Как провести авансовый отчет. Заполняем авансовый отчет по командировке

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	50/1	Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург	27 500 руб.	приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
19	71	Учтен НДС	2978 руб.
68 НДС	19	Вычет НДС	2978 руб.	авансовый отчет Симонова В.П.
10	71	Учтены расходы по командировке	050 руб.	авансовый отчет Симонова В.П.
50/1	71	Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал»	2450 руб.	приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

В повседневной хозяйственной деятельности практически все предприятия закупают необходимые товары за наличные денежные средства. Для этого сотрудникам предварительно (авансом) выдаются наличные деньги, за которые они должны отчитаться. Работники предприятия, отбывающие в командировки, также получают денежные средства авансом и должны быть информированы, как сделать авансовый отчет впоследствии. В случае если сотрудник имеет задолженность по предыдущему авансу, деньги под отчет ему не выдают.

Подотчетные лица и сроки

Сотрудники предприятия, получающие деньги с последующим отчетом за них, называются подотчетными лицами. В специальном приказе руководителя организации должен быть указан список лиц, имеющих право получать денежные суммы под отчет в бухгалтерии предприятия. При выезде сотрудника в командировку руководитель выдает специальный приказ, на основании которого командированному также выдаются деньги на командировочные расходы.

Приказом также должны быть установлены сроки отчета о расходах. Если они не оговорены, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по окончании срока, на который выдавался аванс. Вернувшийся из командировки сотрудник должен отчитаться за израсходованные суммы не позднее 3 рабочих дней после возвращения. Правильное и своевременное оформление авансовых отчетов позволяет избежать штрафов контролирующих органов.

Чтобы подтвердить расходы, подотчетные лица обязаны заполнить и сдать в бухгалтерию предприятия авансовые отчеты, которые являются документами первичного учета. Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена Госкомстатом России. Документ может оформляться в бумажном и электронном виде, но только в единичном экземпляре.

Как правильно составить авансовый отчет сотруднику

На лицевой стороне бланка сотрудник, отчитывающийся за израсходованные средства, указывает номер и дату заполнения авансового отчета, наименование организации, свои фамилию, имя, отчество и должность, структурное подразделение и табельный номер. Также обязательно указывается назначение аванса.

На оборотной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, которая содержит реквизиты документов, подтверждающих расходы. Все указанные в таблице чеки, командировочные удостоверения, квитанции, билеты на проезд нумеруются по порядку и прилагаются к документу. В обязательном порядке указываются дата его выдачи и номер. В строке напротив каждого подтверждающего документа указывается сумма понесенного расхода. По строке «Итого» проставляется итоговая сумма расходов.

Бухгалтерия: как правильно оформить авансовый отчет

Оформленный отчет с подтверждающими документами передается подотчетным лицом в бухгалтерию предприятия на проверку. Бухгалтер, принимающий отчет, выдает сотруднику расписку с номером и датой получения документа, итоговой суммой расходов и количеством приложенных подтверждающих документов.

Далее авансовый отчет заполняется бухгалтерией предприятия. На лицевой стороне бланка в таблицу вносятся данные о предыдущем авансе и сумме выданных под отчет и потраченных средств. Результат расчета заносится в графу «перерасход», если работник потратил средств больше полученного аванса. Если же потраченные средства меньше суммы аванса, результат расчета ставится в графу «остаток». Во второй таблице на лицевой стороне бланка указываются корреспондирующие счета, на которые относятся суммы расходов.

Проверив правильность оформления документов, арифметических расчетов и целевого назначения израсходованных сумм, бухгалтерия направляет подписанный главным бухгалтером авансовый отчет на утверждение руководителю предприятия. Подписанный руководителем отчет является основанием для списания подотчетных сумм.

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
2 — дата составления чека;
3 — номер чека;
4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

остаток или перерасход предыдущего аванса;
размер аванса, полученного из кассы предприятия;
количество потраченных денежных средств;
остаток или перерасход авансовых сумм;
бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Документ Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия – это очень распространенный документ в бухгалтерской работе, и его используют для отражения командировочных и хозяйственных расходов предприятия.

Для заполнения документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия следует зайти во вкладку «Касса» в верхнем или нижнем меню программы. Данный документ также присутствует в нижнем меню «Производство». Порядок формирования документа одинаков для всех восьмых версий программы 1С Бухгалтерия.

Щелкните по элементу «Авансовый отчет» и нажмите на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты». В 1С Бухгалтерия версия 8.0 и версия8.1 кнопка имеет следующий вид , а в 1С Бухгалтерия версия 8.2

После нажатия на кнопку «Добавить» открывается новый авансовый отчет, который нужно заполнить. Документ состоит из четырех вкладок: «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».

На первом этапе нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или кнопкой «Выбрать».

В первой вкладке «Авансы» нужно выбрать документ, которым выдавались деньги в 1С Бухгалтерия. Таким документом может являтьсяРасходный кассовый ордер, если деньги выдавались из кассы, Списание с расчетного счета, если деньги были перечислены со счета предприятия или Выдача денежных документов.

Если деньги авансом не выдавались, данная вкладка не заполняется. Внизу обязательно нужно указать назначение аванса: командировочные или хозяйственные расходы, а также количество документов, которые приложены к авансовому отчету.

Вторая вкладка документа «Авансовый отчет» — это «Товары». На этой вкладкев 1С Бухгалтерия отражаются товары, которые были приобретены подотчетным лицом.

Третья вкладкаавансового отчета в 1С Бухгалтерия— «Оплата» предназначена для отражения тех расходов, которые были оплачены подотчетным лицом, например, услуги связи, Интернет и т.п.

На четвертой вкладке авансового отчета 1С Бухгалтерия«Прочее» отражаются командировочные расходы, если подотчетное лицо ездило в командировку.

После этого можно провести документ в 1С Бухгалтерия, посмотреть проводки документа и его печатную форму, щелкнув по кнопке «Авансовый отчет» внизу документа в 1С Бухгалтерия.

На практике, при заполнении документа вам может не понадобиться заполнять все вкладки документа «Авансовый отчет» в1С Бухгалтерия. Вы будете заполнять одну или две вкладки в зависимости от того, на какие цели были потрачены денежные средства подотчетным лицом. А про заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 .

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

от - дата составление авансового отчета;
Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;

оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.

ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);

ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);

квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал