Sistemas de informação para planejamento de recursos e gestão empresarial: sistemas ERP. Sistemas ERP

Recentemente, o interesse em sistemas integrados de gerenciamento de processos de negócios tem crescido na Rússia. Deve-se a muitos factores, incluindo o apoio activo do governo à introdução de tecnologias modernas na economia russa. Em particular, existe uma necessidade objetiva de automatizar o funcionamento de uma empresa para otimizar os processos de gestão e controlo. Os sistemas ERP podem resolver esses problemas dentro de uma empresa.

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado baseado em uma ampla classe de disciplinas e áreas de atuação relacionadas às tecnologias de criação e processamento de dados para gestão de recursos internos e externos de uma empresa. Simplificando, o ERP é um sistema de gerenciamento de recursos empresariais. Este termo foi utilizado pela primeira vez pela consultoria Gartner Group no início dos anos 90. Desde então, o conceito de ERP passou por vários estágios de desenvolvimento.

As principais tarefas resolvidas pelos sistemas ERP são:

Planejamento geral e estruturado das atividades empresariais;

Gestão financeira da empresa;

Gestão de RH;

Contabilização de recursos materiais;

Contabilidade e gestão de abastecimento e vendas;

Gestão operacional das atividades correntes e acompanhamento da implementação dos planos;

Fluxo documental do empreendimento;

Análise de resultados de negócios.

Numa determinada fase de desenvolvimento, um negócio depara-se com a necessidade de automatizar os processos e funções da empresa, principalmente se estamos falando sobre sobre uma grande corporação ou holding. Depois, há necessidade de software especializado que possa organizar o processo de gestão da forma mais eficiente possível. Os sistemas ERP baseiam-se no princípio de criar um repositório único da base de informação da empresa acumulada no processo de fazer negócios, nomeadamente, informação financeira, dados relativos à produção, pessoal, etc.

As práticas empresariais modernas geralmente exigem abordagem individual. Isso se aplica totalmente à contabilidade e ao planejamento. Portanto, o software mais eficaz é adaptado diretamente às tarefas complexas de uma empresa específica. O custo desse desenvolvimento é bastante elevado devido à abordagem individual e às características de implementação, mas, via de regra, o efeito econômico justifica os custos.

O processo de implementação de um sistema ERP em uma empresa é uma tarefa tecnicamente complexa e demorada. Além da instalação de softwares e do treinamento de pessoal, deve-se levar em consideração os fatores psicológicos da introdução de um novo sistema na cultura corporativa, bem como a importância do bom funcionamento de cada elo.

Conceito de ERP.

Historicamente, o conceito de ERP tornou-se um desenvolvimento dos conceitos mais simples de MRP (Planejamento de Requisitos de Materiais) e MRP II (Planejamento de Recursos de Manufatura). As ferramentas de software utilizadas nos sistemas ERP permitem planear a produção, modelar o fluxo de encomendas e avaliar a possibilidade da sua implementação nos serviços e departamentos da empresa, interligando-a com as vendas.

Funções dos sistemas ERP.

Os sistemas ERP baseiam-se no princípio de criar um único armazém de dados contendo todas as informações de negócios corporativos e fornecendo acesso simultâneo a ele por qualquer número necessário de funcionários da empresa investidos de autoridade apropriada. As alterações de dados são feitas através das funções (funcionalidade) do sistema. O sistema ERP consiste nos seguintes elementos:

Modelo de gestão do fluxo de informação (IP) em uma empresa;

Hardware e base técnica e meios de comunicação;

SGBD, software de sistema e aplicativo;

Um conjunto de produtos de software que automatizam o gerenciamento de IP;

Regulamentos para uso e desenvolvimento de produtos de software;

Departamento de TI e serviços de suporte;

Na verdade, usuários de produtos de software.

Principais funções dos sistemas ERP:

Manter especificações de projeto e tecnológicas que determinem a composição dos produtos fabricados, bem como os recursos materiais e as operações necessárias à sua fabricação;

Formação de planos de vendas e produção;

Planejar as necessidades de materiais e componentes, prazos e volumes de suprimentos para cumprir o plano de produção;

Gestão de estoques e compras: manutenção de contratos, implementação de compras centralizadas, garantia de contabilização e otimização de estoques de armazéns e oficinas;

Planejamento das capacidades de produção desde o planejamento em larga escala até o uso de máquinas e equipamentos individuais;

Gestão financeira operacional, incluindo a elaboração do plano financeiro e o acompanhamento da sua implementação, contabilidade financeira e de gestão;

Gerenciamento de projetos, incluindo planejamento de marcos e recursos

A diferença entre sistemas ERP e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos(EDMS) é que, via de regra, no ERP os documentos são legíveis por máquina, e não são “mantidos”, mas “publicados” - depois de terem completado seu ciclo de vida, ou seja, terem sido criados, discutidos, verificados , acordado, aprovado, etc. E o EDMS apoia tal vida útil documentos legíveis por humanos na empresa.

Vantagens.

O uso de um sistema ERP permite usar um programa integrado em vez de vários programas separados. um sistema pode controlar o processamento, logística, distribuição, estoques, entrega, exibição faturas E contabilidade.

O sistema de controle de acesso à informação implementado em sistemas ERP é projetado (em combinação com outras medidas de segurança da informação empresarial) para combater ameaças externas (por exemplo, espionagem industrial) e interno (por exemplo, roubo). Implementado em conjunto com CRM-sistema e sistema de controle de qualidade, os sistemas ERP visam maximizar as necessidades das empresas em ferramentas de gestão empresarial.

Imperfeições.

As principais dificuldades na fase de implementação de sistemas ERP surgem pelos seguintes motivos:

A desconfiança dos proprietários das empresas em soluções de alta tecnologia resulta num fraco apoio ao projecto por parte deles, o que torna a implementação do projecto difícil de implementar.

A resistência departamental em fornecer informações confidenciais reduz a eficácia do sistema.

Muitos problemas associados ao funcionamento do ERP surgem devido ao investimento insuficiente na formação de pessoal, bem como à insuficiência de políticas de introdução e manutenção da relevância dos dados no ERP.

Restrições.

As pequenas empresas não podem investir dinheiro suficiente em ERP e formar adequadamente todos os funcionários.

A implementação é bastante cara.

O sistema pode sofrer de um problema de “elo fraco” – a eficácia de todo o sistema pode ser prejudicada por um departamento ou parceiro.

Problema de compatibilidade com sistemas legados.

Existe um equívoco de que às vezes o ERP é difícil ou impossível de se adaptar fluxo de documentos empresa e suas especificidades processos de negócios. Na verdade, qualquer implementação de um sistema ERP é precedida pela fase de descrição dos processos de negócio da empresa, na maioria das vezes associada à fase subsequente. reengenharia de negócios. Em essência, o sistema ERP é uma projeção virtual da empresa.

A abreviatura ERP vem de Expressão inglesa Planejamento de Recursos Empresariais, que significa literalmente planejamento de recursos empresariais. Teoricamente, tal sistema representa a estratégia global da empresa, que leva em consideração as seguintes áreas:

• Gestão de recursos financeiros - relatórios fiscais, contabilidade, planejamento orçamentário;
• Gestão de Recursos Humanos;
• Gestão de ativos;
• Interação com parceiros e registro do histórico de transações dos clientes.

Do lado prático, quando se fala em sistemas empresariais ERP, entende-se software para automatizar cada uma das áreas listadas, bem como outros processos das atividades da empresa para reuni-los em uma base de dados comum interligada necessária ao funcionamento do empreendimento.

Em palavras simples, os sistemas ERP são complexos de atividades que incluem: modelos de gestão dos fluxos de informação de uma empresa, equipamentos para armazená-la e processá-la, software, departamento de TI e especialistas de suporte técnico, além dos próprios usuários.

Construção de um sistema de planejamento de recursos empresariais de TI

Por ser um software complexo, um sistema ERP consiste nos seguintes elementos:

• Plataforma- o ambiente principal (núcleo), que garante o funcionamento dos componentes do programa, bem como as funcionalidades básicas (informações de referência, funções) da empresa. Esta é a base do sistema, sem a qual o seu funcionamento é impossível.
• Ferramentas de gerenciamento de dados- inclui armazenamento no servidor, programas para processamento de informações e transferência para operação de módulos.
• Plug-ins- programas independentes entre si que se conectam à plataforma e utilizam os principais bancos de dados em seu trabalho. É a presença de módulos independentes que podem ser desconectados e conectados sem atrapalhar o funcionamento de todo o complexo que distingue os sistemas ERP de outros tipos de software utilizados na automação de processos de negócios.

Os módulos conectados à plataforma principal do sistema de planejamento de recursos de produção são divididos em três grupos:

1. Doméstico- programas utilizados na empresa, aos quais os funcionários têm acesso.
2. Externo- programas aos quais clientes e parceiros têm acesso (por exemplo, a conta pessoal de um intermediário dropshipper).
3. Conectores- programas de conexão com outros produtos de software que não fazem parte do sistema ERP, mas são utilizados pela empresa em suas atividades. Eles realizam troca de dados.

Onde obter um sistema ERP para uma empresa

Existem três maneiras de adquirir software de planejamento de recursos:

1. Criando seu próprio produto. Muitas vezes acaba por ser um método irracional, uma vez que a falta de uma abordagem profissional pode levar a uma situação em que apenas uma direção é levada em consideração, o que não terá um efeito tangível. Ao mesmo tempo, um sistema implementado desta forma é normalmente difícil de substituir ou complementar.
2. Compra de plataforma pronta e sua implantação no trabalho da empresa. Aqui você precisa fazer a escolha certa de acordo com as atividades da sua empresa. Produtos conhecidos e de alta qualidade são bastante caros e exigem suporte constante do desenvolvedor.
3. Desenvolvimento profissional de sistemas ERP individualmente para a empresa. Apenas 20% dos programas criados no mercado nacional são integrados com sucesso no trabalho das empresas. Isso significa que o risco da empresa receber um produto de baixa qualidade com um custo inflacionado é bastante grande.

Como escolher e implementar um sistema ERP

Não existe um sistema universal de planejamento de recursos adequado para todas as empresas. Para cada produção é selecionado o produto ideal, que é então ajustado durante o processo de implementação.

Tipos de sistemas ERP para empresas

A classificação dos sistemas de planeamento de recursos empresariais é efectuada de acordo com vários parâmetros, tendo em conta os que o ajudarão na escolha do produto adequado. Assim, de acordo com a sua finalidade, podem ser setoriais ou gerais. A primeira opção é adequada para muito grandes empresas, bem como para empresas que produzem um produto exclusivo ou usam métodos de negócios não padronizados.

Por tipo de organização, distinguem-se sistemas dos seguintes formatos:

• Público- muitos usuários têm acesso às funcionalidades gerais do programa, mas seus dados estão disponíveis apenas para funcionários de sua empresa.
• Privado- o programa é isolado e pode ser alterado e modificado de acordo com as tarefas da empresa.
• Híbrido- uma combinação de dois tipos.

Por tipo de armazenamento de informações:

• Nuvem- os bancos de dados estão localizados em servidores externos.
• Doméstico- os dados são armazenados no próprio servidor da empresa.

Por formato de interface do usuário:

• Estacionário (desktop)- o software de ligação a bases de dados está instalado num PC e pode funcionar de forma autónoma a partir da Internet, utilizando apenas comunicações internas.
• Navegador (funcionando apenas online)- o acesso ao sistema é feito através do site da empresa e da conta pessoal de um funcionário, cliente ou parceiro.

Por arquitetura de software:

• Modular- consistem em vários componentes (módulos) projetados para resolver diversos problemas.
• Monolítico- programas abrangentes unificados.

Por classe de licença:

• Proprietário- software fechado que exige uma taxa de licença para uso.
• Código aberto- programas gratuitos de código aberto.

Erros na escolha de um sistema de planejamento de recursos

A escolha errada de um sistema ERP de gestão empresarial não só acarretará custos adicionais, mas também poderá afetar negativamente o funcionamento do empreendimento. Para evitar erros, você precisa conhecer os principais:

• Falta de uma meta corretamente escolhida e claramente formulada. É importante entender que o ERP deve melhorar o desempenho da empresa, adotando os aspectos positivos e compensando os negativos. Portanto, na hora de escolher, é necessário determinar exatamente qual efeito deve ser obtido com a implementação. Se o seu objetivo é otimizar o seu negócio como um todo, você não obterá os resultados que precisa. Todas as tarefas devem ser especificadas nas especificações técnicas (TOR). Ao mesmo tempo, o sistema deve ser adaptado à empresa e não o contrário. É um erro reconstruir completamente um negócio, especialmente se for rentável, sob um sistema ERP.
• Escolha incorreta de metodologia para resolução de problemas. Cada sistema ERP é construído para uma área de negócio específica. Pode ser adaptado para o setor produtivo ou exclusivamente para comércio.
• Visão unilateral na seleção do sistema. A equipe de especialistas que elabora as especificações técnicas, seleciona e controla o processo de implantação do sistema deve incluir representantes dos diversos departamentos da empresa (TI, vendas, pessoal, produção). Caso contrário, o produto final será selecionado do ponto de vista da conveniência de apenas um grupo de usuários e não trará a eficiência necessária ao empreendimento como um todo.
• Qualificações insuficientes do desenvolvedor e dos especialistas que realizam a implementação. O processo de criação e integração de um sistema de planejamento de recursos é caro e muitas empresas, no esforço de redução de custos, recorrem a empresas com pouca experiência ou utilizam sistemas ERP gratuitos, o que é bastante arriscado.
• Baixo nível de controle sobre o processo de integração do programa no sistema.
• Complexidade da interface. Se um programa for demasiado complexo para ser compreendido intuitivamente, poderá enfrentar o desafio de ter de formar pessoal para o utilizar. Isso também aumenta o risco de erros acidentais na inserção dos dados, o que acarreta um planejamento incorreto e todas as consequências decorrentes.

Que funções um sistema de planejamento de recursos deve fornecer?

A principal ferramenta do planejamento empresarial que permite a tomada de decisões é a documentação de relatórios. É esta a base do trabalho do ERP, que por sua vez deve proporcionar a capacidade de analisar dados de relatórios de diversas posições. Portanto, um sistema ERP eficaz deve ter uma série das seguintes funções:

• Garantindo um fluxo de documentos conveniente. O principal objetivo dos sistemas ERP é garantir a rápida execução da documentação (faturas, faturas, relatórios, tabelas de preços), bem como as operações posteriores com a mesma (pesquisa, acesso, encaminhamento, edição).
• Planejamento. O algoritmo do sistema, especialmente para produção, deve permitir o planejamento de pagamentos, entregas, operações de armazém, mudanças sazonais e volumes de produção. Para cada empresa, o planejamento da produção é individual e vinculado à estratégia de calendário de volume.
• Transparência de informações. O programa deverá registrar todas as transações, partes, volumes e datas de sua implementação, o que tornará o trabalho da empresa mais transparente para análise.
• Controle de acesso para diferentes níveis. Como o sistema abrange uma quantidade muito grande de informações sobre o trabalho da empresa, muitas das quais devem permanecer fechadas para funcionários de nível inferior, clientes e parceiros, ele deve permitir que alguns dados sejam fechados para usuários com acessos diferenciados.
• Rede de dados unificada. O sistema ERP deve fornecer a capacidade de rastrear todos os processos individuais (por exemplo, transações) em todos os níveis, desde a compra de matérias-primas e produção, até o registro de vendas e pagamento de impostos.
• Contabilidade de pessoal. O programa deverá prever a possibilidade de controlar o número de efetivos, planear horários de saída e horas trabalhadas, ter em conta o nível de qualificação dos colaboradores e traçar calendários de férias e cursos de formação avançada. Um sistema de planejamento eficaz prevê também a possibilidade de cálculo de salários e gratificações, levando em consideração a forma de remuneração.
• Trabalhe com fornecedores. A funcionalidade do sistema deve permitir armazenar e processar banco de dados de fornecedores, enviar solicitações de disponibilidade, planejar a formação de pedidos, liberação de capital de giro e pagamento de faturas, controlar o processo de entrega e também manter relatórios de compras.
• Trabalhando com clientes. O sistema deverá permitir o registro completo dos dados de cada cliente, independentemente de quantas pessoas jurídicas estejam incluídas na estrutura deste último. Isto implica não só a capacidade de permitir ao cliente trabalhar através da sua própria conta, mas também o armazenamento de dados sobre transações concluídas, contas a receber, planeamento de fornecimento, processamento de faturas e histórico de cooperação. Isso permite estudar a demanda e o nível de lucro recebido de cada cliente.
• Serviço e reparo. Se falamos de produção, esta parte do programa deve prever o planejamento da inspeção técnica dos equipamentos, cronograma de reparos programados, modernização ou substituição dos equipamentos do empreendimento. Para as empresas comerciais, o sistema deve prever a possibilidade de contabilização de serviços de manutenção de mercadorias vendidas e reparos em garantia.

Recursos de implementação de ERP

O sistema de planejamento de recursos opera em bancos de dados, que geralmente existem em grande quantidade. A própria informação pode estar localizada em diversos meios de comunicação, inclusive documentação em papel, e por isso sua transferência para o formato eletrônico é um trabalho enorme. Os dados em si são divididos em dois grupos:

• Importante- informações que são a base das atividades da empresa. São dados sobre gerenciamento de trabalho e produção, relatórios do departamento de vendas e diretores de pessoal. Eles devem ser utilizados no sistema ERP.
• São comuns- informações que são importantes para uma determinada empresa, que não são utilizadas regularmente pela empresa, mas também são importantes. Esses dados são adicionados ao sistema conforme a necessidade ou a pedido da direção da empresa.

Um ERP ideal deve proporcionar a capacidade de utilizar todos os tipos de dados, mas na prática, para simplificar o processo de implementação, os mais importantes são levados em consideração primeiro e depois os gerais são gradualmente integrados.

Com base em quais dados devem ser usados ​​e na funcionalidade necessária do sistema, um tarefa técnica. É um documento oficial (instruções) que demonstra quais tarefas e objetivos precisam ser alcançados durante o processo de implementação. Com base nas especificações técnicas, é elaborado um plano de calendário para os trabalhos de integração.

Existem três estratégias para implementar um sistema de planejamento de recursos empresariais:

1. Integração passo a passo- primeiro são colocados em operação os módulos principais (por exemplo, contabilidade financeira, escrituração contábil e fluxo de documentos) e, a seguir, após a depuração do seu trabalho, os demais são introduzidos gradativamente. Este método leva muito tempo e não pode demonstrar resultados imediatamente. É frequentemente utilizado por empresas no desenvolvimento de seus próprios sistemas.
2. Implementação abrangente- o sistema é aplicado imediatamente em todas as direções e na íntegra, e então o trabalho é gradualmente depurado. Este método permite integrar rapidamente um sistema de planejamento de recursos empresariais. É usado na compra de software pronto.
3. Método combinado- a implementação de sistemas ERP ocorre de forma imediata em todas as áreas de atividade, mas por etapas. Esta estratégia permite minimizar o tempo de implementação com a menor perda de qualidade do trabalho. Na maioria das vezes, essa técnica é usada por empresas privadas que oferecem serviços personalizados de desenvolvimento de software.

Como funciona um sistema ERP e quem precisa dele

Considerando a complexidade e o alto custo, a implantação do ERP será aconselhável apenas para grandes empresas, onde o volume de dados contábeis é muito grande e requer sistematização. Tais sistemas demonstram alta eficiência para produção em larga escala em diversas corporações e holdings. Se a empresa não produz uma grande variedade ou produz pequenos lotes, não precisa de um sistema de planejamento de recursos tão sério, e isso apenas retardará o processo e levará a perdas injustificadas.

A única exceção, segundo especialistas de consultorias, é a utilização de sistemas ERP por pequenas empresas que operam em condições de altíssima concorrência, onde a automação de todos os processos cria uma vantagem adicional.

Para entender se você precisa de tal sistema, é necessário calcular a eficiência econômica de sua implementação. Pode ser determinado por vários parâmetros (redução de estoques, velocidade de produção, redução de pessoal, aumento da produtividade do trabalho) e, como resultado, deve trazer lucro adicional para a própria empresa ou, pelo menos, reduzir custos.

Breve visão geral dos ERPs populares

Na maioria das vezes, os principais sistemas ERP das empresas são produtos prontos e ajustados às atividades do empreendimento. Eles podem ser pagos ou gratuitos. Com a implementação adequada, você pode obter eficiência em ambos os casos.

Produtos gratuitos populares:

• ERPNext- um programa minimalista para o trabalho de um empresário privado (PI). A principal desvantagem é o espaço em disco limitado, que pode ser aumentado mediante o pagamento de uma taxa adicional.
• ERP Galáxia- pensado para o mercado nacional e permite ter em conta as frequentes alterações legislativas.

Programas pagos:

• ERP SAP- um dos sistemas mais populares que oferece ampla funcionalidade e uma interface amigável.
• 1C:Empresa- um sistema bastante popular e acessível que oferece um grande número de soluções especializadas.
• ERP OpenBravo- um programa de nível médio com dimensionamento conveniente e custo acessível.

Vantagens e desvantagens do ERP

A maior parte das deficiências dos sistemas ERP decorrem das suas qualidades básicas, uma vez que os principais problemas que as empresas enfrentam na implementação de um programa estão relacionados com erros na decisão sobre a necessidade de utilização e na seleção direta do software.

Desvantagens da integração do sistema de planejamento de recursos

Apesar de o objetivo dos sistemas ERP ser melhorar o processo produtivo, eles têm suas desvantagens. Entre os mais recentes:

• Complexidade do programa e, como consequência, o alto custo de aquisição e implementação.
• Aumento dos requisitos para equipamentos para armazenamento e processamento de dados, incluindo servidores de armazenamento cópias de segurança. Deve ser confiável e rápido, o que determina seu alto custo.
• A necessidade de proteção adicional de dados, monitoramento cuidadoso do sistema de segurança e estabelecimento de uma hierarquia de acesso. O armazenamento de informações em formato eletrônico, e principalmente com acesso via rede, aumenta o risco de roubo ou destruição (intencional ou acidental) de documentos importantes.
• Dependência do fornecimento de energia da empresa. Se houver um problema na rede elétrica dos escritórios, armazéns ou áreas de vendas de uma empresa, as operações da empresa podem parar completamente.

Vantagens práticas de um sistema ERP

Implementar uma estratégia e um software de contabilidade e planeamento de recursos é uma forma eficaz de obter melhorias no desempenho da empresa, que apresenta as seguintes vantagens:

• Possibilidade de integração em vários tipos de produção e rápida adaptação às mais diversas atividades empresariais. O sistema ERP é adequado para complexos industriais, organizações bancárias, empresas comerciais e setor de serviços.
• Apoio aos métodos de planejamento das diversas áreas de atuação da empresa.
• Possibilidade de construir uma empresa virtual.
• Contabilidade financeira de alta qualidade para todos os departamentos.
• Capacidade de administrar empresas com grande quantia divisões internacionais e funcionários remotos.
• Escalabilidade e flexibilidade para implementação em empresas de diversos portes.
• Capacidade de trabalhar com outros programas e aplicativos usados ​​na empresa.
• Integração dos dados em um único sistema, disponibilizando-os para diversos departamentos.

Entendendo as funcionalidades de um sistema ERP, o que é em palavras simples e como escolher para o seu empreendimento, você poderá evitar adquirir por engano um produto caro e que não necessita, ao selecionar o mais eficaz, você irá ser capaz de implementá-lo com competência, obter maior eficiência e lucro para a empresa.

Anotação: Sistemas ERP e gestão de oportunidades de negócios. Composição do sistema ERP. As principais diferenças entre os sistemas MRP e ERP. Características de seleção e implementação de um sistema ERP. Os principais problemas de implementação e utilização de sistemas ERP.

9. Sistemas de informação para planejamento de recursos e gestão empresarial: sistemas ERP

9.1. ERP e gestão de capacidade de negócios

No início dos anos 90. A empresa analítica Gartner Group introduziu um novo conceito. Sistemas de classe MRP II integrados ao módulo planejamento financeiro(Planejamento de Requisitos Financeiros - FRP) são chamados de sistemas de planejamento de recursos empresariais (Planejamento de Recursos Empresariais - ERP). O termo planejamento de recursos em toda a empresa também é usado algumas vezes.

Os sistemas ERP são baseados no princípio de criação de um único data warehouse (repositório) contendo todas as informações de negócios corporativos: dados de planejamento, financeiros, de produção, de pessoal, etc. outro (por exemplo, do sistema de produção para o sistema financeiro ou para o sistema de pessoal). Tal sistema também garante o acesso simultâneo à informação por qualquer número de funcionários da empresa com autoridade apropriada. O objetivo dos sistemas ERP não é apenas melhorar a gestão das atividades produtivas de uma empresa, mas também reduzir custos e esforços para apoiar os seus fluxos internos de informação.

Existem muitas definições de sistemas ERP. Um dos mais comuns é o seguinte:

Um sistema ERP é um conjunto de aplicações integradas que permitem criar um ambiente integrado de informação (IIS) para automatizar o planejamento, contabilidade, controle e análise de todas as principais operações de negócios de uma empresa. A base do sistema de informação empresarial são os sistemas ERP.

Conforme definido originalmente pela American Production and Inventory Society (APICS): “ERP é um método para planejar e controlar com eficácia todos os recursos necessários para receber, fabricar, enviar e contabilizar pedidos de clientes em uma empresa de manufatura, distribuição ou serviços”.

Na última edição da APICS: “ERP é uma abordagem para organizar, definir e padronizar os processos de negócios exigidos por uma organização para que a organização possa utilizar o conhecimento interno para buscar vantagens externas”.

Via de regra, os sistemas ERP são construídos de forma modular e, de uma forma ou de outra, cobrem todos os processos-chave das atividades da empresa (Fig. 9.1). As ferramentas de software utilizadas nos sistemas ERP permitem planear a produção, modelar o fluxo de encomendas e avaliar a possibilidade da sua implementação nos serviços e departamentos da empresa, interligando-a com as vendas.

Em 1990, foi proposta a seguinte fórmula de IP baseada no Enterprise Resource Planning: , onde não só os materiais e os centros de tempo de trabalho estão sujeitos ao planejamento, mas também os recursos financeiros FRP, DRP - gestão de recursos de distribuição.

Arroz. 9.1.

Principais funções dos sistemas ERP:

• manter especificações de projeto e tecnológicas que determinem a composição dos produtos fabricados, bem como os recursos materiais e as operações necessárias à sua fabricação;
• formação de planos de vendas e produção;
• planejar as necessidades de materiais e componentes, prazos e volumes de suprimentos para cumprir o plano de produção;
• gestão de estoques e compras: manutenção de contratos, implementação de compras centralizadas, garantia de contabilização e otimização de estoques de armazéns e oficinas;
• planejamento da capacidade de produção, desde o planejamento em larga escala até o uso de máquinas e equipamentos individuais;
• gestão financeira operacional, incluindo a elaboração de um plano financeiro e o acompanhamento da sua implementação, contabilidade financeira e de gestão;
• gerenciamento de projetos, incluindo o planejamento das etapas e recursos necessários para sua implementação.

Posteriormente, os sistemas ERP passaram a incluir um módulo adicional APS (Advanced Planning and Scheduling) - técnica de planejamento que utiliza métodos matemáticos de otimização na elaboração de cronogramas, pois para resolver até mesmo problemas discretos aparentemente simples de planejamento de uma rede de distribuição distribuída, algoritmos comuns tornam-se ineficazes devido à grande dimensão dos dados processados.

No final dos anos 90. No século XX, também foi desenvolvida a metodologia “Enterprise Resource Planning, sincronizada com as solicitações do consumidor” (Customer Synchronized Resource Planning - CSRP), que abrange a interação da empresa com os clientes: emissão de pedido, especificações técnicas, suporte ao cliente, recurso planejamento dependendo do volume e composição dos pedidos dos clientes. Se os padrões MRP/MRPII/ERP estão focados no gerenciamento de estoque e capacidade, planejamento, produção e vendas de um produto, então o padrão CSRP inclui o ciclo completo do ciclo de vida do produto - desde seu projeto levando em consideração os requisitos do cliente até a garantia e serviço pós-venda.

Esse novo tipo de CIS em algumas fontes passou a ser denominado sistema ERP II, cuja base é o gerenciamento da interação da empresa com o ambiente externo. Sempre que possível, os processos internos e confidenciais tornam-se externos e abertos. O sigilo excessivo das informações corporativas que complicam as operações desaparece. Está a ser substituída por uma política claramente regulamentada no domínio da segurança da informação e da segurança dos próprios sistemas de informação.

A combinação de um sistema ERP com tecnologias OLAP, um sistema Balanced Score Card e um sistema funcional de gestão de custos levou ao surgimento e desenvolvimento de sistemas BPM (Business Performance Management) - gestão de desempenho empresarial, que permitem vincular os resultados operacionais de uma empresa com a eficácia da empresa de implementação da missão [Yu. Amiridi, Intersoft Lab, http://www.iso.ru/cgi-bin/main]. Quais tarefas os sistemas BPM resolvem e que lugar eles ocupam entre outros produtos de software de automação de processos de negócios?

Para responder a esta pergunta, usaremos materiais do relatório de 2004 do Data Warehousing Institute (DWI) “Melhores Práticas em Gestão de Desempenho Empresarial: Estratégias Empresariais e Técnicas”. Este relatório posiciona os sistemas BPM analisando esquema geral desenvolvimento de software para automatizar processos de negócios nos últimos vinte anos (Fig. 9.2).

Primeiramente surgiram os sistemas de automação de processos internos (back-office), principalmente de produção (gestão de estoques e automação da gestão de linhas de produção) e de contabilidade. Depois veio a vez dos processos de interação com o ambiente externo (processos de front office): suprimentos, vendas, serviços, marketing. No final do século XX, as organizações passaram a automatizar processos transversais que afectavam o trabalho de vários departamentos, introduzindo tecnologias de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e tecnologias de gestão da cadeia de abastecimento (SCM). E, por fim, o topo da pirâmide, que começou a ser automatizado recentemente, é a governança corporativa. Para resolver este problema, o mundo identifica uma classe especial de software - sistemas BPM.

O movimento ascendente nos níveis da pirâmide reflete uma transição gradual da automação dos processos operacionais de negócios para a automação da estratégia de gestão empresarial. Os processos nos níveis mais elevados da pirâmide controlam os processos nos níveis mais baixos. Assim, os sistemas BPM são projetados para automatizar o planejamento estratégico para o desenvolvimento do negócio e, ao mesmo tempo, para apoiar a gestão tática (ou operacional) dos processos de negócio em diferentes níveis. A tarefa dos sistemas BPM é ajudar a implementar objetivos estratégicos de negócios em condições reais. Para isso, devem fornecer ao usuário as informações certas no momento certo para melhorar a gestão operacional.

A arquitetura funcional de um sistema BPM clássico consiste em três componentes. A primeira parte é o data warehouse. Esta é a base de um sistema BPM. Consolida informações operacionais de diversos módulos automatizados da matriz e filiais da organização, de subsidiárias e empresas parceiras. O segundo componente é um conjunto de ferramentas de apoio às tecnologias de gestão empresarial: planejamento financeiro, contabilidade gerencial, previsão, gestão de produção e processos auxiliares, etc. O terceiro componente do BPM são as ferramentas analíticas OLAP para trabalhar rapidamente com dados de negócios que são acumulados em um armazém.

Assim, os sistemas BPM não podem ser chamados de algo fundamentalmente novo. Eles combinam tecnologias de gerenciamento e soluções de software conhecidas que antes eram usadas localmente e resolviam os problemas de departamentos e usuários individuais. Quais são então as vantagens e a novidade da abordagem BPM? O fato é que o sistema BPM foi pensado para dar suporte a todo o ciclo de gestão da empresa.

Isso significa que as ferramentas de BPM estão interligadas e garantem a execução de quatro etapas principais da gestão do desempenho empresarial:

Desenvolvimento de estratégia. O objetivo da primeira etapa é identificar os indicadores-alvo do negócio (indicadores-chave de desempenho) e planejar os valores quantitativos de suas métricas (indicadores-chave de desempenho - KPI). O planejamento estratégico é baseado em uma das metodologias de BPM conhecida como Balanced Scorecard (BSC).

Planejamento tático. Na segunda etapa, desenvolvemos planos táticos para atingir os objetivos estratégicos definidos. Os KPIs tornam-se diretrizes para o desenvolvimento de planos táticos (operacionais). A principal ferramenta do planejamento operacional é a orçamentação dos diversos aspectos das atividades do empreendimento.

Acompanhamento e controle da execução. A terceira etapa do ciclo de governança corporativa é o monitoramento e controle da implementação do orçamento e dos planos de produção. Os valores reais dos itens de contabilidade gerencial e financeira são calculados com base nos dados primários coletados no armazém. Para comparar orçamentos e KPIs planejados e alcançados, são utilizadas ferramentas de análise de fatos planejados com base na tecnologia de análise de dados OLAP multidimensional.

Análise e regulação. Na fase final, os planos estratégicos são ajustados de acordo com as reais condições de funcionamento do empreendimento. Para planejar as mudanças, são utilizadas ferramentas de previsão e modelagem de diversos cenários de evolução da situação. Como resultado, o ciclo de governança corporativa – entre a estratégia escolhida e a sua implementação prática – fecha-se.

Os sistemas ERP estão focados em automatizar processos de gestão, apoiar processos de negócio e reduzir custos operacionais, mas não são capazes de fornecer acesso abrangente, fácil e rápido à informação de gestão necessária. Além disso, descobriu-se que nem todas as informações necessárias tanto para a alta administração quanto para os gerentes e especialistas de campo estavam disponíveis no sistema ERP. Esta situação é ainda agravada pelo facto de muitas vezes as empresas utilizarem não um, mas vários sistemas ERP, herdados de fusões e aquisições.

Em contraste, os sistemas BPM proporcionam uma abordagem holística e orientada para os processos à tomada de decisões de gestão, com o objectivo de melhorar a capacidade da empresa de avaliar realisticamente o seu estado actual e gerir a eficácia das suas actividades a todos os níveis, reunindo proprietários de processos, gestores, pessoal e contratantes externos dentro do ambiente geral de gestão integrada.

Observe que, neste sentido, o conceito de “sistema BPM” pode ser utilizado em dois significados: como um conceito de gestão (ou seja, uma certa abordagem para a tomada de decisões de gestão e sua implementação prática) e como um sistema de informação (um conjunto de ferramentas de software que apoiam a ideologia BPM e garantem a sua implementação prática). Isso não significa, porém, que o sistema BPM “cancela” ou “substitua” o ERP. A Figura 9.3 mostra a possível interação entre sistemas ERP e BPM.

A partir do diagrama acima pode-se perceber que um papel importante na transformação de dados de ERP em um sistema BPM é desempenhado pelos chamados módulos Data Maps - um meio de unificar dados obtidos de diversas fontes e alinhá-los com comum livros de referência (o processo de conversão de dados). Esses fundos também são usados ​​para opinião, por exemplo, para transferir os resultados do planejamento estratégico ou operacional para um sistema ERP para posterior formação de planos mais detalhados.

Observe também que não apenas os subsistemas ERP, mas também os sistemas transacionais de outros sistemas atuam como fontes de dados financeiros e não financeiros para o sistema BPM:

• gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
• gestão da cadeia de suprimentos (Supply Chain Management – ​​SCM);
• gestão de ativos (Assets Management – ​​AM);
• gestão de pessoas (Gestão de Recursos Humanos – GRH);
• outras fontes - bancos de dados, planilhas, etc.

Assim, usando a solução uma infraestrutura holística é criada para apoiar o gerenciamento empresarial estratégico e tático coordenado com base em um único modelo de dados. Esta é a diferença fundamental entre uma abordagem integrada baseada em sistemas de automação de gestão corporativa e uma solução isolada para tarefas de gestão individuais.

9.2. Composição do sistema ERP

Os sistemas ERP são projetados para gerenciar todas as atividades financeiras e comerciais de uma empresa. São utilizados para fornecer prontamente à gestão empresarial as informações necessárias à tomada de decisões de gestão, bem como para criar uma infraestrutura para a troca eletrônica de dados empresariais com fornecedores e consumidores. Os sistemas ERP permitem que você use um programa integrado em vez de vários programas separados. Um único sistema pode gerenciar processamento, logística, distribuição, estoque, entrega, faturamento e contabilidade.

O sistema de controle de acesso à informação implementado em sistemas ERP é projetado (em combinação com outras medidas de segurança da informação empresarial) para combater ameaças externas (por exemplo, espionagem industrial) e internas (por exemplo, roubo de dados). Implementados em conjunto com sistemas de controle de qualidade e suporte ao relacionamento com o cliente, os sistemas ERP visam maximizar as necessidades das empresas em ferramentas de gestão empresarial.

Os principais blocos funcionais de um sistema ERP digitado são mostrados abaixo.

Gerenciamento de demanda. O bloco tem como objetivo prever a demanda futura de produtos, determinar o volume de pedidos que podem ser oferecidos ao cliente em um determinado momento, determinar a demanda dos distribuidores, a demanda dentro da empresa, etc.

Planejamento de vendas e produção. O resultado do bloco é o desenvolvimento de um plano de produção para os principais tipos de produtos.

Planejamento de capacidade integrado. Usado para especificar planos de produção e determinar o grau de sua viabilidade.

Plano básico de produção (cronograma de lançamento do produto). Os produtos são determinados em unidades finais (produtos) com tempos e quantidades de produção.

Planejamento de necessidades de materiais. São determinados os tipos de recursos materiais (unidades pré-fabricadas, unidades acabadas, produtos adquiridos, matérias-primas, produtos semiacabados, etc.) e os prazos específicos de sua entrega para cumprimento do plano.

Especificações do produto. Determina a composição do produto final, os recursos materiais necessários à sua fabricação, etc. Na verdade, a especificação é o elo entre o plano de produção principal e o plano de necessidades de materiais.

Planejando os requisitos de capacidade. Nesta fase de planeamento, com mais detalhe do que nos níveis anteriores, capacidade de produção.

Roteirização/centros de trabalho. Usando este bloco, as capacidades de produção são especificadas como vários níveis e as rotas pelas quais os produtos são produzidos.

Verificar e ajustar os planos de capacidade da oficina.

Compras, estoque, gerenciamento de vendas.

Gestão financeira (manutenção do Razão Geral, liquidações com devedores e credores, contabilização de ativos fixos, gestão de caixa, planejamento financeiro, etc.).

Gestão de custos (contabilização de todos os custos da empresa e cálculo do custo dos produtos ou serviços acabados).

Gerenciamento de projetos/programas.

Gestão de Pessoal.

Além disso, para os sistemas ERP é quase obrigatório ter a capacidade de trocar dados eletronicamente com outras aplicações, bem como simular uma série de situações relacionadas, em primeiro lugar, com o planeamento e a previsão.

Conforme requisitos modernos O sistema ERP deve, além do núcleo que implementa o padrão MRPII (ou seu análogo para produção contínua), incluir os seguintes módulos:

• gestão da cadeia de suprimentos (Planejamento de Recursos de Distribuição - DRP);
• planejamento avançado e programação de produção (Advanced Planning and Scheduling - APS);
• gestão de relacionamento com clientes (Customer Relation Management – ​​CRM, anteriormente denominado módulo de automação de vendas – Sales Force Automation);
• comércio eletrônico (Comércio Eletrônico - UE);
• gerenciamento de dados de produtos (PDM);
• Add-ons de Business Intelligence, incluindo soluções baseadas em tecnologias OLAP (On-Line Analytical Processing) e DSS (Decision Support Systems);
• módulo autônomo responsável pela configuração do sistema (Standalone Configuration Engine - SCE);
• planejamento de recursos finais (detalhado) FRP (Planejamento de recursos finitos).

Se praticamente não há problemas com a aquisição de um sistema pequeno, geralmente “em caixa”, então com sistemas de médio porte e, principalmente, grandes, tudo é muito mais complicado.

Um grande sistema de informação ERP não pode ser facilmente adquirido, entregue, habilitado e usado. A empresa deve estar totalmente preparada para a implementação de tal sistema. A implantação de um sistema ERP é semelhante a uma operação cirúrgica complexa - aqui e ali é preciso cortar rápido, e aqui e ali depende muito de um preparo cuidadoso, da habilidade dos profissionais e algo assim - da sorte!

A seleção de um sistema ERP específico para implementação é um processo complexo e multicritério pelos seguintes motivos principais:

• alto custo do produto adquirido (até vários milhões de dólares);
• grande variedade de sistemas ERP oferecidos;
• duração do treinamento de especialistas sobre o produto introduzido;
• ciclo de pré-venda (de vários meses a vários anos);
• o próprio ciclo de implementação (o ciclo de implementação de um sistema ERP, mesmo em um local de produção de uma empresa, pode durar vários anos).

Ao escolher um sistema ERP, você precisa entender que a automação pela automação não faz sentido. Deve ficar claro que o melhor sistema ERP do mundo não será capaz de resolver todos os problemas da empresa.

Qualquer sistema ERP é, antes de mais, uma ferramenta para aumentar a eficiência e a qualidade da gestão empresarial, tomando as decisões estratégicas e táticas acertadas com base no processamento automatizado de informação relevante e fiável. Ao mesmo tempo, um sistema ERP não é apenas um kit de ferramentas para negócios, mas também uma tecnologia para operá-lo.

A gestão da empresa deve estar principalmente interessada em escolher o sistema ERP certo. O projeto de implantação de um sistema ERP deve ser considerado pela gestão do empreendimento como um investimento estratégico.

Naturalmente, qualquer empresa preferirá implementar um sistema ERP comprovado, confiável e acessível. A questão é qual sistema faz sentido implementar - ocidental ou doméstico? E aqui é impossível dar uma resposta definitiva.

Atualmente, os sistemas russos demonstram boa dinâmica de desenvolvimento, porém, os sistemas ocidentais ainda são mais ricos em funcionalidades. Outra peculiaridade dos sistemas ocidentais é que eles foram desenvolvidos (e refinados) durante várias décadas de acordo com princípios globais de gestão empresarial eficaz (sem evasão fiscal, contabilidade por partidas dobradas, etc.). Ou seja, nos sistemas ocidentais o chamado modelo “correto” (“civilizado”) de fazer negócios é muito melhor implementado. Esta vantagem é também a sua desvantagem (em relação às condições russas), uma vez que os sistemas ERP ocidentais são menos adequados para trabalhar com modelos de negócios complexos, inconsistentes e ilógicos, que são atualmente mais viáveis ​​na Rússia. A desvantagem dos sistemas ocidentais também é seu alto custo, embora alguns sistemas de software russos já estejam alcançando o custo dos sistemas ERP ocidentais.

Se uma empresa decidir implementar software de gestão empresarial russo, então, neste caso, é impossível dizer quão “bom” ou “ruim” é o sistema - em cada caso específico, um produto de software específico e condições específicas para aquisição e implementação devem ser considerado.

O principal na hora de escolher um sistema ERP é determinar quais as novas vantagens que sua implantação trará à empresa. É necessário compreender detalhadamente o que um sistema ERP pode proporcionar a um negócio, quais os objetivos que permitirá atingir e que impacto pode ter na rentabilidade da empresa e no custo dos seus produtos. É sempre preciso levar em conta que o custo de entrega, implantação e manutenção de um sistema ERP não pode ser mais caro que o custo de todo o negócio do empreendimento!

Em primeiro lugar, a gestão da empresa deve compreender porque é que a empresa necessita de um sistema ERP. Antes mesmo da implementação, qualquer sistema deve ter metas claras e mensuráveis ​​definidas no chamado “sistema S.M.A.R.T.”: as metas devem ser Específicas, Mensuráveis, Ajustadas, Relevantes e ter determinado tempo de execução (Time of Execution). É desejável que a resposta a esta questão possa ser formalizada e apresentada visualmente em números e diagramas (quantidade de dinheiro poupado, maior rotação de mercadorias, redução do tempo de trabalho com fornecedores e clientes, etc.). Os requisitos básicos do sistema ERP devem ser formulados e aprovados pela direção da empresa:

• quais são os objetivos atividade econômica e os objetivos do negócio como um todo serão alcançados pelo sistema adquirido e implementado;
• que áreas funcionais e tipos de produção deverá abranger;
• quais processos devem ser automatizados;
• quais relatórios preparar;
• quais plataformas de software e hardware usar.

Ao mesmo tempo, é muito importante determinar claramente as necessidades atuais e futuras de uma empresa ou organização. É preciso ter um bom entendimento do que impulsiona o negócio, quais fatores são críticos para o sucesso e o que é necessário para o desenvolvimento da empresa. Os requisitos devem ser formalizados na forma de um documento especial (Vision Scope), no qual são identificadas e priorizadas todas as características desejadas do sistema ERP.

É igualmente importante avaliar corretamente a infraestrutura tecnológica existente na empresa. Se, para implementar um sistema ERP, uma empresa tiver primeiro de gastar fundos significativos (comparáveis ​​ao custo do sistema que está a ser implementado) na modernização do seu sistema local ou redes globais, então esta opção pode não ser lucrativa. Em geral, o sistema ERP implementado deve corresponder ao nível financeiro e tecnológico existente no empreendimento.

Também deve ser entendido que o maior efeito é alcançado com a implementação abrangente de um sistema ERP. Não faz sentido gastar grandes quantias de dinheiro em um sistema cujas capacidades não serão totalmente utilizadas, ou em um sistema que precisará ser constantemente atualizado.

Extremamente ponto importanteé também a escolha correta do desenvolvedor (ou desenvolvedor-implementador, como é frequentemente o caso na Rússia) do sistema ERP, que deve não apenas fornecer seu software à empresa cliente, mas tornar-se seu parceiro de longo prazo, fornecendo suporte e maior desenvolvimento do sistema.

A empresa cliente deve estar confiante na elevada qualidade e oportunidade das futuras atualizações do sistema ERP instalado (quando surgirem novas versões), na resolução de todos os problemas relacionados com a sua flexibilidade e escalabilidade. Se a implementação de um sistema ERP for realizada por uma empresa de consultoria, então é igualmente importante compreender a relação entre esta e o desenvolvedor do sistema ERP. Em qualquer caso, é muito útil organizar um concurso entre fornecedores de sistemas ERP. A organização de um concurso reduzirá significativamente o preço de entrega inicial e compreenderá melhor as capacidades dos sistemas propostos e dos seus criadores.

Você não está adquirindo apenas um conjunto de programas com documentação (a maioria dos quais são criados com base em ferramentas padrão e em plataformas comuns) - você está adquirindo o trabalho e a experiência de uma equipe estabelecida de uma empresa de desenvolvimento de sistemas ERP que oferece vários tipos de responsabilidade (da legal à moral) pela qualidade e eficiência dos softwares e sistemas tecnológicos instalados e mantidos.

A implementação de um sistema ERP deve ser realizada por uma empresa implementadora (ou, em alguns casos, uma empresa desenvolvedora) em estreito contato com o departamento de TI e os departamentos relevantes interessados ​​da empresa. Após a implementação de um sistema ERP, determinados tipos de trabalhos de modernização do sistema podem ser confiados a consultores externos da empresa promotora (empresa de consultoria), e o seu apoio geral pode ser deixado ao departamento de TI.

Em alguns casos, as empresas dependem de sistemas desenvolvidos pelos seus próprios departamentos de TI. A prática mostra que o foco em sistemas “escritos em casa” torna possível obter o IP mais adequado para o negócio de uma empresa, mas, em última análise, torna a empresa dependente dos seus próprios desenvolvedores.

Raramente um produto de software autodesenvolvido permanece viável o suficiente por muito tempo. Geralmente não há documentação correspondente completa e atualizada para isso. Não se pode dizer que foi testado profissionalmente nos estágios de desenvolvimento e comissionamento e tem suporte confiável (um exemplo disso é, pelo menos, a fábrica de confeitaria Krupskaya em São Petersburgo, que teve que mudar rapidamente de sistemas legados para o Parus produto de software devido à saída de seus principais programadores). Uma grande empresa pode investir no desenvolvimento do seu próprio CIS (para as suas necessidades específicas) apenas se as seguintes condições básicas forem satisfeitas:

• não existe no mercado nenhum produto de software pronto que satisfaça a empresa em termos de funcionalidade, custo e condições de suporte;
• a empresa possui um poderoso departamento de TI com analistas, gerentes de projeto e programadores experientes;
• existe um completo e encenação competente tarefas;
• existe a possibilidade técnica de simular o funcionamento do software criado durante a operação experimental;
• existe a possibilidade de suporte real do sistema criado por conta própria;
• a possibilidade de replicar o software desenvolvido para empresas subsidiárias (indústrias).

Princípios básicos para escolher um sistema ERP

Ao escolher um sistema ERP, você precisa prestar atenção especial aos seguintes pontos principais.

A imagem da empresa desenvolvedora, seu tempo de atuação no mercado, a reputação do próprio sistema e o número total de implementações bem-sucedidas. Porém, a idoneidade da empresa não é o principal fator de escolha. Muitos recém-chegados ao mercado (que não têm um volume de negócios anual de milhões e milhares de clientes) oferecem soluções interessantes baseadas em tecnologias modernas e bastante preço razoável. Um grande número de implementações também pode ser devido ao marketing e não à qualidade real do sistema. Existem pelo menos vários casos conhecidos em que as empresas mudaram várias vezes os seus sistemas ERP, tendo marcas bem conhecidas no mercado russo (tanto ocidental como russo). A principal razão A substituição destes sistemas foi a funcionalidade insuficiente dos sistemas, baixa velocidade de operação, baixa escalabilidade, má qualidade de suporte quando era necessário melhorar os sistemas, etc.

Número de implementações bem-sucedidas na Rússia. Em primeiro lugar, queremos dizer implementações complexas. Também é importante saber se existem implementações em empresas industriais relacionadas e se foi necessária a ajuda de consultores externos. Também é necessário ver como o sistema realmente funciona em pelo menos um ou dois sites e comunicar-se com os gerentes de TI e seus usuários comuns (nenhum material de marketing ou mesmo artigos em publicações especializadas ajudará a obter uma imagem mais ou menos completa do real capacidades do sistema - em alguns casos, são até prejudiciais, pois as publicações publicitárias podem formar uma ideia inadequada do sistema ERP para um gestor despreparado!).

No entanto, você deve sempre lembrar que qualquer sistema ERP (mesmo extremamente rico funcionalmente) é personalizado para as necessidades de uma empresa específica (e empresas gêmeas, mesmo dentro do mesmo setor, simplesmente não existem). Neste caso, é importante perceber se a empresa promotora consegue “adicionar” ao sistema fornecido as funcionalidades exigidas pela empresa cliente num prazo razoável. Deve-se lembrar que em alguns casos os custos de finalização do sistema e sua posterior manutenção podem ultrapassar o custo base.

Flexibilidade e abertura. Este é um dos fatores mais importantes na escolha de um sistema ERP. De acordo com a experiência internacional, o período para uma implementação totalmente funcional de um sistema ERP normalmente dura pelo menos 3 anos, devendo este estar totalmente operacional durante pelo menos 10 anos. Durante este período, a empresa muda significativamente (seus produtos, estrutura organizacional, sistema de gestão, processos de negócios, funções e poderes dos funcionários, etc.).

O sistema de informação e analítico, que é a base da gestão empresarial, deve mudar junto com a produção. Deve permitir que você altere facilmente estações de trabalho automatizadas (AWS) e menus, gere relatórios e certificados, faça seleções arbitrárias de informações em uma apresentação conveniente, altere a tecnologia de suporte a processos de negócios e modelos de formulários de relatórios por meio de configuração paramétrica. O sistema deve ser facilmente personalizável e integrado ao IIS da empresa com outro software (por exemplo, software corporativo de folha de pagamento ou gerenciamento de pessoal, software de gerenciamento de documentos, sistemas CAD/CAM/CAE, sistemas PDM, etc.). Um ponto importante nesse sentido é que todas as modificações necessárias no sistema devem ser feitas pela empresa desenvolvedora, que é legalmente responsável perante o empreendimento pela qualidade de seu trabalho.

Terminologia. Ao analisar o sistema ocidental, é necessário analisar cuidadosamente a sua terminologia e a qualidade da russificação. A documentação deve ser completa e compreensível e a terminologia deve ser familiar. Por sua vez, a documentação que acompanha o sistema russo também deve ser completa e compreensível.

Qualidade de localização do sistema ocidental. A economia russa tem especificidades próprias (jurídicas, contábeis, tributárias, etc.). No projeto e preparação tecnológica da produção na Rússia, os padrões ESKD, ESTD e ESPD (Sistema Unificado de Design, Documentação Tecnológica e de Programa) são universalmente adotados. As empresas ocidentais adotaram uma organização fechada de produção, enquanto na Rússia a especialização tecnológica é mais comum. No Ocidente não existe uma estrutura de gestão de oficinas, mas na Rússia existe uma estrutura de oficinas. O sistema também deve levar em conta as realidades russas, como cadeias de compensações, pré-pagamento, pagamento em forma não monetária, a possibilidade de dinheiro extrapatrimonial (“cinza”), etc.

Uma empresa russa envolvida na localização e implementação de um sistema ocidental (ou no desenvolvimento e implementação de um sistema russo). A experiência de trabalho e qualificações dos seus colaboradores, o seu conhecimento real da produção, abordagens de implementação, o número de projetos implementados com sucesso, apoio real à mudança Legislação russa no sistema implementado e mantido.

Proximidade geográfica da empresa promotora ou implementadora. É mais fácil e cómodo interagir com uma empresa cujos colaboradores podem comparecer prontamente (em questão de horas) na empresa onde funciona o sistema que implementaram. A proximidade geográfica também é importante quando é necessário refinar o sistema, pois a incorporadora costuma sempre incluir as despesas de viagem no custo da modificação (não devemos esquecer o aumento da duração e os inconvenientes do projeto de modificação se a incorporadora for localizado longe o suficiente).

Aceitabilidade do preço do sistema. Deve-se levar em consideração que para todo o ciclo de instalação de um sistema ERP (compra, implantação, manutenção, desenvolvimento) você terá que gastar várias vezes mais dinheiro do que adquirir o próprio software (com coeficiente de 3,0-10,0). Ao mesmo tempo, quanto mais complexo e caro for o sistema ERP implementado, maior será o coeficiente.

Possibilidade de aquisição de sistema modular. Para economizar dinheiro, deveria ser possível adquirir e implementar um sistema ERP de forma modular e apenas para o número necessário de trabalhos. Adquirir um conjunto completo de módulos do sistema de uma só vez não é a melhor opção, pois todos os módulos só serão implementados em alguns anos, e durante esse tempo alguns deles já podem estar desatualizados (como o próprio sistema).

Ao decidir sobre a escolha de um determinado sistema, é aconselhável construir uma matriz de critérios para a escolha de um SI por conta própria ou com a ajuda de uma consultoria. Um exemplo de construção de uma matriz “Critérios para seleção de um SI” é dado na Tabela 9.2.

Requisitos técnicos básicos para um sistema ERP

O sistema ERP escolhido deve atender aos seguintes requisitos técnicos gerais (pelo menos a maioria deles):

1. Possibilidade de integração com um grande número de produtos de software (com um nível mínimo de integração - ao nível de código de linha de comando aberto ou suporte ao padrão OLE Automation).
2. Garantir a segurança através de vários métodos de controle e limitação de acesso aos recursos de informação. A presença no sistema ERP de ferramentas de segurança da informação de software e hardware certificadas pela FAPSI (permitindo a criptografia de dados, suportando assinaturas digitais eletrônicas e autenticando usuários com base nela). A eficácia das ferramentas de segurança de software também pode ser significativamente aumentada através do uso de hardware e ferramentas biométricas (chaves de hardware, tokens, cartões inteligentes, impressão digital, retina, voz, rosto, assinatura digitalizada, etc.) dispositivos de reconhecimento que apareceram recentemente em Russo mercado.
3. Escalável para trabalhar número diferente localizações dos clientes e a possibilidade de desenvolvimento de sistemas.
4. O princípio modular de construção de um sistema a partir de blocos funcionais operacionalmente independentes com expansão através de padrões abertos (API, COM, etc.).
5. É aconselhável usar uma arquitetura de três camadas:<сервер базы данных, сервер приложений, клиент>. O cliente pode ser “grosso”, “fino” ou “ultrafino”.
6. O sistema deve ser capaz de migrar de plataforma para plataforma. Deve haver versões para MS Windows, Novell NetWare e UNIX (e seus clones).
7. O conjunto de SGBDs suportados pelo sistema ERP selecionado deve necessariamente incluir software comum na Rússia (por exemplo, DB2, Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix, etc.).
8. Suporte a tecnologias de processamento distribuído de informação, tecnologias de Internet/Intranet com capacidade de trabalhar através de um “thin client”. Esta solução técnica permite utilizar armazenamento de dados padrão (bibliotecas de documentos, bancos de dados) de redes locais, corporativas e globais, sem exigir custos significativos para administração adicional e mantendo a integridade, confiabilidade e segurança do armazenamento de dados.
9. Suporte para tecnologias de arquivamento eletrônico multinível de informações em diversas mídias (matrizes de discos, CD-ROM, CD-RW, discos e bibliotecas magneto-ópticas, bibliotecas de fitas, etc.).
10. Disponibilidade de recursos analíticos e ferramentas integradas (permitindo aumentar de forma independente a funcionalidade do sistema ERP instalado).
11. Características operacionais satisfatórias (facilidade de administração, treinamento, locais de trabalho ergonômicos, interface em russo, etc.).

Avaliação da eficácia da implementação

A eficácia da implementação de um sistema de informação corporativa deve ser avaliada pelo retorno do investimento (custo do retorno do investimento). Neste caso, no caso geral, são tidos em consideração os seguintes indicadores.

Custo Total de Propriedade (TCO), incluindo software, hardware, custo de manutenção externa e custos operacionais, manutenção e salários de especialistas e pessoal. Na Fig. A Figura 9.7 mostra uma estrutura aproximada do custo total de propriedade.

O Meta Group conduziu um estudo especial sobre o custo de propriedade (TCO) de um sistema ERP, que incluiu hardware e software, bem como custos de serviço e custos de pessoal. O valor total inclui os custos de instalação do sistema e um período de implementação de dois anos, durante os quais o sistema é mantido, atualizado ou ampliado e otimizado. Entre as 63 empresas que participaram do estudo (representavam diferentes setores e pertenciam a pequenas e médias e grandes empresas), valor médio O TCO totalizou US$ 1,5 milhão (variando de US$ 400 mil a US$ 3,0 milhões). Há também estimativas de analistas estrangeiros de que a relação custo-eficácia na implementação de sistemas MRP/ERP está na faixa de 0,25-2,0.

Tempo de implementação (Time to Implement - TTI), além do qual é necessário levar em consideração o tempo necessário para recuperar a implementação (o tempo total é denominado Time to Benefit - TTB).

Retorno do Investimento (ROI). De acordo com a pesquisa do Meta Group, o ROI médio após a implementação de sistemas ERP foi de US$ 1,6 milhão por ano. O mercado russo tem especificidades próprias para calcular o retorno do investimento, mas há vários casos em que os fundos gastos no fornecimento e implementação de software de gestão empresarial foram recuperados rapidamente. Um exemplo é a implementação do sistema de contabilidade financeira e gerencial Everest (desenvolvido pela empresa BIT de São Petersburgo) na Vodokanal OJSC, São Petersburgo. Após a introdução de cerca de 100 empregos “Everest” em 15 filiais da Vodokanal, devido à redução de pelo menos metade dos cargos, o investimento foi recompensado no prazo de um ano (em termos de pelo menos poupanças salariais).

O custo total de uma empresa para implantação de um sistema ERP (Valor Presente Líquido - VPL), que inclui o custo de software e hardware, serviços, salários, despesas pós-implementação e retorno do investimento.

Características de implementação de um sistema ERP

Na sua essência, a implementação de um sistema ERP não é apenas a instalação de um pacote de software adquirido, é também um conjunto de medidas de mão-de-obra intensiva tanto para a reengenharia dos processos de negócio da empresa como para o refinamento do software implementado, bem como para a formação de funcionários da empresa. para trabalhar com o sistema.

Você precisa imaginar preço aproximado implementação. Às vezes é melhor comprar imediatamente um sistema caro e rico em recursos do que vários pacotes de software baratos, cujo custo de modificação e integração pode exceder o preço de um sistema mais caro.

Você também não deve economizar nos serviços de empresas implementadoras, pois a implementação independente exigirá muito mais tempo e esforço. Neste caso, a equipa de implementação deverá necessariamente cumprir as condições abaixo indicadas.

• Elaborar exemplos de controle e teste do software implementado com base em dados fornecidos pelo cliente. Neste caso, você pode entender o quão plenamente as funcionalidades já disponíveis no sistema permitem automatizar os principais processos de negócios da empresa e a quantidade aproximada de desenvolvimento de software necessário.
• Forneça uma descrição detalhada do projeto de implementação (custo, conteúdo e cronograma das etapas, descrição detalhada dos resultados esperados).
• Formar especialistas empresariais para trabalhar com o sistema implementado já em fase de implementação.
• Participar na elaboração do primeiro balanço da empresa após a implementação do sistema e dos formulários de reporte necessários.

Um ponto muito importante na preparação de um acordo de implementação é a formulação clara dos seus termos, especialmente no que diz respeito ao que o sistema a ser implementado deve fazer. Se o contrato não estipular, por exemplo, que a empresa implementadora transfira dados de sistemas legados para o sistema ERP instalado como parte do custo total do contrato, então é incorreto exigir adicionalmente que ela execute este trabalho volumoso e rotineiro gratuitamente. de cobrança. É necessária a elaboração de forma competente e completa das especificações técnicas do projeto de implantação do sistema ERP.

Os colaboradores da empresa devem obrigatoriamente participar do projeto de implantação (em todas as suas etapas) a fim de adquirir experiência para posterior manutenção do sistema. Ao mesmo tempo, o nível de qualificações e capacidades dos colaboradores envolvidos afetará diretamente o sucesso de todo o projeto de implementação. Quanto mais séria for a atitude da administração em relação à seleção de pessoal para o grupo de implementação, maior será o retorno da implementação que a empresa receberá. Os especialistas empresariais incluídos no grupo de implementação devem passar por treinamento (cujo custo para sistemas ERP ocidentais pode chegar a centenas de milhares de dólares).

Ao organizar um projeto de implementação, é necessário distinguir claramente entre o apoio consultivo à implementação de um sistema ERP e a implementação direta de um sistema ERP. O apoio à consultoria de implementação significa a formação e consulta dos colaboradores da empresa sobre diversos assuntos (configuração de módulos, características da sua utilização para resolução de problemas específicos na fase de levantamento e implementação, etc.).

O suporte de consultoria é fornecido por especialistas em implementação. Por sua vez, a implementação direta (formação de uma base de dados de informações regulatórias e de referência, modelagem de processos de negócio, realização de operação experimental do sistema ERP e colocação em operação comercial) deverá ser realizada pelos funcionários da empresa incluídos no grupo de implementação.

Durante o processo de implementação, a empresa deve receber não apenas um sistema ERP configurado e funcional, mas também seus funcionários profissionalmente treinados e capazes de apoiá-lo de forma independente (um ponto importante são também incentivos materiais e morais adicionais para os funcionários da empresa que participam da implementação projeto).

A implementação de um sistema ERP é sempre acompanhada de um certo ajuste (otimização) tanto da estrutura organizacional da empresa como dos processos das suas atividades. Neste caso, o principal critério para a necessidade de mudanças deve ser considerada a sua viabilidade do ponto de vista de garantir a eficiência do processo de gestão empresarial como um todo.

Este problema é fundamental e indica que qualquer tecnologia avançada só será útil se for devidamente implementada e utilizada. Em muitas empresas que gastaram enormes quantias de dinheiro na aquisição e implementação de sistemas ERP, o seu lançamento apenas conduziu a resultados negativos. É preciso dizer que, segundo analistas estrangeiros, até 40% dos projetos de implementação de sistemas ERP terminam sem sucesso. Após uma implementação longa, dolorosa e dispendiosa, muitas empresas chegaram à conclusão de que resultados quase semelhantes poderiam ser alcançados sem a instalação de sistemas ERP (por exemplo, através da otimização habitual dos processos de negócios com base no hardware e software existentes).

Um relatório do Boston Consulting Group (BCG) examinou o problema da satisfação das empresas com os resultados da implementação de seus sistemas ERP. O estudo entrevistou 100 gestores de TI responsáveis ​​pela implementação de sistemas ERP em empresas nos últimos 5 anos. De acordo com os analistas do BCG, os sistemas ERP são vitais para as empresas, mas o sucesso da implementação depende se eles foram capazes de ser adaptados o mais próximo possível aos processos de negócios da empresa ou, inversamente, de reconstruir os processos de negócios para se adequarem à funcionalidade padrão. do sistema ERP.

Os resultados da pesquisa indicam que apenas uma em cada três empresas está satisfeita com os resultados da implementação de um sistema ERP quando avaliada de acordo com os critérios de preço, eficiência de custos, impacto financeiro real e cumprimento dos objetivos definidos. De acordo com o BCG, cerca de 50% dos utilizadores de sistemas ERP classificam as suas aplicações financeiras, de produção e de RH como não atingindo os seus objetivos (apenas cerca de 30% classificam a implementação do seu sistema ERP como bem-sucedida).

Outros resultados do estudo BCG também são bastante indicativos. Existem relativamente poucas implementações bem-sucedidas. Também não há evidências convincentes dos benefícios para a empresa decorrentes da implementação de um sistema ERP. Embora 60% dos gestores acreditem que os seus esforços para implementar tais sistemas trouxeram benefícios significativos, 52% acreditam que alcançaram os seus objetivos de negócio e apenas 37% relatam um impacto financeiro positivo perceptível após a implementação de um sistema ERP.

A pesquisa também revelou um aumento na insatisfação dos clientes com os desenvolvedores de sistemas ERP. 15% acreditam que os desenvolvedores de ERP não se concentram nos objetivos de negócios, 33% acreditam que os desenvolvedores de ERP apenas contribuem com custos desnecessários para seus clientes e 12% simplesmente rescindiram o contrato com seu primeiro fornecedor de ERP. Além disso, muitos entrevistados acreditam que o custo de implementação de um sistema ERP é demasiado elevado. Cada quinta pessoa que implementou um sistema ERP na sua empresa acredita que poderia ter feito o mesmo por um preço mais baixo (também acredita que mais de metade dos custos foram desnecessários). Todos os gestores entrevistados consideram que os sistemas ERP de baixo custo são melhores.

A experiência mostra que o custo médio dos projetos de implementação de sistemas ERP que receberam avaliação positiva é de 7 a 10 milhões de dólares, e o custo médio de um projeto com avaliação negativa é de até 90 milhões.

De acordo com a pesquisa do Gartner Group, em muitos casos, um sistema implementado com sucesso não implementa totalmente as suas funções devido ao uso e manutenção insatisfatórios. As razões são muitas: preparação insuficiente da empresa, pessoal mal treinado, falta de política de segurança, rede e equipamentos elétricos desatualizados, etc.

A qualidade de execução do projeto de implantação do sistema ERP também nem sempre satisfaz o cliente. Para 58% com uma avaliação positiva dos resultados da implementação de um sistema ERP, os implementadores do projeto concluíram-nos no prazo e dentro do orçamento. Uma imagem semelhante é típica para 33% dos entrevistados com atitude negativa aos resultados da implementação de um sistema ERP.

Há também dados do Standish Group de que apenas em 16% dos casos a implementação completa de sistemas ERP é concluída no prazo e dentro do orçamento planejado. Em quase 30% dos casos, a implementação é encerrada antes do previsto; em outros casos, os prazos/orçamento do projeto de implementação são excedidos ou a funcionalidade prevista no projeto é limitada. Em conexão com todos os itens acima, os fornecedores de sistemas ERP preferem falar sobre sua experiência de implementações “produtivas” em vez de “bem-sucedidas”.

Dificuldade em integrar efetivamente sistemas ERP com aplicativos de terceiros

Em primeiro lugar, isto aplica-se a aplicações de e-Business. Se os sistemas ERP criados anteriormente foram concebidos para integrar uma grande parte dos processos de negócio internos da empresa (por exemplo, gestão de operações de armazém, processamento de encomendas ou realização de pagamentos), agora um número crescente de utilizadores pretende combinar os seus sistema interno(Back-Office) com sistema externo (Front-End), através do qual é realizada a interação com clientes e parceiros.

A principal razão para a insatisfação dos gestores é a incapacidade dos sistemas ERP de interagir com sucesso com as aplicações de comércio eletrônico. A pesquisa da AMR Research também ilustra como é difícil vincular sistemas ERP a aplicações de comércio eletrônico.

Das 800 empresas pesquisadas, apenas 15% permitem que seus clientes e parceiros verifiquem o status dos pedidos diretamente em seus sites, e apenas 5% a 10% permitem que concluam transações. Segundo diversas estimativas, atualmente não existem muitas lojas eletrônicas que tenham integração total com sistemas de servidores. Em algumas lojas online, um pedido recebido pela Internet ainda vai primeiro para um funcionário que o insere manualmente no sistema ERP.

Capacidades analíticas limitadas dos sistemas ERP e apoio insuficiente aos processos de tomada de decisão

Os sistemas ERP fazem um bom trabalho ao receber e armazenar dados, mas quando se trata de analisar e processar informações, os recursos dos sistemas ERP são muito limitados. O esquema de dados usado para gerenciar recursos empresariais é muito complexo. Todos os dados corporativos estão “dentro” do sistema ERP, mas permanecem “ocultos” e são bastante difíceis de extrair para análise. Além disso, os sistemas ERP não estão totalmente integrados com outras aplicações e fontes externas de informação de onde provêm os dados para processamento analítico.

Por exemplo, a PacifiCorp (parte do grupo ScottishPower, 8.000 funcionários), que fornece eletricidade a 1,4 milhões de consumidores (domésticos, comerciais e industriais) em 6 estados do oeste dos EUA, implementou o sistema ERP SAP R/3. Depois que a PacifiCorp integrou seus sistemas legados no ambiente SAP R/3, descobriu-se que as informações críticas de negócios necessárias para analisar o status de estoque, pessoal, finanças, clientes, etc., tornaram-se de difícil acesso. Na verdade, após a implementação do R/ 3, a capacidade de acessar rapidamente, fiquei seriamente sem essas informações. A PacifiCorp teve que implementar adicionalmente o software PowerConnect para SAP R/3 e o software PowerCenter (desenvolvido pela Informatica) para fornecer acesso a essas informações e integrá-las às informações armazenadas no sistema de atendimento ao cliente.

Se as tendências atuais no desenvolvimento do mercado russo de software empresarial continuarem nos próximos anos, pode-se prever com um alto grau de probabilidade uma forte intensificação da concorrência entre os sistemas ERP ocidentais e russos, especialmente aqueles destinados a médias e grandes empresas.

O grupo de critérios de “necessidades organizacionais” pode incluir:

• Conformidade com os processos de negócios da organização. O sistema ERP deve ser customizável aos processos da organização. Este critério determina a flexibilidade do sistema quando as atividades da empresa mudam.
• Escalabilidade. Um sistema ERP deve permitir que as soluções sejam replicadas em diversas divisões ou diversos tipos de atividades da empresa. Além disso, deve ser capaz de se adaptar ao tamanho da organização.
• Alinhamento com a estratégia da organização. A operação do sistema ERP é realizada dentro longo período tempo. Portanto, deve ajudar a implementar os planos estratégicos da empresa. A escolha do sistema deve ser feita tendo em conta as perspectivas de desenvolvimento.
• Disponibilidade de soluções industriais. Os processos de uma organização dependem do setor e do mercado em que atua. Esses fatores devem ser levados em consideração na escolha de um sistema.

O grupo de critérios “tecnologias utilizadas” pode incluir:

• Arquitetura de software. Dependendo das necessidades e capacidades da organização, é necessário selecionar a arquitetura de software apropriada do sistema ERP, por exemplo, “serviços em nuvem”, arquitetura “cliente-servidor” ou arquitetura “orientada a objetos”.
• Arquitetura técnica. Este critério de seleção está interligado com o anterior. A escolha da arquitetura técnica pode exigir que a organização atualize canais de comunicação, hardware e equipamentos de informática.
• Tecnologia de implementação de sistema ERP. Este critério varia de acordo com o provedor de serviços. Via de regra, grandes fabricantes de sistemas ERP oferecem o uso de tecnologia de implementação para seus produtos de software. SAP, ORACLE, Microsoft, etc. possuem tais tecnologias.

O grupo de critérios de “funcionalidade” pode incluir:

• Composição de módulos. A escolha dos módulos do sistema ERP deve ser feita em função das necessidades atuais e futuras da organização. O sistema deve ser capaz de expandir sua funcionalidade.
• Integração. Ao escolher um sistema, é necessário considerar a possibilidade de integração com sistemas de controle existentes em áreas inter-relacionadas.
• Visibilidade. Um elemento essencial da funcionalidade de um sistema ERP é a simplicidade da interface e a facilidade de uso para os usuários. Na hora de escolher, é preciso levar em consideração a possibilidade de customizar a interface para atender às necessidades dos usuários.
• Conformidade regulatória. O sistema ERP afeta muitas áreas da atividade da empresa que são regulamentadas por lei. Portanto, um importante critério de seleção será a capacidade do sistema de se ajustar às exigências da legislação local.

O grupo de critérios de “suporte” pode incluir:

• Ciclo de suporte. Ao escolher um sistema ERP, você precisa determinar por quanto tempo o fornecedor dará suporte ao sistema. É possível mudar para uma nova versão do sistema ERP, é possível modificar o sistema para atender às necessidades da organização.
• Disponibilidade de serviço de suporte. No decorrer do trabalho, os usuários do sistema ERP sempre terão dúvidas e dificuldades. Para que o sistema funcione de forma eficaz, é importante que o fornecedor possa garantir o suporte aos utilizadores do sistema.
• Experiência de implementação. Este critério está relacionado ao desempenho do fornecedor do sistema ERP. É necessário estar atento ao número de implementações bem-sucedidas de sistemas ERP de um determinado fornecedor.

O grupo de critérios de “custo de propriedade” pode incluir:

• Custo de software. Para operar um sistema ERP, uma organização deve adquirir licenças para seu uso. Ao escolher, você precisa considerar o método de cálculo de custo dessas licenças (por exemplo, por grupo de usuários ou por ambiente de trabalho e assim por diante.).
• Custo de hardware. Dependendo da arquitetura utilizada, os custos de hardware podem variar significativamente. Uma organização pode precisar adquirir equipamentos de servidor e atualizar sua frota de computadores.
• Custo de manutenção. Este critério também é significativo no custo de aquisição de um sistema ERP.
• Custo de modernização e renovação. Com alguns fornecedores de sistemas ERP, o custo de atualizações e upgrades pode igualar ou exceder o custo da compra inicial.

Implementação de um sistema ERP

A implementação de um sistema ERP costuma ser demorada e Processo complexo. Todo mundo tem isso grande fabricante Os sistemas ERP desenvolveram suas próprias tecnologias e métodos de implementação. Essas técnicas são ligeiramente diferentes umas das outras, mas o procedimento geral é basicamente o mesmo. Além disso, o procedimento para implementação de um sistema ERP pode variar dependendo da arquitetura de software e hardware do sistema ERP. Vale a pena prestar atenção a essas técnicas ao escolher um provedor de serviços.

Uma organização que decidiu implementar um sistema ERP deve, por sua vez, realizar uma série de ações para implementar com sucesso o projeto de implementação.

Essas ações incluem:

1. Preparação para implementação. Na fase de preparação, a organização precisa determinar os principais objetivos para os quais o sistema ERP será implementado. Isso permitirá que você entenda claramente os resultados e expectativas da implantação do sistema ERP. Como a implantação de um sistema ERP é um projeto bastante caro, é necessário estimar o orçamento estimado que a organização poderá alocar para implantação. Além disso, nesta fase, é determinado o responsável pelo projeto, são identificados os principais especialistas (membros da equipe do projeto por parte da organização) e é determinada a ordem de sua interação.

2. Análise de negócios. Essas atividades estão entre as mais críticas de todo o projeto. Via de regra, um sistema ERP deve operar por dez anos ou mais. Portanto, é necessário determinar as perspectivas de desenvolvimento da própria organização e do mercado por um longo período.

Nesta fase, a organização deve avaliar:

• perspectivas de desenvolvimento do mercado e da empresa há vários anos;
• composição e possibilidade de desenvolvimento dos processos de negócio da organização;
• necessidades de automação.

3. Selecionando um sistema ERP. A escolha do sistema deve ser feita com base nas necessidades atuais e futuras do negócio. Ao avaliar várias opções, você deve se guiar pelos critérios indicados acima (critérios para seleção de sistemas ERP). Para escolher o sistema que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, é aconselhável selecionar pelo menos 3 opções de sistemas de fabricantes diferentes.

4. Seleção do fornecedor. Normalmente, existem muitos fornecedores do mesmo sistema ERP no mercado. Estas são empresas fornecedoras ou integradoras de sistemas. Oferecem uma gama de serviços para a implementação técnica de um sistema ERP. Ao escolher um fornecedor de sistema ERP, é preciso estar atento à sua especialização. Podem ser distinguidos três tipos de especialização de fornecedores.

Cada tipo de fornecedor tem suas vantagens e desvantagens:

• especialização horizontal. Essas empresas possuem um grande número de clientes que atuam em diversos setores. Via de regra, esses fornecedores desenvolveram serviços de suporte. No entanto, a sua abordagem à implementação é “padrão” para todos os clientes.
• especialização vertical. Esses fornecedores são especializados em trabalhar com clientes de um número limitado de setores (de um a três). Isso lhes permite criar soluções especificamente adaptadas às especificidades do setor. A abordagem de implementação dessas empresas é “adaptada” a um setor específico.
• especialização orientada para o cliente. Esses fornecedores, via de regra, implementam um sistema ERP de acordo com a necessidade do cliente. Durante a implementação, eles tomam como base as funcionalidades básicas do sistema ERP e modificam-no para se adequar às condições de negócio do cliente. Esta opção tem uma desvantagem significativa associada à atualização do sistema e à estabilidade do seu funcionamento.

5. Gestão de projetos. O responsável pela implantação do sistema ERP e os especialistas da organização devem gerenciar o projeto dentro da empresa. Eles devem manter o plano do projeto, controlar prazos, orçamento, escopo de trabalho e cumprimento das metas de implementação. Outra tarefa importante do gerenciamento de projetos é coordenar a interação dos funcionários da organização com os representantes do fornecedor (a equipe de implementação do fornecedor).

6. Teste. Mesmo com a melhor organização de implementação, existe o risco de ocorrência de erros no sistema. Portanto, durante o comissionamento da funcionalidade do sistema ERP, é necessário prever testes obrigatórios de funcionamento dos processos, departamentos e módulos do sistema ERP. A melhor maneira o teste consiste em realizar trabalhos paralelos no sistema antigo e no sistema ERP implementado. Isso eliminará os principais erros.

7. Treinamentos e educação. O treinamento dos funcionários é um pré-requisito para o funcionamento de um sistema ERP. Dependendo da complexidade do sistema, isto pode demorar várias semanas. Antes de iniciar o treinamento, você deve garantir que o sistema ERP foi testado. Uma má opção é quando o provedor de serviços combina testes e treinamento de usuários. Nesta opção, os funcionários da organização (futuros usuários do sistema) atuam como testadores do sistema.

8. Comissionamento. O comissionamento é um ponto importante no processo de implementação de um sistema ERP. Existem duas opções para colocar o sistema em operação: lançamento do sistema em toda a organização de uma só vez e introdução faseada. A segunda opção é mais preferível, porque permite uma transição gradual para novas condições de trabalho. Se ocorrerem erros ou problemas operacionais, apenas parte do negócio (processos ou departamentos individuais) será afetada, e não toda a organização.

Principais erros na implementação de um sistema ERP

A implementação de um sistema ERP é uma das tarefas mais difíceis, demoradas e caras para melhorar as operações. Durante a implementação, sempre surgem problemas e erros que, de uma forma ou de outra, afetam o prazo, o custo e a eficácia do projeto.

Os principais erros do projeto de implantação do sistema ERP incluem:

• mau planejamento. Para uma implementação bem-sucedida do projeto, a implementação de um sistema ERP deve ser cuidadosamente planejada. O mau planejamento geralmente leva à perda de prioridades, à confusão com a automação de processos e à má compreensão do estado atual e futuro dos processos.
• avaliação insuficiente dos fornecedores de sistemas ERP. As organizações fazem um péssimo trabalho na seleção de fornecedores de sistemas ERP. Com isso, a escolha é feita por fornecedores que oferecem o preço mínimo. Muitas vezes, o fornecedor reduz o preço para conseguir pelo menos um cliente e trabalhar na implantação de um novo sistema. Como resultado, após a conclusão do projeto, pode acontecer que a funcionalidade do sistema ERP seja severamente limitada ou que o sistema opere com erros.
• falta de compreensão das necessidades. Ao começar a implementar um sistema ERP, muitas organizações não entendem quais funções e módulos necessitam, quais necessidades da organização podem ser automatizadas através do sistema ERP. Isto leva ao fato de que muitas funções e módulos desnecessários e não utilizados são introduzidos ou, inversamente, as funções necessárias são utilizadas de forma limitada.
• compreensão insuficiente dos custos de tempo e recursos. Normalmente, as organizações subestimam o tempo e os recursos necessários para implementar um sistema ERP. Isso leva a grandes expectativas do sistema. Os colaboradores da organização passam a acreditar que o sistema ERP começará a funcionar plenamente em pouco tempo e não exigirá muito esforço para operá-lo.
• falta de pessoal qualificado na equipe de implementação. Um erro comum Os projetos de implementação de sistemas ERP envolvem atrair profissionais simples para a equipe do projeto. A equipe do projeto por parte da organização deve incluir especialistas altamente qualificados (funcionários-chave) em cada área de atividade da organização: finanças, gestão, compras, produção, armazém, etc.
• falta de prioridades. Antes de iniciar um projeto, as organizações não priorizam o cumprimento de metas. Isto leva ao facto de durante a implementação de um sistema ERP ser necessário resolver muitas tarefas, alternando constantemente entre elas. Como resultado, o tempo de implementação aumenta e surgem erros e problemas adicionais.
• nenhum treinamento de funcionários é fornecido. A falta insuficiente ou total de treinamento dos funcionários é causa comum implementação malsucedida de um sistema ERP. Os funcionários não entendem como trabalhar no sistema e isso causa rejeição. O sistema não terá demanda, sua funcionalidade será usada de forma limitada.
• subestimação da precisão dos dados. O funcionamento de um sistema ERP é baseado no processamento de dados. Portanto, a precisão e eficiência do sistema dependerão da confiabilidade e exatidão dos dados que são inseridos no sistema ERP. Para reduzir erros, é necessário inicialmente inserir dados confiáveis ​​e precisos no sistema. Os funcionários que trabalham com o sistema devem verificar cuidadosamente os dados antes de inseri-los no sistema.
• usando aplicativos desatualizados. Outro problema que leva à baixa eficiência da implementação do sistema ERP é o uso contínuo de aplicativos desatualizados. O trabalho é duplicado no sistema ERP e nas aplicações legadas. As organizações continuam a usá-los porque seu suporte e renovações de licença são pagos. Isso leva ao fato de que a transição para trabalhar em um sistema ERP é atrasada.
• O sistema não é testado de forma eficaz. Freqüentemente, os fornecedores de sistemas ERP oferecem testes para um número limitado de usuários. Esses testes não serão capazes de identificar todas as deficiências e não simularão a carga real do usuário.
• falta de estratégia de manutenção e modernização. Se uma empresa não desenvolver uma estratégia de manutenção e modernização do seu sistema ERP, este rapidamente ficará desatualizado. A parte técnica (hardware) do sistema ERP necessita de modernização, pois Com o tempo, o volume de dados aumenta e é necessário novo poder computacional. A parte de software deve ser constantemente atualizada de acordo com as mudanças nas exigências da legislação e do mercado.

Os problemas de implementação acima são os mais comuns e frequentemente encontrados. Além do acima exposto, sempre surgem problemas específicos de cada empresa ou organização específica. “Um método eficaz para evitar ou minimizar perdas decorrentes de tais erros é preparação cuidadosa e planejar cada etapa do projeto de implantação do sistema ERP.

Os cinco principais líderes do mercado global de ERP:

Soluções empresariais da Microsoft

Sistemas ERP russos:

Sistema "CHEFE"

Sistema galáctico

Sistema "MAGNAT"

Sistema "Rh3"

Sistema "1C:Empresa"

Sistema "Parus8".

Problemas de implementação de soluções ocidentais:

Falta de preparação empresarial para implementação;

Má gestão do projeto de implementação;

Uma escassez de fundos revelada durante o processo de implementação devido à vaga política inicial de preços para software e serviços.

Benefícios da implementaçãoERP-sistemas:

Custos operacionais e de gerenciamento reduzidos em 15%

Economia de capital de giro 2%

Redução do ciclo de implementação em 25%

Custos comerciais reduzidos em 35%

Redução do nível de seguro dos estoques em armazém em 20%

Redução de contas a receber em 12%

Aumento do giro de recursos em cálculos em 25%

Aumento no giro de estoque em 30%

Melhor utilização de ativos fixos 30%

Integração das diversas atividades da empresa;

Utilizando as melhores metodologias;

Possibilidade de padronização organizacional;

Eliminação da assimetria de informação;

Acesso à informação em tempo real;

Fornecimento de acesso simultâneo a dados para fins de planejamento e controle;

Possibilidade de interação e cooperação dentro da organização;

Garantir a interação e cooperação entre as organizações.

Problemas de implementação:

A equipe de TI precisa de tempo para planejar e avaliar o escopo, os custos e o cronograma do projeto para concluir o plano. É importante garantir que o processo seja gerenciado por um especialista que conheça não só a informática, mas também os processos de negócio, e que também seja capaz de ver o projeto como um todo, e não seus componentes.

É importante entender que o sistema ERP deve estar de alguma forma conectado ao software de processo de negócios primário, que está envolvido no processamento preliminar de dados. Caso contrário, a transferência de informações demorará muito e será muito ineficaz.

Os custos ocultos tendem a aparecer durante o processamento inicial dos dados reais pelo sistema. Isto se deve ao fato de que as informações existentes precisam ser convertidas para o formato do novo sistema. No entanto, durante o processo de conversão, os dados podem ficar desatualizados, exigindo um esforço adicional para atualizá-los. Para minimizar tais custos, vale a pena alocar antecipadamente pessoal, cujas responsabilidades incluirão a verificação da eficiência das informações inseridas e, se necessário, sua atualização.

O sistema deve ser testado antes de ser lançado. É melhor que, antes da implementação, o chefe do projeto trabalhe por algum tempo com uma versão demo deste produto, usado em uma área de trabalho restrita e não particularmente importante.

Os colaboradores que atendem processos de negócio específicos também devem realizar seus testes, pois após a implantação do sistema será bastante difícil alterar completamente sua funcionalidade em qualquer uma das áreas especializadas.

Um aspecto muito importante é o treinamento da equipe. É errado pensar que o pessoal só precisa de ser ensinado a utilizar o novo sistema. As pessoas precisam de estar preparadas para as mudanças que a adopção global traz, motivadas a retribuir e a aceitar novas formas de controlo. Não importa quanto dinheiro seja investido em automação, ela não alcançará seu objetivo se for rejeitada pela equipe.

Você não deve presumir que é possível lidar com uma gama tão volumosa de trabalho usando apenas seus próprios recursos. Mesmo os especialistas mais inteligentes podem encontrar condições e problemas desconhecidos que exigirão a resolução de um especialista externo. Portanto, outro item de custo serão os honorários de consultoria.

Principais etapas de implementaçãoERP-sistemas:

origem, iniciação, persuasão de liderança;

Diagnóstico de problemas do projeto. Formulação de requisitos de sistema (com consultor);

organização e realização de concurso para seleção de sistema, seleção de consultor.

celebração de contrato, organização do projeto, seleção de equipe, desenvolvimento de documentação do projeto.

treinamento da equipe.

preparar e inserir BOM e ROU etc. no sistema;

modelagem de negócios, em paralelo com o parágrafo 6

teste da solução de design (sistema). Correções e melhorias.

lançamento do sistema em operação, período de estabilização.