Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать? Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура, оформление и пример-шаблон.

| Метки: , |

Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё . И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.

Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.

Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.

Сруктура сопроводительного письма к коммерческому предложению

1) Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!», если это холодный контакт, однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

2) Самопрезентация . Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали - опустите эту часть пункта.

Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».

3) Презентация услуг . В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры - без комиссий и наценок».

4) Перенаправление на действие . Подтолкните человека к нужному и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».

5) Прощание . Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

Что получилось (пример сопроводительного письма для коммерческого предложения)

Здравствуйте, Федот Алишерович!

Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.

Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры - без комиссий и наценок.

Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.

С уважением, Всеволод Конеброд

Советы по составлению сопроводительного письма для коммерческого предложения

Будьте предметны . Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль - государство в Юго-Западной Азии…»). Короче, не занимайтесь , пишите только по сути.

Краткость - сестра таланта . Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения - от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла. Исключение — контакт с теплыми и горячими клиентами.

И да: если КП холодное, то сопроводительное письмо не нужно. Оно все испортит. Я писал об этом в .

Разнести весть по округе

Но есть проблема: мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека. Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему .

Структура сопроводительного письма

1) Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!» однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

2) Самопрезентация . Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.

3) Презентация услуг . В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».

4) Перенаправление на действие . Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX - XX - XX ».

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

Что получилось (пример сопроводительного письма)

Здравствуйте, Федот Алишерович!

Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.

Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.

Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.

С уважением, Всеволод Конеброд

Советы по составлению сопроводительного письма

Будьте предметны . Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Пишите только по сути вашего предложения.

Краткость – сестра таланта . Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Всем удач. Всем продаж. Всем доходов!

Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. И именно умением выстраивать системы копирайтер отличается от других людей, которые просто умеют писать. Слишком абстрактно? Давайте предметно.

Представьте, что у Вас есть резюме (о том, как его писать мы подробно рассматривали ) или коммерческое предложение (детальный практикум по разработке ). И вот, Вы готовы отправить его рекрутеру или потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.

Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско. Обидно.

Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше.

Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа

Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.

Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.

Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.

Как написать сопроводительное письмо: ключевые моменты на примерах

В 95% случаев сопроводительное письмо отправляется по Email. Поэтому основной акцент мы сделаем именно на этом медиаканале. Если Вы используете регулярную почту или факс, то многие из этих рекомендаций также актуальны, но требуют некоторую подстройку. О ней я тоже расскажу чуть ниже.

Первое, что Вы должны донести до человека — это причину, по которой он вообще должен открывать Ваше письмо и читать приложенный к нему документ. Другими словами, Вы должны ответить на главный вопрос: “Зачем?”.

1. Тема письма

Начинается все с темы. И здесь более половины людей допускают грубейшие ошибки. Парадоксально, но больше всего ошибок допускают именно неопытные копирайтеры, т.к. пытаются применить в теме письма оригинальные заголовки, которые здесь совершенно не нужны.

Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает резюме.

Примеры плохих тем для письма

Для резюме:

Вакансия (вакансий может быть много, неясно, на которую из них отклик… и отклик ли вообще?)

Больше вы такого сотрудника не найдете! (ни одного полезного слова; таких тем приходит много)

Поздравляю! Вы нашли своего лучшего программиста! (слишком дерзко; впрочем, могут позвать чисто из любопытства, но в большинстве случаев письмо даже не читают)

(без темы)

Для коммерческих предложений:

Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)

Металлопрокат со скидкой 50%!!! (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)

А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться; в B2B-сегменте чаще всего остается без внимания)

Предлагаем рассмотреть возможность закупки у нас холодильного оборудования по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)

В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Без выпендрежа. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал, разгребая почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.

Примеры хороших тем для письма

Для резюме:

Первая тема используется для “холодного” отклика, т.е. когда Вы еще не общались ни с HR-ом, ни с другим представителем компании. Вторая тема используется после предварительной беседы, например, по телефону, когда Вы договорились об отправке резюме, и человек его ждет.

Главное преимущество такой темы — человек уже знает, что внутри, и легко может найти Ваше письмо в потоке корреспонденции (если потом будет нужно). Но, главное, человек будет Вам просто благодарен за то, что Вы сэкономили его время и предоставили нужную информацию. Максимально просто и доступно. Где благодарность — там расположение. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Для коммерческих предложений:

Здесь нужно прояснить один важный момент. В отличие от сопроводительного письма для резюме, для коммерческих предложений спектр тем гораздо шире и зависит от типа КП: “ ” или “ ”.

В случае с “холодным” типом КП у Вас де-факто обычный спам, и заголовки могут быть любыми. Главное — чтобы они привлекли внимание получателя и заставили его открыть и прочитать письмо.

В случае с “горячим” коммерческим предложением можно не выпендриваться, поскольку информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.

В последнее время я провожу много экспериментов с “холодными” КП и заметил, что даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более развернутую информацию.

Эх… А помните, когда интернета не было и использовались обычные письма? Все-таки, была в них какая-то романтика. Да и хранить можно было. Для воспоминаний. Все-таки, как ни крути, у электронных писем ценность намного меньше.

2. Текст письма

Сопроводительное письмо не должно быть большим. Как правило, объема до 500-700 знаков более чем достаточно, чтобы донести суть и перевести читателя на основной документ.

Помните: что чем сильнее Вы облегчаете человеку жизнь, чем проще доносите до него информацию (полезную информацию, разумеется), тем больше он к Вам расположен. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Текст сопроводительного письма для резюме

Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:

Плохой пример! Не повторять!

Здравствуйте!

Я посмотрел вакансию менеджера по продажам в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.

Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое резюме, которое прилагаю.

Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель (на должность копирайтера, почему-то, особенно) думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то волей-неволей начинает дергаться бровь.

Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.

Пример правильного сопроводительного текста для резюме

Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.

День добрый!

Я хочу пройти собеседование на вакансию коммерческого директора в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил автономный отдел продаж из 40 человек, увеличив его эффективность на 178%.

Все подробности в резюме, которое прилагаю.

Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ

Отличного дня!

Обратите внимание на несколько простых трюков, которые использовались в тексте письма.

Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
Мы делаем затравку и связку с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете. Это все равно что найти карту сокровищ и захотеть исследовать ее.
Несмотря на то что сопроводительное письмо сравнительно небольшое, оно написано по .

Идею Вы поняли. Давайте подытожим, чего быть в сопроводительном письме не должно.

Абстрактного самолюбования (Я — венец коммуникабельности и работоспособности).
Бульварных заигрываний (Почему подхожу именно я? Я вам отвечу! Я — The Best!).
Информации, не относящейся к делу (Все началось еще в школе. Я тогда носил штаны с зачесом и дурацкий свитер).
Излишней оригинальности (Повелитель продаж покорит Вашу душу!)
Панибратства (Привет! Я слышал, у тебя есть крутая вакансия, давая я своего кореша подгоню).
Приторного хвастовства (Я выведу вашу компанию на новый уровень и перегрызу глотку любому, кто станет у меня на пути!).
Компрометирующих Email-адресов ([email protected])

Текст сопроводительного письма для коммерческого предложения

В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней свободы. Дело в том, что здесь есть как минимум четыре варианта.

Вариант №1: “горячее” КП (или другие документы)

В этом варианте от Вас ждут документы по предварительной договоренности. Поэтому письмо простое и типовое. Я бы даже сказал, техническое.

Пример:

Коммерческое предложение и протокол согласования

День добрый, %имя%

Высылаю коммерческое предложение и протокол согласования цены, как и договаривались.

Отличного дня!

Больше здесь ничего не нужно, т.к. от Вас по умолчанию ждут информацию из приложения. Единственное исключение — это если Вам нужно, чтобы получатель обратил внимание на те или иные моменты. Тогда Вы их также прописываете в письме. Например, напоминаете, что до конца акции с 50%-й скидкой остается всего 2 дня.

Вариант №2: “холодное” КП без письма

Это одна из разновидностей спама. Суть ее в том, что Вы вместо сопроводительного письма используете текст коммерческого предложения и отправляете массово по таргет-листу. В идеале — с персонализацией.

Такой подход работает не всегда, но у меня есть несколько кейсов, в которых он себя полностью оправдал и показал результат выше, чем в других вариантах, о которых Вы прочтете ниже.

Главное достоинство такого подхода — человеку не нужно скачивать или открывать приложенный файл. Вся информация доносится прямо в письме и сокращает количество лишних кликов. Меньше кликов — выше конверсия. Но не всегда, и об этом нужно помнить.

Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения

В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного КП. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать компред. Посмотрите, как это реализуется на примере.

Печатная продукция

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперПринт”, и я хочу полностью закрыть Вашу потребность в печатной продукции.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, бонусный тираж и доставку из типографии в течение 24 часов,даже в выходные дни.

Позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.

Отличного дня!

Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Без выпендрежа. Без копирайтерских ухищрений. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших товарах и/или услугах.

Вариант №4: сопроводительное письмо + “холодный” компред

Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Мало того что отправляют спам, так еще и с вложением, — неслыханная наглость!”

В остальном сохраняется общее идейное направление:

Представляемся
Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
Интересуем выгодным предложением
Переводим на вложенный файл

Посмотрите, как это выглядит на примере.

Поставки металлопроката

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперМеталлопрокат”, и я хочу стать эксклюзивным поставщиком металлопроката для Вашей компании.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, доставку партии до 200 тонн в течение 24 часов в любую точку Москвы и Московской области, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.

Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

Отличного дня!

Обратите внимание на слово “эксклюзивный”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах. Я подробно опишу эту технику в одной из последующих статей.

Очень важное исключение

Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге и на «своем» языке.

Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому что есть аудитория, которая не привыкла так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50+). Такие люди многое повидали и привыкли к двум вещам:

Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.

Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками.

Уважаемый Иван Иванович!

Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” как сертифицированного строительного материала для Ваших производственных линий.

Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки и закупке металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” через соответствующие процедуры, экономия средств на закупках для Вашего предприятия составит более 2 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества продукции, предъявляемого ГОСТ.

Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.

Образец сопроводительного письма

В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.

Например, если Вы копирайтер и хотите устроиться в IT-компанию техническим писателем, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.

Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.

У Вас все получится!

Вы слышали расхожую мысль, что люди не читают длинные тексты, потому что им лень? Наверняка слышали. Так вот это неправда. Доказательств у меня море: от прочитанных серьезных исследований до собственных наблюдений с помощью средств аналитики за тем, как себя ведут люди на сайтах. Вникают, выделяют мышкой, копируют. Одним словом, читают и весьма внимательно.

По моим наблюдениям гораздо больше люди ленятся писать. Вот тут они действительно экономят себя! Я не говорю о чисто развлекательной писанине, а об утилитарных коммерческих текстах, цель которых привлечение клиентов и зарабатывание денег. Выложился - убедительно изложил свое коммерческое предложение - получил клиента - продал - заработал. А уж если речь идет о текстах вспомогательных таких как сопроводительное письмо, то тут лень руководит людьми полностью.

Я посчитал, что:

87% писем с коммерческими предложениями, которые я получил за 9 лет существования своего почтового ящика, пустые. В теле не написано ни строчки.
В 2% случаев коммерческое предложение написано сразу в теле письма - оптимальный вариант.
В оставшихся 11%, в теле письма написан скучный клишированный текст приблизительно такого содержания:

Почему важно писать сопроводительное письмо?

Давайте представим, что нужно сделать человеку, чтобы откликнуться на коммерческое предложение, которое вы отправили ему по email в формате pdf-файла приложенного к письму. Вы ждете, что клиент изучит преимущества вашего предложения и перезвонит по указанному в документе телефону. Итак, звонок по телефону – это действие клиента, на которое вы рассчитываете - так называемое целевое действие. Но!

Чтобы добраться до номера вашего телефона, клиенту нужно совершить еще несколько действий:

Прочитать тему и кликнуть мышкой, чтобы открыть письмо
Прочитать текст в теле письма и кликнуть мышкой, чтобы открыть или скачать приложенный файл
Прочитать коммерческое предложение, заинтересоваться им и…

…вот только теперь позвонить по контактному номеру.

Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:

Конверсия на открытие письма
Конверсия на скачку (открытие) файла
Конверсия на звонок по телефону

К каждому из перечисленных действий получателя подталкивает определенный текст. В первом действии – это тема письма. Во втором – сопроводительное письмо. В третьем - непосредственно коммерческое предложение. Если в этой цепочке будет слабое звено, то продажа сорвется. Клиент просто не дойдет до последнего этапа конверсии.

А как мы с вами выяснили, почти 90% писем не имеют хорошего сопроводительного письма, а, значит, цепочка продажи рвется именно на этом этапе.

Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?

Я предлагаю вам свое видение решения этой проблемы, свой взгляд на структуру и логику сопроводительного письма:

Краткость

Здесь не нужно растекаться мыслию по древу», излагая все подробности торгового предложения. Для описания все деталей и преимуществ вы уже разработали коммерческое предложение и сохранили его в отдельный файл. Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую задачу - работает на совершение промежуточной конверсии . Ожидаемое действие адресата - скачка файла - не такое уж и сложное, чтобы к нему подтолкнуть не требуется слишком много убеждать.

К краткости я бы добавил еще и простоту. Не нужно витиеватостей, не стремитесь поразить получателя своей искушенностью в эпистолярном жанре. Не требуется, как выразился один из моих клиентов, и «специального делового языка», понимая под ним ту "роботизированную" переписку, которой грешит наш b2b-рынок. А ему так не хватает простоты, сердечности и человеческого языка!

Напоминание о предыдущем контакте

Прежде чем отправить коммерческое предложение, вы созванивались с адресатом? Возможно, разговаривали с ним на выставке или он связался с вами через сайт. Напомните ему, когда и по какому поводу вы с ним контактировали раньше. Это продемонстрирует неслучайность вашего письма и повысит шансы на конверсию.

Адресность

Ну, тут я не открою Америку. Письма с личным обращением по имени привлекают больше внимания. Это также как крикнуть в толпе: «Эй!» Кто обратит внимание, и какого рода это будет внимание? В лучшем случай на вас обернутся, кинут взгляд и через секунду забудут. Другое дело, если крикнуть: «Привет, Андрей!» Согласитесь, Андреи отреагируют лучше?

Ключевая выгода предложения

Она 100% сформулирована у вас в коммерческом предложении. Стоит повторить ее в сопроводительном письме. Единственно, что, может быть, не теми же самыми словами. Иначе получится не очень хорошее повторение. Где формулировать? Зависит от формата письма.

Формат письма зависит от способа работы с коммерческим предложением, от того, кому вы пишите. Можно создать полноценный по форматированию и логике заголовок. Можно сформулировать ее во вводном абзаце. Однозначно могу сказать, что делать это нужно в самом начале сопроводительного письма.

Дополнительные выгоды

Их силу трудно переоценить. Они нужны, чтобы усилить воздействие главной выгоды и, возможно, зацепить тех, кого оно оставила равнодушными. Опять же не стоит расписывать все и во всех подробностях. Сделайте лаконичный, но акцентированный список.

УТП

Не будем говорить здесь о том, что это, зачем это и как это . Упростим все до предела. Для решения нашей задачи вполне достаточно сформулировать в сопроводительном письме уникальность вашего предложения. Опять же коротка. Одного двух коротких предложения вполне достаточно.

Призыв действию

Вот этого элемента, а он критически важен для сопроводительного письма, не было во всех письмах, которые я анализировал. Они просто обрывались на последней повествовательной фразе, и не понятно, для чего автор писал письма, чего он хотел добиться от получателя? Нельзя оставлять решение получателю. Спасение утопающих - не дело рук самих утопающих.

Вам нужна конверсия, вы и скажите человеку, что он должен сделать после прочтения письма. Скачать файл? Перейти по ссылке? Напишите предложение, которое призовет его к этому действию. Собственно, ради него и стараемся).

Еще момент, неприметный, но важный. В призыве к действию важно не «перепризвать ». Не перегнуть палку. Стилистика призыва очень зависит от особенностей целевой аудитории. Кому-то нужно писать мягче, с кем-то можно быть агрессивным. Глупо требовать «связаться с вами прямо сейчас», если вы пишете министру, его заместителю или просто значительному лицу. Думайте о людях, которые будут читать письмо, и тщательно выверяйте слова.

Подпись и контакты

Они нужны. И по правилам хорошего тона так положено, и на доверие правильные контакты хорошо влияют, ну, и предложенные в сопроводительном письме альтернативные способы контакта помогут легко и просто связаться с вами тем, кто решит это сделать сразу, не читая коммерческое предложение.

Чего не хватает этому посту?

Само напрашивается - нет примера. И, правда, нет. Признаюсь, не люблю я выкладывать лишний раз их выкладывать. Даже страница с примерами КП давно устарела, появилось много работ другого уровня, а всё никак ее не обновлю.

Если вам хочется получить пример, можно просто мне написать или попросить консультанта в чате. 99 и 9, что не откажем и подберем подходящий пример.

Sp-force-hide { display: none;}.sp-form { display: block; background: #ffffff; padding: 40px; width: 600px; max-width: 100%; border-radius: 0px; -moz-border-radius: 0px; -webkit-border-radius: 0px; font-family: Arial, "Helvetica Neue", sans-serif; background-repeat: no-repeat; background-position: center; background-size: auto; border-width: 4px; border-color: #00adef; border-style: solid;}.sp-form input { display: inline-block; opacity: 1; visibility: visible;}.sp-form .sp-form-fields-wrapper { margin: 0 auto; width: 520px;}.sp-form .sp-form-control { background: #ffffff; border-color: #7f7f7f; border-style: solid; border-width: 3px; font-size: 15px; padding-left: 8.75px; padding-right: 8.75px; border-radius: 0px; -moz-border-radius: 0px; -webkit-border-radius: 0px; height: 35px; width: 100%;}.sp-form .sp-field label { color: #7f7f7f; font-size: 13px; font-style: normal; font-weight: bold;}.sp-form .sp-button { border-radius: 0px; -moz-border-radius: 0px; -webkit-border-radius: 0px; background-color: #00adef; color: #ffffff; width: auto; font-weight: 400; font-style: normal; font-family: Arial, "Helvetica Neue", sans-serif; box-shadow: none; -moz-box-shadow: none; -webkit-box-shadow: none;}.sp-form .sp-button-container { text-align: left;}

Михаил (Kashchey)

30.09.2015

Как написать сопроводительное письмо?

Написав своё первое коммерческое предложение, сразу хочется его разослать всем потенциальным клиентам и начать зарабатывать. К сожалению, не все новички понимают, что коммерческое предложение (КП) редко высылается в самом письме.

КП лучше покажет себя, если его дополнить графикой, сделать привлекательным, ярким и высылать в формате PDF. Но это уже другая история, а сейчас я расскажу, как написать сопроводительное письмо к резюме, коммерческому предложению и т. д.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.

Мы рассмотрим ситуацию, когда письмо отправляется на электронную почту (так делают в 95-98% случаев).

Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя? Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Для владельцев сайтов электронная почта – это огромная выгребная яма, куда присылают всякий хлам, который им не нужен. Среди этого хлама есть полезные письма. Ваше сопроводительное письмо должно стать полезным, ценным посланием.

Как написать эффективное сопроводительное письмо?

Начнём с темы письма . Вот несколько тем для сопроводительного письма к резюме:

Геннадий Петрович, я — сотрудник Вашей мечты!
Резюме от классного специалиста
Резюме (менеджер по продажам) – Кравченко В.И.

Первые две темы – это полный провал. Ваше письмо в 85% случаев даже открывать не будут, если вышлите первые два варианта в виде темы. Сотрудникам отдела кадров приходится отправлять в корзину десятки таких писем ежедневно, не открывая их.

Третий вариант стандартный и ничем не выделяется из 100 таких же стандартных вариантов. Его откроют просто потому, что люди привыкли открывать такие письма (их большинство).

Как насчёт темы для КП? Вот, пожалуйста:

Предложение по увеличению прибыли с Вашего сайта (milk.ru);
Почему бы Вам не сократить отказы на 20% и не сэкономить на рекламе?

Обе темы рабочие. Вторую тему лучше использовать при рассылке по сайтам, которые ведут активную рекламную кампанию. Первая тема — это универсальный вариант. Многие владельцы сайтов сами просят присылать предложения по развитию ресурса. Кстати, оба варианта могут иметь одинаковое сопроводительное письмо.

Пишем сопроводительное письмо. Тело письма

Клик. Вы когда-нибудь задумывались над тем, что увидит человек, кликнув на название вашего письма? Вот сейчас самое время.

Не стану ходить вокруг да около и просто вставлю кусок текста из своего сопроводительного письма.

— Каждый месяц Вы теряете часть своего дохода. Всё потому, что некоторые посетители уходят с Вашего сайта, не сделав полезных действий. Представьте, что будет, если показатель отказов сократится на 15%.

— Почему Вы тратите своё личное время, наполняя свой сайт контентом, проверяя работу веб-копирайтера или студии? Ведь можно нанять специалиста, за которым не нужно следить и исправлять ошибки.

Как видите, нужно просто написать лид. В этом случае можно видеть сразу два примера лида для разной целевой аудитории. За лидом идёт оффер – ваше основное предложение: то, что поможет клиенту решить его проблему.

Я предлагаю Вам:

— увеличить количество посетителей;

— улучшить контент-сайта;

— высвободить своё личное время;

и т.д.

Подробную информацию вы можете получить, открыв моё коммерческое предложение в приложении.

Оффер призывает потенциального клиента перейти к делу и открыть ваше КП. Но это не конец сопроводительного письма, дальше начинаются действительно интересные вещи, которые помогут вам улучшить отклик. До этого всё было стандартно.

Сопроводительное письмо для рассылки по электронной почте

Если мы ведём рассылку по почтовым адресам крупных сайтов и порталам компаний, то с вероятностью 80% ваше письмо попадёт к рядовому менеджеру по продажам или контент-менеджеру. Если вы не найдёте личного почтового ящика PR-менеджера, директора по маркетингу или хозяина бизнеса, то дело плохо.

Как обойти этого секретаря, которому ничего не хочется делать? Ему всё равно, продаёт сайт или нет. Да и до самой компании ему дела нет, главное, чтобы зарплату выплатили. Он увидит Ваше письмо и удалит его, не сказав ни слова своему начальнику. Или не будет знать, что делать с этим письмом.

Если Вы не имеете никакого отношения к развитию сайта (вписать сайт), пожалуйста, перешлите моё письмо человеку, который занимается PR и развитием этого ресурса. Спасибо!

Это стандартный вариант. Он сработает в 2% случаев, что очень мало. Как увеличить этот показатель? Как сделать так, чтобы ваше письмо гарантированно попало в руки к тому, кто принимает решения? Об этом вы узнаете в следующей статье!

P . S . В конце сопроводительного письма можно вставить постскриптум, который мы написали для своего коммерческого предложения. Кстати, как написать своё первое коммерческое предложение, вы узнаете

Остались неясные моменты? Есть вопросы?

Напишите их в комментариях.

Ну и оценку поставьте. Вам несложно, мне приятно.