelentés végrehajtásáról... nem később...” kifejezéssel fejeződik be.

Az instrukciós levél mintája a 14. függelékben található.

Kérő levél – üzleti levél, amelynek célja a szerzői szervezet számára szükséges hivatalos információk, információk, dokumentumok megszerzése, vagy bizonyos intézkedések kezdeményezése. Nagyon sok vezetői helyzet indokolja a felkérő levelek elkészítését.

A kérőlevél tartalmazza a kérelem indoklását és magának a kérelemnek a nyilatkozatát. Az indoklás tartalmazhat jogszabályi és egyéb hivatkozásokat előírások, szervezeti és jogi dokumentumok. Az indoklásnak meg kell előznie a kérés nyilatkozatát. Az indokolás hiányozhat a kérés nyilvánvalósága, jellemző jellege esetén, valamint azokban az esetekben, amikor a kérést képező intézkedések végrehajtása a szervezet, egység vagy tisztségviselő feladata. A kérést gyakran a „kérni” igével fejezik ki:

"Kérem tájékoztasson...";

"Kérlek fizess...";

"Kérjük, hogy biztosítsa...";

„Arról kérünk tájékoztatást...”;

„Arra kérnénk, hogy erősítse meg...”;

"Kérjük, fogadja el...";

„Másodszorra kérjük, hogy azonnal fizessen vissza...”;

– Kérem, küldje el a címemre...

"Kérem, hogy...";

„Kérem, fizessen be...”;

„Kérem, adjon utasításokat...”;

„Kérjük, fontolja meg...”;

„Tájékoztatlak és kérdezek...”;

"Kérem tájékoztasson...";

„Az előzetes megállapodás szerint arra kérlek...”;

"Segítséget kérünk a...";

„Szeretném felhívni a figyelmét és megkérdezni...”;

„Kérjük, intézkedjen...”;

„Amellett, hogy... kérjük, vegye figyelembe...”;

"Figyelembe véve; hogy...; kérünk...";

„Kérjük, hogy találjon lehetőséget...”;

„Kérjük, hogy fontolja meg a... kérdését”;

„Szeretettel kérjük megerősíteni...”;

„Megállapodásunknak megfelelően kérünk...”, stb.

A kérés megfogalmazható a „kérdezni” ige nélkül is, például: „Reméljük a kérdés pozitív megoldását...”;

„Nagyon hálásak leszünk, ha elküldi...”;

"Hálásak lennénk, ha...";

"Kérem tájékoztasson...";

„Kívánatos lenne...”;

"Szeretnénk...";

"Szeretnénk...";

„Reméljük, hogy lehetségesnek tartja fellebbezésünk megfontolását”; „Szeretnénk kérdezni...”;

„Hadd kérjek egy kérést...”;

„Ezúton tájékoztatjuk és kérjük, hogy haladéktalanul adja meg...”; "Hálásak leszünk neked, ha...";

"Hálásak leszünk...";

„Hálásak leszünk a...”;

"Nagyon leszünk...";

„Reméljük, hogy lehetségesnek tartja...”;

"Örülünk, ha...";

"Arra kérünk, hogy...";

„Célszerű lenne megismerkedni a...”;

"Szeretnénk..." stb.

Egy levél több kérést is tartalmazhat. Ebben az esetben a következő nyelvi kifejezéseket használjuk:

„Arra is kérünk, hogy fontolja meg (biztosítsa, végezze...)”; "Ugyanakkor arra kérünk..."

A felkérő leveleket a szervezet vezetője vagy hivatalosan meghatalmazott tisztviselő írja alá. A felszólító levélhez válaszlevél szükséges.

Megjegyzendő, hogy a kérelmet más levél is tartalmazhatja, például kísérőlevél, garancialevél stb.

Az igénylő levél mintáját a 15. számú melléklet tartalmazza. Válaszlevél– felkérő levélre válaszul írt üzleti levél. A válasz lehet pozitív vagy negatív (elutasító levél).

A válaszlevelek összeállításánál be kell tartani a nyelvi párhuzamosság elvét: a válaszlevél szövegében ugyanazokat a nyelvi kifejezéseket és szókincset kell használni, mint amit a szerző a kezdeményező levélben használt.

Fontos emlékezni!

A válaszlevél szövegébe nem szabad beletenni a beérkezett levélre mutató hivatkozást („Az Ön... Nem... keltezésű leveléhez.”). A beérkezett levél hivatkozásához az űrlap adatai között szerepel a „Hivatkozás a beérkezett dokumentum dátumához és számához”, ahol a kezdeményező levélre vonatkozó információk szerepelnek. A válaszlevél a következő szavakkal kezdődhet: „Levelére válaszul tájékoztatjuk...”, „Levelére válaszul tájékoztatjuk...”.

A válaszlevelekben használt szabványos kifejezések:

"Tájékoztatjuk...";

"Tájékoztatjuk...";

"Kérelmére tájékoztatjuk...";

"Sajnos nem tudjuk...";

"Nagy sajnálatunkra...";

„Kölcsönös megelégedésre...”;

"Kérésednek megfelelően küldjük...".

A pozitív válaszlevél szabványos szövege így nézhet ki:

A nemleges választ indokolni kell, a kérést nem szabad indokolás nélkül elutasítani. Ha a szervezet - a levél írója - információval rendelkezik arról, hogy ki, milyen feltételek mellett, mikor tud pozitív választ adni erre a megkeresésre, akkor javasolt erről a címzettet tájékoztatni.

Az elutasító levelekben használt szabványos kifejezések:

„Sajnálattal értesítjük, hogy kérésének az alábbi okok miatt nem áll módunkban eleget tenni...”;

"Mivel... szervezetünk nem tud...".

A válaszlevél mintáját a 16. számú melléklet tartalmazza.

Jegyzet!

Az üzleti kommunikáció nem engedi meg a durvaságot és tapintatlanságot, és a partnerek közötti kommunikáció semleges hangvételét feltételezi. Ezzel kapcsolatban ajánlatos kerülni a hivatalos levélben történő közvetlen visszautasítást.

Emlékeztető levél– ismétlődően tényt közlő levél, amely olyan esetekben is használatos, ha a szerződő szervezet nem hajtja végre az abból eredő intézkedéseket. funkcionális felelősségek vagy elfogadott megállapodásokat.

Az emlékeztető levél szövege főszabály szerint két részből áll: egy hivatkozás egy dokumentumra, amely rögzíti a felek kötelezettségeit, vagy olyan körülményeket, amelyekkel kapcsolatban a szervezet köteles bizonyos intézkedéseket megtenni, valamint az ilyen vagy egyéb intézkedések végrehajtására irányuló kéréseket. akciók.

Az emlékeztető levél kulcsmondata az „emlékeztet (emlékezz)” ige.

Az emlékeztető levelek alapmodellei és kivitelei:

„A... levelében tájékoztattuk, hogy...”;

„A mai napig azonban nem kaptunk választ Öntől”;

„Erre emlékeztetve kérünk...”;

„Ha nem érkezik válasz... határidőn belül...”;

„Emlékeztetjük, hogy a közös munkaterv szerint...”;

„A szerződés feltételeinek megfelelően kínálunk Önnek...”;

„A... számú megállapodás értelmében emlékeztetünk a kötelezettségekre...”;

„Az ismételt emlékeztetők ellenére...”;

„Sürgősen tájékoztasson bennünket a dolgok állásáról”;

„Másodszor is küldünk...”;

„Újra tájékoztatjuk...”;

„Újra emlékeztetünk...”;

"Szeretettel kérünk...";

„Még egyszer... emlékeztetünk...”;

"Különben kénytelenek leszünk...";

„Felhívjuk a figyelmet, hogy...”;

"Szeretnénk tájékoztatni, hogy..."

Az emlékeztető levél tartalmazhat még egy további részt, amely megemlíti a szükséges intézkedések elmulasztása esetén alkalmazandó szankciókat:

„Ha nem teljesíti kötelezettségeit, szankciókra számítanak” stb.

Az emlékeztető levél mintáját a 17. melléklet tartalmazza.

Hálalevél (köszönő levél) – egy üzleti levél, amiért hálát fejez ki elkövetett tetteket(beérkezett levélre, tájékoztatásra, meghívóra). A hálalevelek kevésbé formalizáltak a többi levéltípushoz képest, és szabadabb formában íródnak.

A levél kulcsmondatai a következő kifejezések lehetnek: „Köszönöm, hogy...”;

"Köszönjük, hogy...";

"Hálásak vagyunk neked, hogy...";

„Köszönetünket fejezzük ki a...”;

„Köszönetét fejezve ki leveléért, tájékoztatjuk, hogy...”;

„Meghívást kaptunk, amit nagyon köszönünk”; "Előre is köszönöm, hogy...";

„Hálásan megerősítjük...”;

„Köszönetünket fejezzük ki önnek a...”;

„Hadd köszönjem meg...”;

„Hadd fejezzem ki őszinte hálámat önnek...”;

„Köszönjük a segítségét…”;

„Hálásak vagyunk neked, hogy...”;

„Megkaptuk a meghívását..., amiért köszönettel tartozunk...”; „Címzve levelét, köszönjük, hogy megadta...”, „Mély köszönetünket fejezzük ki Önnek, hogy...”;

„Ezzel kapcsolatban szeretném megköszönni...”;

„Teljes szívemből hálámat fejezem ki neked...”;

„Hálát fejezve ki a...ért, tájékoztatjuk, hogy...”;

„Őszinte hálánk a...”;

„Mély hálával...” stb.

A köszönőlevél mintáját a 18. számú melléklet tartalmazza.

Visszaigazoló levél – üzleti levél, amelyben a címzett megerősíti az információk, dokumentumok vagy egyéb anyagok átvételét, korábban megkötött megállapodásait, szándékait stb. Az előzetes megállapodás megerősítésekor a levél szövegében röviden fel kell vázolni annak lényegét a dokumentumok átvételének megerősítésekor, meg kell neveznie azokat. A visszaigazoló levél egyes esetekben röviden felvázolja a beérkezett dokumentumok lényegét.

Az ilyen típusú betűk kulcsfontosságú nyelvi képlete a „megerősítem” ige.

A megerősítő levél alapvető modelljei és mintái:

„Megerősítjük a dokumentumok átvételét (előzetes megállapodás, hozzájárulás stb.)”;

„Megerősítjük a tárgyalások során elért megállapodásokat...”;

"Megerősítjük szándékunkat...";

„Az anyagok átvételét hálásan köszönjük...” stb.

A megerősítő levél kéréssel, kívánsággal vagy javaslattal végződhet.

A megerősítő levél mintáját a 19. melléklet tartalmazza.

Értesítő levél– nyilvános eseményekről (találkozók, szemináriumok, kiállítások, konferenciák stb.) szóló üzleti levél.

Az értesítő leveleket rendszerint számos szervezetnek, intézménynek, vállalkozásnak küldik ki azzal a céllal, hogy vonzóvá tegyék őket, vagy meghívják őket a folyamatban lévő eseményekre. Az értesítő levelek egyszerre tájékoztathatnak a rendezvényről, a rendezvény idejéről és helyéről, és egyben részvételre hívhatnak, tájékoztathatnak a rendezvényen való részvétel feltételeiről és tartalmazhatnak egyéb kiegészítő információkat is. Így az értesítő levél egyszerre lehet meghívólevél, vagy meg is előzheti a meghívót.

Az értesítő levél mellékleteket tartalmazhat, amelyek tartalmazhatják a rendezvény programját, részvételi jelentkezést és egyéb tájékoztató anyagokat. Az ilyen leveleket általában egy listára küldik, így a „Címzett” adatai általánosan vagy egyáltalán nem formázhatók.

Az értesítő leveleket a rendezvény lebonyolításáért és lebonyolításáért felelős szervezetvezető vagy vezető helyettes, valamint több szervezet közös lebonyolítása esetén több vezető írja alá.

Az értesítő levél mintája a 20. függelékben található.

Meghívó – üzleti levél, amely egyfajta értesítő levél. Az értesítő levélhez képest az a különbség, hogy nem lehet fejléces papíron, más a formátuma, színe, további dizájnelemei lehetnek díszek, rajzok stb.

Nagyszámú meghívó esetén sablonos, előre elkészített meghívószövegeket használnak. A meghívólevelek általában meghatározott személynek vagy személyeknek szólnak, így a címzett megszólítására „Kedves..!”, „Kedves..!” képleteket használnak, például:

„Tisztelt Sztyepanov úr!”;

"Kedves Alekszandr Nikolajevics!";

"Tisztelt Uraim!";

– Kedves ágfők! stb.

A meghívó levelek küldhetők e-mailben, de különösen különleges alkalmakkor érdemes postai úton vagy futárral küldeni. A meghívólevelekben a következő kifejezések használatosak:

„Meghívjuk, hogy vegyen részt a...”;

„Kérjük, vegyen részt a...”;

„Megtiszteltetés, hogy meghívhatlak...”;

"Fogadd el meghívásunkat...";

"Engedd meg, hogy meghívjam (meghívjuk)...";

„Örülnénk, ha látnánk a...”;

„Nagyon hálásak leszünk, hogy részt vett a...”;

„Hálásak lennénk, ha elfogadnák meghívásunkat, hogy...”;

„Meghívjuk Önt, hogy... amelyre...” stb.

A meghívó levél szabványos szövege így néz ki:

„2014. március 23–25-én „Oktatás – új idők, új megközelítések” című tudományos-gyakorlati konferenciára kérjük, erősítse meg részvételét és küldje el beszédének 3-5 oldalas absztraktjait Az információkat a részvétel megerősítése után küldjük meg Önnek.”

A meghívólevél mintáját a 21. számú melléklet tartalmazza.

Válasz a meghívólevélre – pozitív vagy negatív választ kifejező üzleti levél. Pozitív döntés esetén a szervezet azonnal jelentkezhet a rendezvényen való részvételre. Elutasító döntés esetén meg kell jelölni az elutasítás okát, a meghívó levélre adott választ az elutasítás indoklásával kezdve: „Kapcsolatban...”.

A meghívólevélre adott válaszmintát a 22. számú melléklet tartalmazza.

Gratuláló levél (gratuláló levél) – tisztviselői vagy szervezeti pozícióban jelentős eseményekhez kapcsolódó különleges alkalmakkor írt üzleti levél.

A gratuláló leveleket szabad formában írják, lehetnek kis térfogatúak és egy vagy két mondatot tartalmazhatnak, vagy meglehetősen részletesek. Ez utóbbi esetben a gratuláló levél bemutatja a gratuláció címzettje életének főbb szakaszait, tevékenységét és legfontosabb eredményeit. Ha a levél egy szervezetnek vagy annak strukturális részlegének szól, akkor az a szervezet vagy részleg legfontosabb és legjelentősebb eredményeit tartalmazza.

Az üzleti gyakorlatban a gratuláció következő okai különböztethetők meg:

• – a fogadó szervezet és a szervezet vezetőjének évfordulója, születésnapja;
• – díjak, versenygyőzelmek, nyertes pályázatok;
• - siker az üzleti életben és szakmai tevékenység(kinevezés magas beosztásba, tiszteletbeli vagy különleges cím adományozása, új fiók megnyitása stb.);
• – munkaszüneti napok (újév, karácsony, a haza védelmezőjének napja stb.);
• – vallási ünnepek (karácsony);
• - kellemes események a személyes életében (születésnap, házasság, gyermek születése);
• – kölcsönösen előnyös partnerségi megállapodások megkötése;
• – az együttműködés évfordulója (általában az első vagy forduló).

Gyakorlat

A gratuláló leveleket nemcsak a szervezet fejléces papírjára, hanem különféle típusú speciális papírra is ki lehet adni. színválaszték, díszekkel díszített, nagy sűrűségű stb.

A következő kulcskifejezések használatosak a gratuláló levelekben:

"Gratulálok a...";

"Őszintén gratulálunk a...";

"Kérjük, fogadja őszinte gratulációnkat a...";

"Szívből gratulálunk a...";

"Gratulálok...";

„Kérjük, fogadja őszinte gratulációnkat...”;

„Gratulálunk az új pozícióba való kinevezéséhez”;

„Gratulálunk az új fiók megnyitásához”;

„Örömmel értesültünk a választási sikeréről. Gratulálunk a győzelméhez! stb.

A gratuláló levél szabványos szövege így nézhet ki:

„Kérjük, fogadja őszinte gratulációnkat az Igazgatóság elnökévé történő megválasztásához. Bízunk benne, hogy tapasztalata és magas szakmai felkészültsége a cég további fejlődését szolgálja és erősíti pozícióját a csúcstechnológia területén.”

A gratuláló levél mintáját a 23. melléklet tartalmazza.

Válasz egy gratuláló levélre – egy levél, amelyet tisztviselői vagy szervezeti beosztásban jelentős eseményekhez kapcsolódó különleges alkalmakkor küldött gratulációkra válaszul.

A gratuláló levélre adott válasz normál szövege:

„Köszönöm a figyelmet, amit a születésnapomon tanúsított. Köszönöm a szívélyes és őszinte szavait.

A gratuláló levélre adott válaszminta a 24. mellékletben található.

Garancia levél – üzleti levél, amely garantálja az elvégzett munka vagy valami (szolgáltatás, termék, helyiség stb.) biztosítását.

A garancialevélben a szerző szervezet bizonyos kötelezettségeket vállal, így az ilyen levélnek jogi terhe van. A jótállási levél szövege munkavégzésre, szolgáltatásnyújtásra stb. tartalmaz egy jogilag jelentős kifejezést: „Fizetési garanciát vállalunk” stb. A továbbiakban a levél szövegében közöljük banki adatok szervezet - a garancialevél szerzője.

A garancialeveleket a szervezet igazgatója és főkönyvelője írja alá, az aláírásokat a szervezet főpecsétje hitelesíti.

Fontos tudni!

A garancialevél megkülönböztető jellemzője a szükséges „okmánytípus neve”, amely más típusú leveleken nem szerepel. Ez a részlet így fog kinézni - GARANCIALEVÉL.

A garancialevél alapmodellei és kivitelei:

„Garantáljuk a hitel visszafizetését...”;

„Hiteltörlesztési garanciát vállalunk... erejéig...”;

"Fizetést garantálunk. Bankszámlánk...";

„Az élettér biztosítását garantáljuk...”;

„A cég garanciát vállal...”;

„Ezzel a levéllel garantáljuk...”;

„(Szervezet neve) segítséget kér (Öntől)... (Szervezet neve) garanciák...”;

„A segítségnyújtás érdekében... (Szervezet neve) garanciákat kérünk...”;

„Garantáljuk, hogy a fenti megrendelés alapján szállított berendezés minden tekintetben megfelel a megrendelésben szereplő leírásnak, specifikációknak és specifikációknak”;

„Ha az üzembe helyezéstől számított...-en belül a berendezés hibásnak bizonyul, vállaljuk a hiba elhárítását saját költségünkön”;

„Ha... vállaljuk a hibás berendezés térítésmentes cseréjét”;

„Vállaljuk az új berendezések késedelem nélküli szállítását”;

„Vállaljuk a szállítás és a biztosítás költségeit” stb.

A garancialevél mintáját a 25. számú melléklet tartalmazza.

Információs levél – üzleti levél, amelyben a címzettet a hivatalos információkról tájékoztatják.

A tájékoztató levél jelentését tekintve hasonló az üzenet- vagy reklámlevélhez, de tágabb és informatívabb. Ez a levél az eredmény logikai fejlődés levelezés. A címzettnek akkor küldik el, ha a kapcsolatfelvétel létrejött, és nem tiltakozik az üzleti kapcsolatok későbbi fejlesztése ellen. A tájékoztató levél valamivel nagyobb, mint egy üzenet, amely tájékoztatja a címzettet arról, hogy a szerző üzleti kapcsolatokat kíván kialakítani, és ezek megvalósításának bizonyos aspektusairól.

A tájékoztató levelek hasznosak a kezdeti kapcsolatfelvétel során a címzettel, akit bizonyos mennyiségű, áttekintő jellegű kiegészítő információval látnak el. A tájékoztató levél arra ösztönözheti a címzettet, hogy további információkhoz jusson a levélben szereplő megfogalmazás használatával: „Szívesen válaszolunk kérdéseire.”

A tájékoztató levél mintáját a 26. melléklet tartalmazza.

Pályázati levél – üzleti levél olyan esetekben, amikor egy szervezet rendezvényeken kíván részt venni, vagy más szervezet által nyújtott szolgáltatást kíván igénybe venni. BAN BEN kereskedelmi tevékenységáru- és szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódóan az alkalmazás mint elsődleges dokumentum, amely alapján megtörténik a megrendelés és a szerződéskötés. A kérelem speciális típusa a végrehajtó hatóságokhoz és kormányzati szervezetekhez benyújtott dokumentumok, amelyek célja bármilyen jog bejegyzése, engedélyek megszerzése stb.

A pályázat elkészíthető egységes formában, vagy az árut vagy szolgáltatást kínáló szervezet által megfogalmazott követelmények figyelembevételével. Az első esetben az ilyen kérelem elkészítése az értékesítő szervezet által javasolt formanyomtatvány kitöltését jelenti. Ha a pályázat szabad formában készült, akkor a levél írója számára elengedhetetlen információkat tartalmaz.

Mivel a jelentkezési levél valójában egy munka elvégzésére, szolgáltatásnyújtásra, vagy valamely rendezvény résztvevői listájára való felvételre irányuló felkérést jelent, a pályázat szövege általában ugyanazt a nyelvezetet használja, mint a felkérő levelekben:

„Arra kérünk benneteket, hogy vegyetek részt a csoportban, ahol részt vehettek...”;

„Kérjük, hogy biztosítsa társaságunk két képviselőjének részvételét a...”;

„Kérjük, hogy jelentkezzenek résztvevőként...” stb.

A jelentkezési levél szövege helyzettől függően további információkat tartalmaz a rendezvény résztvevőiről, a pályázat tárgyáról, a munkavégzés feltételeiről vagy a folyamatban lévő rendezvényeken való részvételről stb. Például, ha valamely rendezvényen (szeminárium, konferencia, fesztivál, vásár stb.) való részvételre jelentkeznek, a következő információkat kell feltüntetni:

• - rendezvény címe;
• – tartásának dátuma;
• – részvételi forma (előadó, hallgató, résztvevő stb.);
• – a résztvevő(k) vezetékneve, keresztneve és családneve;
• - Munkavégzés helye, beosztása;
• – postai cím irányítószámmal, telefonszámmal, email címmel;
• – szálloda igénye a rendezvény ideje alatt.

Bármilyen típusú szolgáltatás nyújtására irányuló kérelem benyújtása esetén a levélben foglaltakon kívül a kérelem tárgyának minden lényeges vonatkozása, valamint a pályázat szerzőjére vonatkozó minden szükséges adat a jelzett.

A pályázat tartalmazhat garanciát is a szolgáltatások vagy az adott rendezvényen való részvétel fizetésére.

A pályázati levél mintáját a 27. számú melléklet tartalmazza.

Kiegészítő levél – a főlevél után küldött, kiegészítő információkat tartalmazó üzleti levél. Az ilyen levél jellegzetes vonása, hogy közvetlenül jelzi, hogy az előző levél folytatásaként szolgál. Itt kell kezdődnie a következő levélnek, például:

"A levél mellett...";

"Ez a levél a..." kiegészítése.

A kiegészítõ levél szövegében indokolni kell, hogy miért volt szükséges elküldeni, pl.

„A termék... az Ön cégét közvetlenül érdeklő összetevők költségének jelentős változása miatt...”.

A kiegészítõ levél mintája a 28. függelékben található.

Bocsánatkérő levél – a címzettnek az üzleti kapcsolatokban elkövetett jogsértések miatti bocsánatkérés alkalmából írt levél. A hivatalos üzleti levelezésben viszonylag ritkán találkozunk bocsánatkérő levelekkel. Sok esetben azonban nélkülözhetetlennek bizonyulnak a címzett hivatalos bocsánatkéréséhez és a kapcsolat normalizálásához, különösen akkor, ha más módon nem lehet bocsánatot kérni.

A bocsánatkérő levelek elejének szokásos megfogalmazása: „Arra kérem, fogadja el bocsánatkérésemet a(z) …-val kapcsolatban.” A levél elején kérjen bocsánatot, és csak ezután indokolja fellebbezését. Ugyanakkor nem szokás kétszer bocsánatot kérni egy levél során. Jobb, ha sajnálatát a lehető legőszintébben és legmeggyőzőbben fejezi ki a címzettel való kapcsolat átmeneti megszakadása kapcsán. A bocsánatkérő levél általános hangvétele legyen hangsúlyozottan megbékéltető, de ne üdvözítő.

A bocsánatkérő levél mintáját a 29. melléklet tartalmazza.

Részvétnyilvánító levél – sajnálat, együttérzés és részvét kifejezésére írt üzleti levél. Ez a fajta levél a mindennapi üzleti levelezésben használatos a címzetthez közel álló személyek (rokonok, kollégák) halálával kapcsolatban.

Kevésbé tragikus események (természeti katasztrófa, nagyobb bajok a szervezet tevékenységében) esetén az együttérzés és a sajnálat írásos kifejezése történik. E levelek célja, hogy barátságos támogatást mutassanak egy üzleti környezetben. Erre az űrlapra írásbeli kérelmet a szerző és a címzett kapcsolatában fellépő félreértések esetén az üzleti kapcsolattartás szokásos rendjét sértő nézeteltérések esetén megengedhető. Az ilyen leveleket részvétnyilvánító szavakkal kell kezdeni (együttérzés, megbánás), például: „Kérlek, fogadd részvétemet...” vagy „Őszinte együttérzésemet fejezem ki...”. Nagyon kívánatos, hogy egy ilyen levél összhangja hangsúlyosan meleg legyen, és teret hagyjon a remény és az optimizmus érzésének kifejezésére.

A részvétnyilvánító levél mintáját a 30. számú melléklet tartalmazza.

Ajánlólevél – a szerző által a címzetthez intézett, a levelezésben részt nem vevő harmadik fél javára benyújtott petíció. Leggyakoribb ajánlólevelek, amelyet egy szervezet ad ki egy alkalmazottnak a szervezetben szerzett munkatapasztalatának, a munkavállaló érdemeinek és személyes tulajdonságainak megerősítéseként.

Az ajánlólevél elejének tipikus megfogalmazása a következő: „Ezzel a levéllel megtiszteltetés számomra, hogy ajánlhatom Önnek Mr. (Mrs.) ...” Ezt követően a szerző felhívja a címzett figyelmét fellebbezésének indítékaira, és kifejti saját elképzelését az ajánlott személyről. A részletes ajánlás nem lehet általános, annak tartalmaznia kell az ajánlott személy konkrét előnyeit (vagy hátrányait), hogy objektív benyomást keltsen a címzettben.

Ez érdekes!

Szergej Jeszenyin költő 1915. március 9-én érkezett Szentpétervárra. Az első ember, akit a városban meglátogatott, L. L. Blok volt. Ajánlóleveleket adott neki, és Jeszenyin útja az irodalmi körök felé nyitott volt.

Az üzleti gyakorlatban megkülönböztethető a szervezetek kereskedelmi tevékenysége során használt betűcsoport, az ún kereskedelmi levelek. Ez a csoport a következő típusú betűket tartalmazza.

Egy vizsgálat – üzleti levél, amelyet a potenciális vevő a szerződéskötés előtti szakaszban küld a potenciális eladónak, hogy tájékoztatást kapjon egy árutétel bizonyos feltételek mellett történő szállításának lehetőségéről, vagy egy bizonyos áru szállítására vonatkozó ajánlat küldésére irányuló kéréssel. árutétel (bizonyos típusú szolgáltatás nyújtásához). A kereskedelmi kérelmet meg kell különböztetni a tájékoztató levéltől és az áru szállítási feltételeinek és árának közlését kérő levéltől. Nem minősül pályázatnak vagy megrendelésnek a felkérő levél sem, amely más típusú levél más elemekkel és részletekkel.

Kereskedelmi megkeresésben a vevő érdeklődik egy áruszállítmány meghatározott időkereten belüli, meghatározott feltételekkel történő leszállítása iránt, és felmerülhet a szállítási ár kérdése. A kérésben főszabály szerint fel kell tüntetni: az áru (szolgáltatás) megnevezését és azokat a feltételeket, amelyek mellett kívánatos az áru átvétele (mennyiség, áru minősége, modell, márka, ár, szállítási idő, szállítási feltételek stb.). ).

A fizetési feltételek határozzák meg, hogy a vevő mikor és hogyan számol el az eladóval. A szállítási feltételek határozzák meg, hogy hol és mikor száll át a felelősség az áru biztonságáért és a kockázatokért az eladóról a vevőre.

A szállítási feltételek meghatározásakor ben nemzetközi kereskedelem A használt kifejezések az INCOTERMS kereskedelmi kifejezések szótárában találhatók ( Nemzetközi Kereskedelmi feltételek, INCOTERMS), amelyet a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara fejlesztett ki. A szótár a nemzetközi adásvételi szerződésekben szereplő, a szállítási folyamattal, a szállítások lebonyolításával stb. kapcsolatos alapvető szállítási feltételeket tartalmazza. Az egyes kifejezésekhez tartozó hárombetűs rövidítések szabványosak, és az illetékes OOP hatóságok által elfogadottak. Mivel az INCOMERMS egy folyamatosan fejlődő fogalomkészlet, ezért a szerződésekben történő használatakor feltétlenül jelezni kell a szótár kiadását.

Néhány szótári kifejezés az alábbiakban található:

• –FAS ( Ingyenes Alongside Ship) - szabadon a hajó oldala mentén... (szállítási kikötő). Az eladó akkor tekinti kötelezettségeit teljesítettnek, ha az árut a hajó oldala mentén a kikötőhelyre helyezik. Ettől kezdve a vevőnek kell viselnie minden költséget és az áru elvesztésének vagy sérülésének kockázatát. A kifejezést csak tengeri vagy folyami vízi szállításra használják;
• –FOB ( Ingyenes a fedélzeten) – ingyenes a fedélzeten a... (szállítási kikötőben). A felelősség és a kockázatok attól a pillanattól szállnak át a vevőre, amikor az áru áthalad a hajó sínjén a megállapodás szerinti kikötői kikötőben. A kifejezést csak tengeri vagy folyami vízi szállításra használják;
• – CIF ( Költség Biztosítási fuvar) - költség, biztosítás, a célkikötőbe fizetett fuvar. A kifejezést csak tengeri vagy folyami vízi szállításra használják;
• – CIFC ( Költségbiztosítás Fuvarozás és Conihsion) – CIF és közvetítői jutalék;
• –DAF ( Határon szállítva) – határon történő szállítás. Az eladó a vámkezelésen átesett áruk kiviteli célú leszállítására vonatkozó kötelezettségének eleget tett, attól a pillanattól kezdve, amikor azt a határon a kijelölt helyen átadták a vevőnek. A kifejezés bármilyen típusú szállításra használható, de túlnyomórészt a vasúti és közúti szállításra használják.

A következő kifejezések használatosak egy kereskedelmi kérésben:

"Kérjük, adjon részletes tájékoztatást a...";

„Kérjük, hogy tájékoztass minket az ellátás lehetőségéről...”;

„Kérjük, tegyen ajánlatot az ellátásra...” stb.

Szabványos kérőlevél szövege:

„A VAMIT konszern a faszárítási technológiák tanulmányozására szakosodott. Ezzel kapcsolatban rendkívül érdeklődőek vagyunk az orosz vállalkozások által gyártott szárítókamrák beszerzése és telepítése iránt szabványos projektek faszárító berendezések tudományos és műszaki dokumentációja."

A felkérő levél mintáját a 32. számú melléklet tartalmazza.

Válasz a kérdőívre – az áruk (szolgáltatások) potenciális eladójának válaszlevele az áruk (szolgáltatások) potenciális vásárlójának kérésére.

Ha az eladó készen áll a kérés minden feltételének teljesítésére, azonnal ajánlatot küldhet a szállításra. A minőségi javaslat elkészítése azonban időbe telik, ezért javasolt először elvi egyetértés, majd a következő levélben elküldeni a javaslatot.

A kereskedelmi megkeresésre adott válasz a következő lehet:

• – ajánlati levél (ajánlat), ha az eladó a vevő kérésének azonnal eleget tud tenni;
• – a termékről (szolgáltatásról) tájékoztató levél, ha a vásárló kifejezetten tájékoztatást kért a termékről;
• – a kérelem elbírálásának megtagadása.

Utóbbi esetben az üzleti etika mindenekelőtt megköveteli, hogy kifejezzék köszönetüket a megrendelésért, majd magyarázzák el, miért nem fogadható el és nem teljesíthető a megbízás, pl.

"Köszönjük szállítási kérését... Sajnos... miatt... Megrendelése nem vehető át ellenértékre (végrehajtva)";

“Köszönjük szállítási kérését... Sajnos az Önt érdeklő termék csak a feltételekkel szállítható...”;

"Köszönjük szállítási kérését... Sajnos előfordulhat, hogy az Önt érdeklő termék nem kerül kiszállításra korábban... A szállítási határidő módosításához kérjük jelezze hozzájárulását."

Normál válaszszöveg egy kérésre:

„Miután 2014 áprilisában 2000 db ASUS VX239H monitort Jekatyerinburgba szállítani kíván, megerősítjük, hogy készek vagyunk a megadott határidőn belül szállítani ezeket a termékeket.”

A megkereső levélre adott válaszminta a 33. függelékben található.

Ajánlólevél (bemutató levél) – egy potenciális partnernek küldött üzleti levél, amely árukat, szolgáltatásokat, együttműködést stb. A kereskedelmi tevékenységekben az ilyen ajánlati levelet kereskedelmi ajánlatnak vagy ajánlatnak nevezik.

Az ajánlat a következő lehet:

• – egy korábban megkötött szóbeli megállapodás írásbeli megerősítése;
• – válasz egy korábban elküldött kérőlevélre;
• – önálló javaslat, amely kezdeményezési dokumentum. Ebben az esetben értékesítési levélként működik.

Az első két esetben a javaslat felkérő levélre, illetve előzetes megállapodások eredményeként kerül kiküldésre, tehát nem proaktív. Ennek megfelelően a levél első sora jelzi a javaslat elküldésének motivációját.

Sokkal több kötelező elem van egy kereskedelmi ajánlatban, mint egy kérelemben. Ez magában foglalja a csomagolásra és a címkézésre, a minőségre, az áru árára, a szállítási árra, a teljes tétel költségére, a fizetési feltételekre vonatkozó adatokat. A kockázati kompenzációról vis maior körülmények és választottbírósági feltételek esetén lehet tájékoztatást adni.

A kereskedelmi tevékenységekben ingyenes és határozott ajánlatok (ajánlatok) vannak. Az ingyenes ajánlat olyan ajánlat, amelynek teljesítését az eladó a szerződés megkötése előtt megtagadhatja; az eladót nem köti az áru eladási kötelezettségével. Az ingyenes ajánlattal kapcsolatos információk a szöveg első sorában találhatók (... részünkről kötelezettség nélkül teszünk ajánlatot). A határozott ajánlat az, amelyet az eladónak nincs joga visszautasítani egy bizonyos időpontig.

Meghatározott vevőnek határozott ajánlatot küldenek, amely tartalmazza az alapvető szállítási feltételeket (árumennyiség, minőség, áru ára stb.). A határozott ajánlat kötelezi az eladót, hogy a megajánlott terméket eladja annak, akinek felajánlja, ezért a határozott ajánlat kötelező eleme az utolsó sorban az ajánlat érvényességi idejének feltüntetése, pl.: „ Az ajánlat...-ig érvényes. Ha a megadott határidőn belül nem érkezik válasz, az az ajánlat elfogadásának megtagadását jelenti.

Kiváló minőségű ajánlati levél létrehozásához meg kell értenie a következő fogalmakat:

• – elfogadás – ajánlat elfogadása az eladó feltételei szerint;
• – ömlesztett – túlméretes rakomány szállítása csomagolás nélkül;
• – ömlesztett – folyadékok szállítása tartályokban vagy tartálykocsikban csomagolás nélkül;
• – ömlesztett – ömlesztett rakomány szállítása csomagolás nélkül.

A leggyakoribb nemzetközi kifejezések, amelyek meghatározzák

fizetési feltételek:

• – ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – számláról számlára;
• – V/C ( Számla Beszedésért) – beszedési számla;
• – CBD (KÉSZPÉNZ SZÁLLÍTÁS ELŐTT) – készpénzes fizetés az áru kiszállítása előtt;
• – CD (DOKUMENTUM ELLEN KÉSZPÉNZ) – készpénzes fizetés okmányok ellenében;
• – CIA (CASH IN AVANCE) – készpénzes előleg.

A partnernek szóló ajánlat konkrét részletes információk,

hiszen a következő lépés lehet a megállapodás megkötése, vagy általános tájékoztatás, ami tulajdonképpen egy javaslat a tárgyalások megkezdésére.

Az ajánlat felépítése így nézhet ki:

1. rész. Bevezetés:

• - üdvözlet;
• – a levélírás okának megjelölése.

Az üzenet ezen részében a következő kifejezések használatosak:

„Kérelmére tájékoztatjuk, hogy...”;

„Örülünk, hogy üzleti kapcsolatokat kíván kialakítani velünk”;

“Szívesen elküldjük Önnek a kívánt mintákat és kínálunk...”;

„Képviselőnk, N úr tájékoztatni fog minket, hogy érdeklődik termékeink iránt...”;

"A kérésednek megfelelően...";

„Megerősítjük megállapodásunkat, és tájékoztatjuk, hogy szállítani tudjuk...”;

„Üzleti partnereink (N) arról tájékoztattak bennünket, hogy érdeklődik termékeink kínálatába való felvétele iránt...”;

„Készen állunk termékeinkkel, ezért referenciaként elküldjük Önnek legújabb katalógusunkat.”

2. rész. Fő rész:

• – válasz a feltett kérdésekre;
• – a kereskedelmi ajánlat értelmének közvetítése (a termék kizárólagosságának hangsúlyozása, ha ennek a terméknek kevés gyártója van; a termék paramétereinek, eltéréseinek hangsúlyozása, ha ennek a terméknek sok gyártója van; a termék sajátosságainak hangsúlyozása a cég munkája és szolgáltatásnyújtása, ha sok gyártó van ennek a terméknek).

Felhasznált kifejezések:

„Készek vagyunk különleges ajánlatot tenni Önnek”;

"Felajánljuk neked...";

„Határozottan felajánljuk Önnek...”;

„Megállapodásunk megerősítéseként felajánljuk Önnek...”;

„Mellékelve elküldjük Önnek katalógusunkat a legfrissebb árlistával”;

„Részletes árlistánk meggyőzi Önt választékunk gazdagságáról”;

„Ajánlatunk...-ig érvényes”;

"Az árak tartalmazzák a csomagolási és szállítási költségeket";

„A feltételeknek megfelelően szállítunk...”;

„Készek vagyunk kedvezményt biztosítani...”;

„Kérjük, tudassa velünk, ha beleegyezik a próbavásárlásba tesztelés céljából”;

„Feltéve, hogy a nyersanyagárak változatlanok maradnak...”;

"Termékeinket nagyra értékelik..."

– további ajánlatok (hangsúly az ügyféllel szembeni különleges bánásmódra).

Felhasznált kifejezések:

"Az új tranzakció elindításának megkönnyítése érdekében katalógusárainkból...% kedvezményt adunk";

„Termékeink kiváló minősége nagy figyelmet kapott az egész világon”;

„Különösen a pozíciókra szeretném felhívni a figyelmet...”;

„Az Ön céljainak leginkább megfelelő modell...”;

„Különösen tudom ajánlani az árlistában feltüntetett tételeket (termékeket), hiszen készültek...”;

„Jövedelmesen vásárolhatna egy nagy tételt...”;

„Amint látja, áraink versenyképesek”;

„Biztosak vagyunk abban, hogy termékeink minősége minden elvárásnak megfelel”;

„Minden termékünkre... egy év garanciát adunk”;

"Termékeinket gondosan ellenőrizzük a minőség biztosítása érdekében";

„Szívesen lépnénk Önnel üzleti kapcsolatba, és biztosak vagyunk abban, hogy termékeinket sikeresen értékesítheti üzletében”;

"Első rendelése megnyugtatja Önt arról, hogy igyekszünk minden vásárlói kívánságot a lehető legnagyobb gondossággal teljesíteni."

3. rész, döntő:

– köszönetnyilvánítás a figyelemért és remény az együttműködésre.

Felhasznált kifejezések:

„Nagyon örülnénk, ha hamarosan megrendelést kapnánk Öntől”;

„Ha ezzel kapcsolatban kérdése van, az alábbi telefonszámokon kereshet minket”;

„Ha ajánlatunk nem felel meg Önnek, akkor hálásak vagyunk, hogy tájékoztatott minket az okokról”;

„Kérésére szívesen adunk tájékoztatást a szállítási és fizetési feltételekről”;

"Örömmel látjuk megrendelését, és gyors, pontos végrehajtást ígérünk."

Az ajánlati levél szabványos szövege:

„Új katalógust mutatunk be, mely a cégünk által gyártott bútorok teljes kínálatát tartalmazza. Ezen túlmenően árlistát is küldünk törzsvásárlóinknak, de ezeket a kedvezményeket nem tudjuk sokáig fenntartani. ezért azt javasoljuk, hogy az aktuális hónapban adja le rendelését.”

Az ajánlati levél mintáját a 34. számú melléklet tartalmazza.

Válasz az ajánlati levélre – az áruk (szolgáltatások) potenciális vásárlójának válaszlevele az áruk (szolgáltatások) potenciális eladójának ajánlatára.

Az üzleti etikett megköveteli, hogy egy ajánlatra kötelező választ kell adni, még akkor is, ha nem tudja elfogadni.

Az ajánlati levélre adott válasz lehet az ajánlat elfogadását vagy elutasítását megerősítő levél. Előfordulhat, hogy a vevő csak az ajánlati feltételek egy részével nem ért egyet, akkor viszontajánlatot küldhet az eladónak, aminek eredményeként kereskedelmi levélváltás történik, melynek során a felek vagy megállapodnak az összes lényeges szállítási feltételben, vagy visszautasítják. az ügylet megkötésére. A helyzettől függően a következő stabil kifejezések használhatók az ajánlati levélre adott válaszban:

„Köszönjük ajánlatát, és tájékoztatjuk, hogy készek vagyunk üzletet kötni a...”;

"Elfogadjuk az ajánlatát a...";

„Megerősítjük, hogy készek vagyunk üzletet kötni a...”;

"Köszönjük ajánlatát, de jelenleg nem szeretnénk megvásárolni ezt a terméket."

Az ajánlati levélre adott válasz normál szövege:

"Köszönjük azt a javaslatát, hogy a komplett elektromos vezérlőpanelekhez további áramváltókat is szállítson. Az Ön által megnevezett árat azonban túl magasnak tartjuk. Ráadásul a fizetési feltételek sajnos elfogadhatatlanok számunkra. Készek vagyunk visszatérni javaslataira, ha lehetségesnek tartja azok megtételét."

Az ajánlati levélre adott válaszmintát a 35. számú melléklet tartalmazza.

felszólító levél – üzleti levél, amelynek célja, hogy ösztönözze a szerződő felet kötelezettségei teljesítésére olyan feltételek mellett, amikor a korábban elfogadott megállapodások megsértése történik.

A felszólító levelek általában összetett szerkezetűek. Konkrét dokumentumokra hivatkozva megadják a megállapodások feltételeit, felvázolják a jelenlegi helyzet lényegét, megfogalmazzák a kötelezettségek teljesítésének követelményét és megjelölik a kötelezettségek elmulasztása esetén a lehetséges szankciókat.

A keresett betűk kulcskifejezései a következők lehetnek:

„Sürgősen követeljük, hogy hajtsa végre (küldje, biztosítsa, adja át)...”;

„Követeljük kötelezettségeink teljesítését...”;

„Követeljük, hogy haladéktalanul hajtsa végre...” stb.

A lehetséges szankciók az alábbiak szerint fogalmazhatók meg:

„Egyébként szankciókat fog kiszabni...”;

„Egyébként az ügy a Választottbíróság elé kerül”;

„Egyébként nem vállalunk felelősséget a következményekért...” stb.

A felszólító levélre adott válaszmintát a 36. számú melléklet tartalmazza.

A keresetlevél fejléces papírra készül. Jelenleg nincs szabályozási követelmény a keresetek benyújtására jogszabályi szinten. De a gyakorlat a következő ajánlásokat dolgozta ki az elkészítéséhez és kialakításához.

• – a követelés benyújtásának alapja (link a felek között kötött megállapodáshoz, garancialevél);
• - a kereset lényege, tárgya. Fel kell tüntetni, hogy melyik kötelezettséget és milyen mértékben szegték meg (késés, rossz minőség stb.);
• – a követelés érvényessége (hivatkozások szerződésekre, cselekményekre stb.), hivatkozásokra utaló bizonyítékok előírások, amely a követelés kielégítésének alapjául szolgál;
• – az Önt ért anyagi és egyéb károk;
• – a partner követeléssel kapcsolatos intézkedései; az igénylő konkrét követelményei (szerződés megszűnése, visszaküldés Pénz, rossz minőségű áruk cseréjének követelménye stb.), megjelölve az ezen követelmények teljesítésének időkeretét;
• – az Ön intézkedései, ha a követelést nem teljesítik. A levélnek figyelmeztetést kell tartalmaznia az igazságügyi hatóságokhoz történő későbbi fellebbezésre, ha a követelést nem teljesítik.

Az ilyen típusú levél egyedi azonosításához megengedett a levél típusának megjelölése a dokumentumon – KÖVETELÉS.

A keresetlevélnek (panasz) címmel kell rendelkeznie a szöveghez, amely tükrözi annak fő követelményeit, például „Az adósság és kötbér fizetéséről”, vagy tartalmaznia kell egy hivatkozást arra a megállapodásra, amelynek feltételeit megsértették, például „A kelt ___________ számú bérleti szerződés szerinti követelés”.

A reklamációs (panasz) levélnek tartalmaznia kell egy mellékletet, amely tartalmazza az összes csatolt dokumentumot, amely megerősíti a követelés érvényességét. A levél ennek az igénynek az elbírálására határidőt szab, amelyet azonban törvény nem határoz meg, és a gyakorlatban egy hónap. A szöveg megjelenítési formájának a lehető legpontosabbnak kell lennie az üzleti kapcsolatok és a partnerek hírnevének megőrzése érdekében.

Az igénylő leveleket általában a címzettnek küldik ajánlott levélben külön átvételi elismervénnyel és átvételi elismervénnyel. Ezeket a dokumentumokat a kereset szerzője megőrzi az igazságügyi hatóságoknak való esetleges bemutatás céljából.

A kereset szövegének összeállításakor a követelés benyújtásának alapjául a következő kifejezések szolgálnak:

„Követelést küldünk Önnek...”;

„Küldünk Önnek egy... No... keltezésű vizsgálati jegyzőkönyvet, amelyből az következik, hogy...”;

„Ügyfelünk minőségi reklamációt (panaszt) tesz Ön felé...”;

„Az áru minőségére vonatkozó követelést nyújtunk be...”;

„Kereskedelmi cselekmény alapján követelést nyújtunk be...”;

„A megállapodásnak megfelelően... Ön megsértette a... számú záradékot”;

„Az áruszállítás során áruhiányt fedeztek fel...”;

„(dátum)... számú számla szerinti áru átvételekor hiányt állapítottak meg...”;

„Sajnálatunkra értesítjük, hogy...”;

„Sajnos tájékoztatnunk kell...”;

„A szerződés 4. pontja szerint Önnek kell nekünk szállítania...”.

A következő kifejezéseket használjuk a követelmények kifejezésére:

„Szándékunkban áll követelni az Ön oldaláról...”;

„Az a szándékunk, hogy megkérdezzük...”;

„A fentieknek megfelelően kérjük Önt...”;

„A fentiekkel összefüggésben pénzbírságot róttak ki Önre a...” miatt.

A szankciók tartalmának leírására a következő kifejezéseket használjuk:

„A panaszban megjelölt kérdések megoldását célzó intézkedések megtételének kijátszása esetén az ügy a Választottbíróság elé kerül...”;

"...ellenkező esetben szankciókat kell kiszabni";

„A szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítésének megtagadása az elhangzott panasszal kapcsolatban...”.

Válasz keresetlevélre (panasz) a szervezetnek az előírt határidőn belül meg kell adnia. Ez idő alatt a követelés elutasításáról, illetve annak mérlegelésre vételéről írásban tájékoztatnia kell a szerződő felet. Ha a követelést elbírálásra elfogadják, közölni kell a keresettel kapcsolatos döntés meghozatalának határidejét vagy az annak kielégítésére irányuló konkrét intézkedéseket. Ha a követelést elutasítják, az elutasítás indokait az azt alátámasztó dokumentumokra hivatkozva közölni kell.

• – árukat vagy szolgáltatásokat kínáló levelek;
• – a szervezettel kapcsolatos információkat tartalmazó bemutató levelek.

A reklám a megnevezett fajtákon kívül széles körben alkalmaz tájékoztató leveleket, prospektusokat, hírleveleket, melyek feladata az árukról, szolgáltatásokról való részletes, esetenként részletes tájékoztatás. Ezek az anyagok nem reklámlevelek, hanem velük együtt reklámfunkciót töltenek be. A reklámanyagokat főszabály szerint olyan érdeklődő kérésére bocsátjuk rendelkezésre, aki reklámlevélből vagy más módon elsődleges információt kapott a szervezetről vagy a termékről.

• – a reklámlevél ne legyen hosszú és legfeljebb egy oldal;
• – a reklámlevél legyen tömör, világos, informatív; Nem szabad részletesen leírnia a szervezetet és a kínált árukat vagy szolgáltatásokat, hanem csak azt kell hangsúlyozni, hogy mi a különbség az Ön szervezete és mások, termékei más szállítók termékeitől;
• – nem illik eltúlozni szervezete érdemeit, hiszen minden információ ellenőrizhető;
• – a kínált árukat vagy szolgáltatásokat nem szabad kikényszeríteni; mondat ismételt megismétlése, bár bent különböző lehetőségeket, elidegenítheti a levelezőt;
• – a reklámlevél az Ön cégét, cégét képviseli, ezért fejléces papírra kell elkészíteni a levélhez szükséges összes adattal.

• 3. A termék (áru) bemutatása és főbb előnyeinek felsorolása.
• 4. További vagy kapcsolódó feltételek felsorolása.
• 5. Konkrét együttműködési javaslat (nagy- vagy kiskereskedelem, szolgáltatásajánlat stb.).
• 6. Készség kifejezése áruminták, árukról vagy szolgáltatásokról szóló részletes tájékoztatásra, valamint a potenciális fogyasztó minden kérdésére való válaszadásra.
• 7. Az együttműködés reményét kifejező standard kifejezés.
• 8. Aláírás (beosztás, vezetéknév, kezdőbetűk).

Azokban az esetekben, amikor a levél egy szervezetet jelöl, felépítése így nézhet ki:

• 1. A címzett megszólítása („Tisztelt Uraim!” vagy „Tisztelt Kollégák!”).
• 2. A szervezet rövid bemutatása és tevékenységeinek jellege.
• 3. A szervezet fő tevékenységeinek leírása, előnyei más hasonló árukat vagy szolgáltatásokat kínáló szervezetekkel szemben.
• 4. Konkrét együttműködési javaslat.
• 5. Készség kifejezése a szervezettel kapcsolatos bármely érdekes információ megadására és minden kérdés megválaszolására.
• 6. Az együttműködés reményét kifejező standard kifejezés.

A potenciális partnerre való erősebb hatás érdekében szükséges, hogy az árukat, szolgáltatásokat hirdető levelet legalább az osztályvezető, a szervezetet képviselő leveleket pedig a szervezet vezetője vagy helyettese írja alá.

A reklámlevelek tervezésénél be kell tartani az üzleti levelek tervezésére vonatkozó általános szabályokat, de a levélre való figyelem felkeltése érdekében megengedett a szövegtervezés szélesebb köre, például a legfontosabb szövegrészletek kiemelése.

Tehát a modern menedzsment minden vezetőtől és vezetőtől megköveteli, hogy sokféle irányú üzleti szöveget írjon. Ez lehet kereskedelmi levelek és üzleti ajánlatok elkészítése, vagy gratuláló és köszönő levelek készítése. Minden irányítási és kereskedelmi tevékenység sikere közvetlenül függ e dokumentumok némelyikének megírásától. Ebben a tekintetben az üzleti levelek kidolgozásának gyakorlati írásbeli készségeit, a szöveg tematikus fókuszától függetlenül, szinte minden szakember megköveteli a napi munkában, beleértve a vezetőket minden szinten, a vállalati osztályok vezetőit, a reklámszakértőket, a vezetők személyi asszisztenseit, valamint minden irodai dolgozó.

Az üzleti levelek legelterjedtebb típusai a megkereső levelek és a kérdőívek. A felkérő levelek a címzett által a levél szerzője által megkívánt bizonyos intézkedések kezdeményezésére készülnek. Felkérő levelek - bármilyen hivatalos információ vagy dokumentum beszerzése. Milyen helyzetekben állítják össze? Hogyan lehet helyesen megfogalmazni egy kérés vagy kérés lényegét?

Az iratkommunikáció rendszerében az üzleti levelek a legnépszerűbbek, az üzleti levelek közül pedig a felkérő levél és a felkérő levél. Hogyan kell helyesen összeállítani és formázni őket? Ezt minden titkárnak fontos tudnia.

A felkérő levelek a címzett által a levél szerzője által megkívánt bizonyos intézkedések kezdeményezésére készülnek. BAN BEN menedzsment tevékenységek Nagyon sok helyzet ad okot ilyen levelek elkészítésére. Ez egy viszonylag egyszerű helyzet lehet, amelyben nincs szükség az eseményekhez kapcsolódó összetett információk bemutatására, érvelésre, a címzett meggyőzésére. Ilyen esetekben jobb, ha a kérelmet közvetlenül magának a kérésnek a kijelentésével kezdi, például:

Kérjük, küldje el a szemináriumok lebonyolításának naptári tervét 2006. első félévére. Kérjük, vegye fontolóra 600 millió rubel kedvezményes kölcsön folyósítását a Zöldség-Gyümölcsgazdaságok Szövetsége számára. citrusfélék vásárlására az Import-Export cégtől Moszkvában és Oroszország más városaiban.

A vezetői tevékenységekben azonban nem minden helyzet ilyen egyszerű. A legtöbb helyzet indokolást igényel a felkérő levelek összeállításakor, vagy más szóval magyarázatot igényel, hogy miért, miért és milyen célból készül a levél. Az indoklásra főszabály szerint azért van szükség, hogy a címzettet befolyásolni lehessen, meggyőzni őt arról, hogy egy nagyon sajátos módon járjon el, ahogyan a levél írója szeretne vagy szüksége van. Ha egy kérőlevél indoklást tartalmaz, akkor leggyakrabban megelőzi például a kérés nyilatkozatát (a // jel a levél szövegrészei közötti határt jelzi):

Tekintettel arra, hogy az adminisztráció dolgozóinak hivatalos feladatai közé tartozik a körzet területén történő utazás, // kérjük Önöket, hogy szánjanak forrást két új Volga hivatali autó vásárlására a közigazgatás igényeire. Az általunk gyártott termékpaletta bővülése kapcsán // kérünk tájékoztatást a Stinol hűtőszekrények és fagyasztók új technológiai és tervezési fejlesztéseiről.

Az orosz nyelv a viszonylag szabad szórenddel rendelkező nyelvek közé tartozik. A fenti szövegek bármelyikében felcserélhetjük a mondatrészeket anélkül, hogy a jelentést nagymértékben károsítanák, például:

Kérjük Önöket, hogy két új Volga hivatali gépkocsi vásárlására fordítsanak forrást az Igazgatóság igényeire // tekintettel arra, hogy az Adminisztráció dolgozóinak hivatalos feladatai közé tartozik a körzet területén történő utazás. Tájékoztatást kérünk a „Stinol” hűtőszekrények és fagyasztók új technológiai és tervezési fejlesztéseiről // az általunk gyártott termékpaletta bővítése kapcsán.

Azoknak a kifejezéseknek, amelyekben először a levél fő gondolatát mondják el, majd az érvelést adják meg, sajátosak stilisztikai színezés: mindig kifejezőbbnek érzékelik, mint az „indoklás – következtetés” elvén épülő kifejezéseket. Az üzleti stílus azonban idegen mindenféle kifejezéstől, szinte mindig előnyben részesíti a stilisztikailag semleges nyelvi eszközöket, így helyesebbek azok a kifejezések, amelyek először magyarázatot adnak, majd indoklást adnak, majd kimondják a lényeget. Kérőlevél megírásakor ügyeljen arra, hogy az indoklás és a záró rész (a kérés) nyelvtanilag egy mondat legyen. Még azokban az esetekben is, amikor az indoklás hivatkozik szabályozó dokumentumokra, tényeket, eseményeket közöl, az indoklást ne különítse el külön mondatba, ellenkező esetben a kérés megfogalmazásához olyan kifejezéseket kell használnia, mint: „A fentiekkel kapcsolatban kérjük. ..”, „Figyelembe véve a fentieket, kérdezünk…”, „Mivel kapcsolatban kérdezünk...” stb. Ezek a konstrukciók nem hordoznak információt, és szerkezeti szempontból is bonyolultabbá teszik a szöveget és az észlelés szempontjából. A felkérő levelek még bonyolultabb vezetési helyzetekben is írhatók. Sematikusan ez a helyzet a következőképpen ábrázolható:

Egy ilyen helyzetben írt levelet könnyebben észlelhető, ha a tartalom olyan sorrendben kerül bemutatásra, amely magának a helyzetnek a fejlődési logikáját tükrözi. Ebben az esetben a levél szerkezete három részre bontható: bevezető (események, tények leírása, amelyek közvetlenül befolyásolják vagy befolyásolhatják a vezetői helyzetet), indoklás (az okok magyarázata, hogy miért szükséges a címzettet egy kérés), következtetés (kérés), például ( A levél kommunikatív és szemantikai részét a // jel választja el):

A rendelkezésünkre álló adatok szerint a kurszki és belgorodi cukorfeldolgozó üzemekben, amelyek Moszkva és a moszkvai régió fő cukorszállítói, idén március-április folyamán ütemezett megelőző munkákat kell végezni, amelyek ütemezése nem állapodtak meg. // Tekintettel arra, hogy a megelőző munka időszakában a cukor termelése és a fogyasztók számára történő ellátása jelentősen csökkenni fog, // kérjük Önt, hogy tartson munkaértekezletet a moszkvai kormány képviselőinek részvételével a biztosítás kérdésében. cukorellátás a moszkvai régióba e gyárak részleges leállásának idejére.

A szöveg szerkezetétől függetlenül a levélben szereplő kérés a „kérdezni” igével van megfogalmazva. A szervezeti fejléces levelekben az ige 1. személyű többes számú alakja használatos:

Tájékoztatást kérünk a...-ról, Információt kérünk a...-ról, Kérünk, hogy...-ről kérjen tájékoztatást, Lebonyolítást kérünk... stb.

A hivatalos fejléces papíron kiadott levelekben az ige egyes szám 1. személyű alakját használják:

Kérem, hogy fontolja meg a... kérdését, kérem, adjon tájékoztatást a... stb.

Egy levél több kérést is tartalmazhat (lehetőleg egy kérdésben). Ebben az esetben először a fő kérés fogalmazódik meg, majd a többi, a következő nyelvi kifejezésekkel:

Kérünk még, hogy (gondold meg, biztosítsd, végezd el...), Egyúttal kérünk... stb.

Például:

A 4. számú kazántelep elhanyagolható (évi 3,5 millió köbméter alatti) gázfogyasztása miatt kérjük, hogy a 2005-ös fűtési szezonra ezt a vállalkozást zárják ki a kötelező tartalék tüzelőanyaggal (fűtőolajjal) rendelkező gázfogyasztók köréből. 2006. Egyúttal felkérjük a „Mosgorkhleboprodukt” szoftvert a „Mosenergo” céggel közösen, hogy a 2006-2007-es fűtési szezonban mérlegeljék a 4. számú telep központi hőellátó rendszerhez történő csatlakoztatásának lehetőségét.

A megkereső levél valójában egyfajta kérvénylevél. Általános szabály, hogy bármilyen hivatalos információ vagy dokumentum megszerzése érdekében kérelmet nyújtanak be. Kereskedelmi tevékenységben a megkeresés a vevő fellebbezése az eladóhoz (importőr az exportőrhöz) azzal a kéréssel, hogy adjon részletes tájékoztatást egy termékről (szolgáltatásról), vagy küldjön ajánlatot áruszállításra (bizonyos szolgáltatások nyújtása). ). A kérőlevelek általában ugyanazokat a szabályokat követik, mint a kérőlevelek, például:

Az Orosz Föderáció kormányának 1994. május 20-án kelt, 498. számú, „A vállalkozások fizetésképtelenségére (csődjére) vonatkozó jogszabályok végrehajtására irányuló intézkedésekről” szóló rendeletének 10. pontjával összhangban kérjük, bocsásson rendelkezésére adatokat a az állam részesedésének nagysága a OJSC „Moszkvai Bakery No. 18” jegyzett tőkéjében, melynek címe: st. Nikitinskaya, 45 Ha a cégben lévő részesedést eladják, kérjük, tájékoztasson bennünket az eladás dátumáról és módjáról.

Kereskedelmi tevékenységben a megkeresés szövegében általában szerepel: áruk (szolgáltatások) megnevezése; a levél szerzője milyen feltételekkel szeretné megkapni azokat; mennyiség és/vagy minőség; áruk leszállításának vagy szolgáltatások nyújtásának időzítése; ár és egyéb információk. A következő kifejezések használatosak egy kereskedelmi kérésben:

Szállítási lehetőségről kérünk tájékoztatást... Szállítási ajánlatot kérünk... Részletes tájékoztatást kérünk... stb.

Például:

Kérjük, tájékoztasson bennünket az AS-200 típusú klímaberendezések szállításának lehetőségéről 150 db mennyiségben. 2005. február - március folyamán, valamint tájékoztassa a fizetési és szállítási feltételeket.

A levelező szervezet megkereső vagy megkeresésre adott válasza válaszlevél, amely lehet hozzájárulás vagy elutasítás. Kereskedelmi tevékenység során a megkeresésre adott választ kereskedelmi levélként adják ki, amely visszaigazolja a kérelem beérkezését, és tájékoztatást ad a vevőnek az érdeklő termékről. A megkeresésre adott válasz lehet kereskedelmi ajánlat (ajánlat) is. A megkereső levelek és a kérdőívek a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szerint készülnek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények." A kérelmek, kérelmek összeállításánál, feldolgozásakor a következő adatokat kell használni: címzett, szöveg címe (ha a levél szövege 4-5 sornál hosszabb), szöveg, aláírás, feljegyzés az előadóról. Minden üzleti levelet speciális nyomtatványokon - fejléces papíron - készítenek.

Az ilyen üzenetek teljesen különböző helyzetekben használhatók, például amikor információra van szükség a termékekről, termékmintákat kell nézni, találkozni egy üzleti utazóval, összehangolni bizonyos tevékenységeket stb.

A felkérő levél írásának szabályai

Felhívjuk figyelmét egy ilyen dokumentum általános sablonjára a letöltéshez:

Nyilvánvaló okokból a felszólító levél nem rendelkezik szabványsablonnal, de ennek ellenére egy hivatalos dokumentum formája. Éppen ezért az elkészítésekor be kell tartania bizonyos, az irodai munka és az üzleti etika szabályai által meghatározott normákat. Mielőtt közvetlenül rátérnénk az elkészítésének alapvető szabályaira, meg kell jegyezni, hogy az emberek egy csoportjának (például vezetőknek, számviteli osztály alkalmazottainak, ügyvédeknek stb.) vagy egy meghatározott címzettnek szólhat.

Mint minden más dokumentumnak, ennek a levélnek is tartalmaznia kell egy bevezető részt, nevezetesen:

• a kérelmet benyújtó küldő cég és a címzett társaság adatai;
• a kérelem indoka („késés”, „átvétel miatt”, „eredmény alapján” stb.);
• hivatkozások az alapra („szóbeli megállapodás alapján”, „tárgyalások alapján”, „alapján telefonbeszélgetés" stb.);
• a fellebbezés célja („a probléma megoldása”, „konfliktus elkerülése”, „jogsértések megszüntetése” stb.).

Az alábbiakban magára a kérelemre vonatkozó fő rész következik. Ezt a „kérni” ige bármely származékos alakjával kell kifejezni („kérünk”, „kérést teszünk” stb.), és mivel egy ilyen üzenet mindenképpen kérvényt jelent valamiért. szolgáltatást, tiszteletteljes módon kell megírni. Jó, ha a kérést egy dicséret előzi meg ("nagyszerű képességeinek ismerete", "szervezési tehetségének csodálata" stb.).

Ha a levél egyszerre több kérést tartalmaz, akkor azokat külön bekezdésekben vagy bekezdésekben kell feltüntetni.

A szervezetek közötti levelezés kimondatlan szabályai kimondják, hogy a többlépcsős megkeresésre egy üzenetben is meg lehet válaszolni, minden tételhez külön megjegyzést kell tenni. Meg kell jegyezni, hogy az ilyen típusú levelezés csökkenti a dokumentumforgalom mennyiségét, és ezáltal csökkenti az ilyen levelek olvasásának és feldolgozásának idejét.

Ha a levél egy bizonyos időn belüli válasz megérkezését jelenti, akkor ezt a lehető legpontosabban fel kell tüntetni az üzenet szövegében.

A leveleket általában a szervezet titkárai küldik és fogadják (nagy cégeknél egész osztályok teszik ezt). Összeállítás vagy elolvasás után átadják a vállalkozás vezetőjének véleményezésre. Ez alól kivételt képeznek a „bizalmas” vagy „személyes kézbesítés” megjelölésű üzenetek – az ilyen leveleket közvetlenül a címzettnek küldik.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Útmutató a felkérő levél megírásához

Mivel ez az üzenet a vállalati levelezés része, először a szerzőt kell feltüntetni, nevezetesen: a küldő cég nevét, tényleges címét és elérhetőségi telefonszámát. Ezután meg kell adnia a címzett adatait: a cég nevét és a konkrét címzettet is. Tovább a sor közepén azonnal jelezheti, hogy ez egy kérőlevél (de ez nem szükséges).

A levél következő része magára a kérésre vonatkozik. Először is célszerű megindokolni, és csak ezután fejezni ki a kérés lényegét. A levelet a végén alá kell írni (jobb, ha ezt a cég vezetője vagy egy erre felhatalmazott, megbízható személy teszi), és meg kell adni a dokumentum létrehozásának dátumát is.

Hogyan kell levelet küldeni

A levél elküldhető e-mailben vagy faxon - ez gyors és kényelmes, de az Orosz Postán keresztül történő konzervatív küldés lehetővé teszi a levél szilárd és vonzó megjelenítését. Például kérhet írásban, kézzel, szép kalligrafikus kézírással, vagy nyomtathatja a szöveget jó, drága papírra.

Az ilyen apró részletekre való odafigyelés világossá teszi a címzett számára, hogy az ellenfél mennyire tiszteletben tartja őt, és ismét hangsúlyozni fogja a kérés jelentőségét. Csak annyit kell megjegyezni, hogy a hagyományos postai levelek elküldése sokáig tart, ezért az üzenetet előre el kell küldeni, hogy a dokumentum időben megérkezzen a címzetthez.

A levél elküldése után

Ezt az üzenetet, mint minden más dokumentumot, be kell jegyezni a kimenő dokumentációk naplójába. Ugyanígy a levél címzettje is regisztrálja a levelezés megérkezését. Az üzleti kapcsolatokban előforduló félreértések esetén a levélküldés és -fogadás tényének rögzítése segít a helyzet gyors megértésében.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Példák felkérő levelek írására magyarázattal

Tehát megértettük, hogy a kérőlevél olyan levél, amely a címzetthez intézett kérést tartalmaz. A szöveg célja, hogy rávegye a címzettet a küldő számára előnyös cselekvésre. A levélnek tartalmaznia kell egy megfogalmazott kérést és annak indoklását. Célszerű a kérelmet úgy megfogalmazni, hogy meg lehessen indokolni, miért előnyös a címzett számára a kérés teljesítése. A feladónak nemcsak a szövegalkotás szabályait kell ismernie, hanem figyelembe kell vennie a pszichológiai árnyalatokat is. Ezután a helyzettől függően konkrét példasablonokat veszünk figyelembe.

Pénzügyi kérő levél

A levelet akkor írják ki, ha az államtól, szponzoroktól vagy magánszemélyektől szükséges forráskiutalást kérni.

A „Segítség a nyugdíjasoknak” civil szervezettől

A törvényhozó gyűlés tagja

Helló, Ivan Ivanovics. A „Segítség nyugdíjasoknak” nonprofit szervezet képviselője vagyok. Segítünk a magányos nyugdíjasoknak: ennivalót viszünk, segítünk a takarításban, javításban.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Szervezetünk 5 éve működik. Korábban tudtuk magunk finanszírozni tevékenységünket, azonban a civil szervezetek terjeszkedése miatt elkezdtek elfogyni a források. Pénzre van szükségünk a helyiségek bérléséhez, az alkalmazottak fizetéséhez és a berendezések vásárlásához.

Az elnök a közelmúltban tartott kormányülésen megemlítette a nyugdíjasok nehéz helyzetét, és megállapította, hogy a helyzeten sürgősen változtatni kell. Ezzel kapcsolatban rubelt kérek a „Segítség nyugdíjasoknak” civil szervezet szükségleteire.

Üdvözlettel: Petrova A.A.

A fenti szöveg az összes szabály szerint van összeállítva. Neki van:

• A nonprofit szervezet neve és tevékenységének magyarázata.
• Pénzkérés, szükségességének magyarázata (bérleti díjra, fizetésre kell pénz).
• Az elnök említése. Indokolni kell a szponzoráció előnyeit a hivatalos személy számára. Mi érdekli a képviselőt? A karrier növekedésében. A szervezet segítése segít elérni ezt a célt.

Fel kell tüntetni azt a konkrét összeget is, amelyre a kereskedelmi szervezetnek szüksége van.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Áruszállítást kérő levél

A levelet általában a cég partnerei kapják meg. Célszerű a szövegben megindokolni a két vállalat kölcsönös előnyét.

Az "AAA" cég vezetőjének

A BBB cég vezetőjétől

Helló, Ivan Ivanovics! Termékkészletet szeretnénk rendelni az Ön cégétől (meghatározandó). Egy regionális kiállításon érdeklődtünk az Ön terméke iránt.

Ha egyetért, kérjük, tájékoztasson minket az Önnek megfelelő szállítási feltételekről. Garantáljuk az időben történő fizetést. Reméljük, hogy ez egy kölcsönösen előnyös együttműködés kezdete lesz.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Elérhetőségeink: (adja meg).

Üdvözlettel, Borisz Boriszovics.

Kedvezményt kérő levél

Általában az ilyen szövegeket a vállalat beszállítóinak küldik. Például egy szervezet kiállításokat szervez. Van beszállítója – egy nyomda, amely prospektusokat, standokat, füzeteket stb. A szolgáltatások költsége meglehetősen magas. Jött a válság, és nehézzé vált a cég számára a nyomdatermékek fizetése. Ez jó ok lehet a kedvezmény kérésére.

A Vostok cég vezetőjének

A "Zapad" cég vezetőjétől

Helló, Ivan Ivanov. Szervezetünket érintette a pénzügyi válság. A velünk kötött szerződések száma 20%-kal csökkent. Sajnos a válság nemcsak minket, hanem ügyfeleinket is érintette. Az emberek nem fizethetnek ugyanannyit szolgáltatásainkért, mint korábban. Ezért a jegyek árából 25% kedvezményt biztosítunk.

Ingyenes jogi tanácsadás:

A nehéz anyagi helyzetre való tekintettel cégünk 15% kedvezményt kér Öntől a szerződés szerinti együttműködés hátralévő hat hónapjára.

Minden beszállítónknak küldtünk kedvezményt kérő leveleket. Ha partnereink 20%-a biztosítja számunkra jövedelmező feltételek, cégünk túléli a nehéz időket és nem zár be. Bérbeadóink és telefontársaságunk már kedvezményt kapott.

Üdvözlettel: Borisz Petrov.

A levél a következő fontos tudnivalókat tartalmazza:

Ingyenes jogi tanácsadás:

• A kedvezmény szükségességének magyarázata.
• A kedvezmény pontos összegének és időpontjának feltüntetése.
• Közvetett jelzés, hogy ha a nyomda nem ad kedvezményt, a cég felmondja a szerződést.

A szöveget úgy kell megírni, hogy a levelet a végéig elolvassák és elfogadják a javasolt feltételeket.

Kérjen levél bérleti díj csökkentésére

A bérleti díj felemészti a legtöbb szervezet költségvetését. Csökkentése lehetővé teszi a cég számára, hogy a nehéz időkben is talpon maradjon. A levelet el kell küldeni a tulajdonosnak.

A "Plus" cég vezetője

A "Minus" cég vezetőjétől

Szia Petr Petrovich. Cégünket érintette a pénzügyi válság. Csökkent a fogyasztók vásárlóereje, csökkent a vállalkozási bevétel. Ezzel kapcsolatban kérjük a bérleti díj 10%-os csökkentését.

Együttműködésünk során soha nem késlekedtünk a kifizetésekkel. Reméljük, hogy engedményeket tesz nekünk, és fenntartjuk üzleti kapcsolatunkat. Garantáljuk a bérleti díj időben történő kifizetését a nehéz pénzügyi feltételek ellenére.

Üdvözlettel, Ivan Ivanovics.

A levélben fontos megemlíteni, hogy a társaság korábban kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. A bérbeadónak biztosnak kell lennie abban, hogy a bérbeadó továbbra is fizetni fog. A címzettnek azt is meg kell értenie, hogy ha nem ért egyet a javasolt feltételekkel, a bérlő megtagadja szolgáltatásait.

Tartozásfizetési felszólító levél

Az adósságok nagyon gyakran a vállalatok közötti interakciók során keletkeznek. Ha a szervezet elkötelezi magát a további együttműködés mellett az adósságot felhalmozott partnerrel, felszólító levelet küld.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Tisztelt Ivan Ivanovics, kérjük, fizesse vissza cégünk adósságát rubel összegben. Ez idő alatt továbbra is együttműködtünk Önnel, remélve, hogy folytathatjuk üzleti kapcsolatunkat. Most azonban fizetés hiányában kénytelenek vagyunk felfüggeszteni a szolgáltatásnyújtást.

Az adósság összege rubel. 2017. március 1-ig kérjük befizetni. Ha az adósságot nem fizetik vissza, kénytelenek leszünk bíróságon megoldani a kérdést.

Üdvözlettel, Petr Petrovich.

A levélnek a következő pontokat kell tartalmaznia:

Ingyenes jogi tanácsadás:

• A tartozás pontos összege.
• Az a dátum, ameddig az adósságot meg kell fizetni.
• Intézkedések, amelyeket a vállalat megtesz, ha nem érkezik meg a kifizetés.

A szöveg megemlítheti a szervezettel való hosszú távú sikeres együttműködést. Ennek kérésnek kell lennie, nem követelésnek. A követelmény egy másik sablon alapján készült.

Halasztott fizetési felszólítás a szállítónak

A szervezet szállított a cégnek egy tétel terméket, de nem fizetett érte. Tartozás keletkezett, de az adósnak nincs lehetősége fizetni. Ebben az esetben van értelme halasztást kérő levelet írni.

A „Hol a pénz” cég vezetőjének

A cég vezetőjétől „Hamarosan jön a pénz”

Kedves Petr Petrovich, nem fizettük ki az adósságot rubelben. Tartozásunktól sem riadunk vissza, de most nehéz anyagi helyzetünk miatt nem tudunk teljes összegben fizetni.

Ingyenes jogi tanácsadás:

2 éve sikeres üzleti kapcsolatot ápolunk Önnel és nem mulasztottuk el a fizetési határidőket. Ma részletfizetést kérünk. Cégünk két lépésben áll készen az adósság kifizetésére:

• 2017. március 1. előtt fizetünk be rubelt.
• rubelt 2017. április 1. előtt letétbe helyezik.

Ígérjük, hogy időben teljesíti a fizetést. Köszönöm a megértést.

Üdvözlettel, Ivan Ivanovics.

Egy másik szervezet fizetését kérő levél

A társaság tartozását más szervezet is kifizetheti. természetesen entitás nem fog részvényeket fizetni csak úgy. A kérelmet általában a társaság adósának vagy más olyan személynek küldik, akinek kötelezettségei vannak a társasággal szemben.

A cég vezetőjének „Hamarosan jön a pénz”

Ingyenes jogi tanácsadás:

A „Hol a pénz” cég vezetőjétől

Kedves Ivan Ivanovics, Önnek rubel összegű tartozása van cégünk felé. Szervezetünknek egy másik céggel szemben is volt rubel összegű tartozása. Kérjük, fizesse ki adósságunkat a hitelezőnek rubel összegben. Cserébe az Ön által korábban kért tartozás egyenlegére részletfizetési tervet biztosítunk. Köszönöm a megértést.

Üdvözlettel, Petr Petrovich.

Segítségkérő levél a probléma megoldásához

Minden vállalat szembesülhet olyan összetett problémákkal, amelyeket külső segítség nélkül nem lehet megoldani. Szükség esetén segítségkérő levél küldhető, például rendezvények lebonyolítására. A petíciót kereskedelmi szervezeteknek és kormányzati szerveknek küldik meg.

Az "AAA" cég igazgatója

Ingyenes jogi tanácsadás:

Közszervezettől

Kedves Borisz Boriszovics, a „Jót adni” közszervezet képviselője vagyok. Az árvaházi gyerekeknek bulit szervezünk és tartunk.

Az ünnepi élelmiszer-utánpótlás megszervezésében kérjük a segítségüket. A rendezvényen természetesen megemlítjük Önt és cégét. Az ünnepségen jelen lesznek a törvényhozó gyűlés képviselői és a nyilvánosság.

Felveheti velünk a kapcsolatot a következő telefonszámon: XXX

Üdvözlettel, Ivan Ivanovics.

Ingyenes jogi tanácsadás:

Foglaljuk össze a kérőlevél írásának szabályait. Először is be kell mutatkoznod, és beszélned kell a tevékenységeidről. De a bevezető részt nem szabad elhúzni. Célunk, hogy a címzettet a levél elolvasására ösztönözzük. Ha a szöveg túl hosszú, a címzett valószínűleg nem olvassa el a végéig. Ezután el kell kezdeni a kérés benyújtását. Pontosság szükséges: határidők, pénzösszeg feltüntetése. Fontos megérteni, hogy a kedvezményezettnek éreznie kell az előnyt. Ezért a levélben fel kell tüntetni, hogy a szervezet számára miért lenne előnyös a kérés teljesítése. A végén udvariasan és ingerültség nélkül el kell búcsúznia.

Kérem, segítsen levelet írni egy hivatalos személynek a visszahelyezésről.

Kérjük Önöket, hogy segítsenek a rendezvény lebonyolításában

Yaroslavl st. B. Oktyabrskaya, 67 éves

Ingatlan - Ár INFORMÁCIÓ

Ingyenes jogi tanácsadás:

VKontakte ingatlannal:

85 hasznos kifejezés üzleti levelekhez

Amikor levelet írunk kollégáknak, ügyfeleknek, partnereknek, gyakran felmerül a kérdés, hogyan lehet ezt vagy azt az ötletet üzleti stílusban megfogalmazni. Hogyan mondhatjuk azt, hogy valami nem tetszik – vagy éppen ellenkezőleg, hogy tetszik? Hogyan jelenthetek egy problémát vagy lehetőséget? Hogyan hívhatjuk meg a címzettet találkozásra vagy telefonhívásra? Hogyan említsük a lehetséges szankciókat?

Hasznos megfogalmazás a levelezéshez

Ingyenes jogi tanácsadás:

Kezdjük a célunkkal

Kezdjük a címzett érdeklődésével

azzal a kéréssel fordulok Önhöz, hogy...

Szeretném tájékoztatni Önöket, hogy...

Kérem (Téged), hogy különítsen el pénzt...

Ingyenes jogi tanácsadás:

Kérem Önt, hogy fontolja meg a pénzeszközök elosztásának lehetőségét (engedélyezze a forráskiosztást, (adjon utasítást a pénzeszközök elosztására)…

A projekt megvalósítását érintő új körülmények felmerülése miatt szeretnék Önökkel egyetérteni az ütemterv (költségvetés) módosításában….

Kérem adjon segítséget...

A segítségeteket kérem a...

Emlékeztetlek (emlékeztetünk rá) a...

Ingyenes jogi tanácsadás:

Kérjük, törölje a lemaradást (tartozás)

Szükségesnek tartom megbeszélni Önnel...

Egyet akarok (akarok) érteni veled…

Meghívjuk Önt a jövőbeli tervek megbeszélésére és egyeztetésére...

Kérem Önt, hogy fontolja meg a projekt megvalósításában való segítségnyújtás lehetőségét...

Információt (információt) adok (Önnek) a...

Hadd tájékoztassalak...

Ezzel kapcsolatban fordulok Önhöz...

Szeretném felhívni a figyelmet arra a nehéz helyzetre...

Szeretnénk tájékoztatni Önöket a...

Ezúton értesítjük (Önt) a...

Szükségesnek tartom felhívni a figyelmet (felhívni a figyelmet...)...

Nehézségek miatt felvesszük Önnel a kapcsolatot...

Segítséget nyújtunk a probléma megoldásában...

A problémával kapcsolatos aggodalmának ismeretében készek vagyunk megoldást kínálni... Mint tudja (az alábbiakban a probléma leírása olvasható)...

A vállalkozás érdekeitől vezérelve felhívom a figyelmet...

Egy ajánlattal fordulok Önhöz...

Kérem Önt, hogy fontolja meg egy olyan javaslatot, amely lehetővé teszi...

Egyedülálló lehetőséget kínálunk eladásai növelésére...

Örülünk (megtiszteltetés számunkra), hogy felajánlhatjuk (neked)…

Örömmel jelentjük be a lehetőséget...

Szeretnénk felhívni a figyelmet...

Tájékoztatjuk Önt egy rendkívül kedvező helyzetről a...-val, és kérjük Önt, hogy használja ki ezt a helyzetet a...

Javaslom a kivitelezés befejezésének tervezett időpontjaként 2013.10.12. elfogadását és a tevékenységi jegyzékben a szükséges módosítások elvégzését...

Kérjük, utasítsa a cég pénzügyi osztályát, hogy allokálja... és fizesse ki az összes korábban kapott számlát...

Javaslom, hogy az ABC osztályt bízzák meg a szervezési javaslatok elkészítésével...

Kérem (kérem) hozzájárulását….(A segítségét…, az Ön utasításait….)

Komolyan (kivételként sürgősen) kérem...

Arra kérjük Önt, hogy tegyen (energetikus, határozott, hatékony) intézkedéseket….

Követeljük, hogy azonnal intézkedjen...

Kérjük, törölje a lemaradást (tartozás)…

Kérjük, küldje el képviselőjét...

Biztosítom (biztosítjuk) ennek a javaslatnak a hatékonyságáról, és számítok (számítunk...)

Várja a döntését…

Várjuk döntését, hogy gyorsan elkészíthessük a dokumentumokat...

Reméljük kérésünk (igényünk) mielőbbi elbírálását (teljes kielégítését)…

Reméljük, hogy megoldódik a kérdés, és nem lesz szükségünk szankciókra...

Reméljük, hogy a fenti érvek meggyőznek arról, hogy... és várunk (számítunk)...

Számítunk érdeklődésére (közömbösség, aktív állásfoglalás a kérdésben, hiánypótlási hajlandóság...) és várjuk javaslataikat...

Bízunk benne, hogy részvétele jelentősen javítja a helyzetet... és eléri...

Köszönjük segítségüket és bízunk a további eredményes együttműködésben...

Örömmel látjuk Önt is ügyfeleink között...

Búcsú, az udvariasság végső képlete

Kedves Ivan Petrovics!

Tisztelt Miniszter Úr!

Kedves barátaim! Tisztelt Kollégák (partnerek)!

(mély, kitartó, végletes) tisztelettel (becsülettel)…

Hálával (megbecsüléssel) és tisztelettel...

Sok sikert kívánva (minden jót)…

Gyümölcsöző együttműködést várunk...

Nyitó mondat – a kérésekre adott válaszokhoz

Köszönjük érdeklődését (amiben megmutatta...)

A...-ról érkezett megkeresésre válaszolva tájékoztatjuk...

Megerősítjük rendelése kézhezvételét a(z)...-tól (on...) és tájékoztatjuk....

Kérésének (utasításnak) megfelelően tájékoztatjuk (véleményt adunk)…

A... tárgyú levelezésünk folytatásaként egy ajánlatot küldünk...

Tisztelettel (a... nevében, a... nevében) köszönöm...

Köszönetünket fejezzük ki…

Őszinte köszönettel értesítjük...

Töltsd le „szótárunkat”, és használj kész megfogalmazásokat!

A szankciók említése

A következőkre lesz szükségünk:

az igazságügyi hatóságokhoz (bírósághoz) fordulni

 indítson jogi eljárást

 megtagadja a további együttműködést

 az együttműködési tervek (feltételek) felülvizsgálata

 felveti a szankciók kérdését (együttműködés megszüntetése és új beszállító keresése)

 felveti a további együttműködés megvalósíthatóságának kérdését

 alkalmazza a szerződésben előírt szankciókat

 kinyilvánítjuk kereseti (igényes) szándékunkat...

 kijelenti, hogy nem ért egyet a tényekkel...

Reméljük, intézkedni fog... és nem kell bíróságra mennünk...

Nem szeretnénk megtagadni az együttműködést (szankciókhoz folyamodni...) és reméljük...

Örömmel (szomorúan) jelentjük be...

A mi (szélsőséges, szélsőséges, mély) nemtetszésünkre (bánat, sajnálkozás, csalódás, tanácstalanság)…

Ingatlanügyek és jogi kérdések Jaroszlavl városában

(lakás, ház, nyaraló vásárlása; lakásbérlés/bérlés; teljes adásvételi/adományozási/csereügyletek)

Szakembereinket telefonon (4,

Viber, WhatsApp:32 vagy írj ide email(ANFO),

és küldjön egy gyors üzenetet az INFO Ingatlanügynökségnek

Ha Jaroszlavlban vagy,

akkor egyszerűen rendelhet visszahívást", és jöjjön el irodánkba

Segítségkérő levél minta

Az üzleti levelezés szinte minden ember életének szerves része. Ebben a formában a legkényelmesebb felvenni a kapcsolatot feletteseivel, kollégáival és különféle szervezeteivel. A megkereső levél az egyik legelterjedtebb ilyen típusú kommunikáció, mivel minden cégnek szüksége lehet bármely terület szakértőjének véleményére, vagy különféle pénzügyi vagy adminisztratív struktúrák segítségére. Ez a cikk megvitatja, hogyan kell pontosan megírni a felkérő levelet, valamint egy példa az ilyen típusú fellebbezésre.

Betűszerkezet

Természetesen egy üzleti levél tartalma és szerkezete attól függ, hogy ki írja és kinek szól. Így például egy szervezet vezetője beosztottaihoz vagy régi partnereihez fordulva írhat rövidebb levelet, de azért, hogy igénybe vegye a felsőbb szervezetek támogatását, vagy kérjen segítséget különféle szakemberek, gyakrabban kell bővebb kérést írni. Érdekelnie kell a címzettet, és meg kell győznie, hogy támogassa Önt. Nézzük először a hosszabb verziót.

Bevezető rész

Mindenekelőtt a levél „fejlécét” kell összeállítani, amelyben meg kell adni a szervezete nevét és adatait, valamint információt arról, hogy kinek küldi a levelet. Ez lehet egy konkrét személy (például egy vállalat vezetője) vagy egy csoport (a cég egy részlegének alkalmazottai vagy partnerei). Következik a köszönés: ha egy konkrét személyhez fordul, akkor név szerint kell megszólítania: „Kedves Ivan Petrovics!” Ha csapatnak írsz, akkor a „Tisztelt Kollégák!”, „Tisztelt Osztály munkatársai!” címre van lehetőség!

A fellebbezés oka és célja

Először is meg kell indokolnia, hogy miért ezzel a bizonyos személlyel veszi fel a kapcsolatot. Ennek megfelelően levelét a következő kifejezésekkel kezdheti:

• Ön a terület kiemelkedő szakértője...
• Ön mindig is részt vett szervezetünk ügyeiben...
• Az Ön osztálya vezet...
• Eldöntheted a legnehezebb kérdéseket a területen...
• Az évek során pozitív tapasztalatok születtek a…

• annak a ténynek köszönhető, hogy a…
• a helyzet megoldása érdekében...
• üzletfejlesztéshez...
• jobb eredményeket elérni...
• konfliktushelyzetek megoldására...

Nyilatkozat a kérelemről

Végül ténylegesen ki kell jelentenie kérését. Maga a szöveg legyen tömör, de tartalmazzon teljes leírást arról, hogy pontosan mire van szüksége, hogy a címzettnek ne legyen kérdése. Illetve a kérésnek konkrétnak kell lennie, vagyis ha szolgáltatást kér, akkor meg kell adni a pontos költséget vagy mennyiséget, kívánt dátumokat stb.

Kérését ajánlatos a következő szavakkal kezdeni:

• A probléma megoldásához kérjük a támogatásukat...
• Egy kéréssel írok neked...
• Kérlek tájékoztass/küldj/jelents...
• Kérem a hozzájárulását, hogy...

Ezután megírhatja, hogy a címzett milyen előnyben részesül, ha pozitív választ kap a kérésére, vagy elmagyarázhatja a kérdés megoldásának fontosságát és szükségességét.

LLC "Dari Dobro" Központ a nagy és alacsony jövedelmű családok támogatására

OJSC "Chitaina" Ivanov A.G.

Kedves Alekszandr Gennadievics!

Cége mindig részt vesz szervezetünk ügyeiben, több éve segít különféle rendezvényeken. Mivel 2016. augusztus 20-án a családok iskolai felkészítését segítő rendezvénynek adunk otthont, reméljük a segítségeteket. Minden gyermeknek joga van a boldog gyermekkorhoz, és az alacsony jövedelmű családoknak – mint senki másnak – részvételre és támogatásra van szükségük.

Kérjük, vegyen részt „Készítse fel gyermekét az iskolára” kampányunkban, és fontolja meg tanszerek adományozását. Írószerre van szükségünk 50 alacsony jövedelmű családból származó gyermek számára.

Természetesen, ha hozzájárul, hogy segítsen nekünk, mi viszont megígérjük, hogy rendezvényünkön reklámozzuk cége termékeit. Adjunk együtt örömet a gyerekeknek!

A szervezet igazgatója, Vasilyeva N.I.

A levél rövid változata

Sokan megpróbálják a levél rövid változatát használni, mivel úgy gondolják, hogy így magára a kérésre koncentrálhatnak, és érthetőbben magyarázhatják el a címzettnek. Az ilyen típusú kérőlevélben csak az Ön célját és a szükséges szolgáltatásokat vagy műveleteket kell feltüntetnie. Példa levél:

Oroszország, Nyizsnyij Novgorod

Az ECMZ vállalat vezérigazgatójának

Kedves Mihail Vladimirovics!

Tekintettel arra, hogy iskolánk kétműszakos iskola, kérjük, készítsenek részünkre külön étkezési tervet, melyben az első turnusban az 1-6. osztályos tanulók reggelijét, a második műszakban a 7-11.

A MAOU 69. számú középiskola igazgatója, Plotnikova M. S.

Olvassa el ezt a cikket is:

1 megjegyzés

Ez nagyon szükséges dolog, és még ha működik is, ennek a projektnek nem lesz ára. Három éve járunk az ügyészségre, Omszk város közigazgatására, és senki sem akarja megérteni a nyilvánvaló dolgokat. , egy hónap után továbbküldik egymást, és ott minden véget ér. A bíróságokon mindenhol kölcsönös a felelősség, az ügyészségen, a nyomozóbizottságon, az adminisztráción minden osztályával. Egy hónap múlva már biztosan használni fogom az újságot, mivel panaszaimban már mindenkit értesítettem a médiával való kapcsolatfelvételi szándékomról.

A szervezet (név) segítséget kér a témában sajtótájékoztató megtartásához

Esemény dátuma és időpontja:

^ Projektor, képernyő, laptop,

Fotók a sajtótájékoztatóról

^ A sajtótájékoztató online közvetítése

^ Fényképek vagy videók lemezre írása

Sajtótájékoztató után kávészünet

Kapcsolattartó személy és koordináták:

Hasonló:

Az omszki régió oktatási minisztériuma arra kéri a jótékonysági alapítvány dolgozóit, „ki más, ha nem én”, adjanak meg minden segítséget.

A konferenciára hallgatók, egyetemisták, végzős hallgatók és fiatal tudósok is várnak. A konferencia időtartama 2 nap. BAN BEN.

Az Állam- és Jogtudományi Intézet meghívja Önt a „Modern.

Meghívjuk Önt, hogy vegyen részt „A jogfejlődés aktuális kérdései a FÁK országokban” című nemzetközi tudományos és gyakorlati konferencián.

Segítséget kérünk a StroyDom Társaság számítástechnikai központ gépeinek telepítésében és beállításában

Meghívjuk Önt, hogy vegyen részt a hallgatók és fiatal tudósok éves VIII. nemzetközi tudományos és gyakorlati konferenciáján „Orosz.

Az „Akadémiai Tudományos problémák és eredmények” című nemzetközi tudományos és gyakorlati konferencia szervezőbizottsága meghívja Önt.