Бизнесийн имэйлийн захидал харилцааны нууц. Бизнесийн захидал харилцаанд хэрэгтэй хэллэгүүд Та хавсралтыг мартсан байна

Бид өдөр бүр олон арван имэйл илгээдэг. Заримдаа эдгээр нь маш богино мессежүүд байдаг, жишээлбэл: "Бид өдрийн хоолонд орох уу?" Заримдаа - үүний тусламжтайгаар та бизнесээ эсвэл вэбсайтаа танилцуулдаг. Захидал ихтэй, цаг багатай үед бид яарч, алдаа гаргаж эхэлдэг. Ихэвчлэн үсгийн алдаа гэх мэт өчүүхэн зүйл боловч заримдаа таны нэр хүндэд ноцтой хохирол учруулж, үйлчлүүлэгч эсвэл ажилтантай харилцах харилцааг тань сүйтгэж болзошгүй зүйл тохиолддог.

Үүнээс зайлсхийх боломжтой, та зүгээр л цуглуулж, зарим бэрхшээлийн талаар мэдэх хэрэгтэй. Имэйл илгээхдээ гаргадаг хамгийн нийтлэг алдаануудыг энд оруулав. Анхааралтай уншиж, та эхлээд богино завсарлага аваад бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа эсэхийг шалгаад дараа нь "Илгээх" товчийг дарна уу.

Та буруу хаяг бичиж байна

Хамгийн нийтлэг бөгөөд хамгийн тааламжгүй алдаа. Та найздаа хувийн зураг илгээхийг хүсч байгаа ч дарга эсвэл үйлчлүүлэгчийнхээ хаягийг автоматаар бичнэ гэж төсөөлөөд үз дээ. Захидал гарсны дараа л та сая юу болсныг аймшигтайгаар ойлгож байна. Хэрэв энэ нь ямар нэгэн тайвшрал юм бол бидний хүн нэг бүр амьдралдаа дор хаяж нэг удаа ийм байдалд орсон: хуульчид эсрэг тал руу нууц бичиг баримт илгээсэн, дизайнерууд буруу үйлчлүүлэгч рүү вэбсайтын зураглал илгээсэн гэх мэт. Гэтэл бидэнд ийм зүйл тохиолдвол хөл доороос газар алга болчихдог юм шиг санагддаг.

Аз болоход, Gmail гэх мэт олон имэйл үйлчилгээнүүд функцтэй байдаг. Үүнийг асааж, том хугацааны интервалыг зааж өг - энэ нь чимээгүй байна, та мэднэ.

Та хавсралтыг мартсан байна

Та захидалд тодорхой файл хавсаргасан гэж бичсэн боловч хавсаргахаа мартсан байна. Үл ойлголцол, уучлалт гуйхад хүргэдэг өөр нэг нийтлэг алдаа. Нэг талаас, зүгээр, хэн ч төгс биш, гэхдээ эхлээд бүгдийг шалгаж, дараа нь захидал илгээсэн нь дээр. Хүлээн авагчийн асуултаас зайлсхийхийн тулд бид хавсаргасан бүх файлыг захидлын үндсэн хэсэгт шууд жагсаахыг зөвлөж байна. Жишээлбэл, иймэрхүү:

Сайн уу, Максим! Би танд хэд хэдэн файл илгээж байна, тэдгээрийг хавсаргасан болно:

Үйлчилгээний гэрээ

Мууртай GIF

Та дизайны талаар боддоггүй

Таны санаж байгаагаар тэд тантай хувцасаараа мэндчилдэг. Хэрэв та имэйлээ шууд устгахаас урьдчилан сэргийлэхийг хүсвэл түүний маягт дээр ажиллана уу. Агуулгын хувьд та үүнд их цаг зарцуулах хэрэгтэй гэж тэд хэлдэг. Аз болоход өнөөдөр амар байна. Үүнийг хийхийн тулд бид Wix ShoutOut програмыг ашиглаж, тохирох загвараа сонгоод түүнд текстээ нэмэхийг зөвлөж байна. Онцгой мэдлэг шаардлагагүй, бүх зүйл цэвэр, үзэсгэлэнтэй харагдаж байгаа эсэхийг шалгаарай. Дашрамд хэлэхэд сайн мэдээллийн товхимол нь өөрийн гэсэн нууц, дүрэм журамтай байдаг тул бид имэйлийн маркетингийн захиралтай танилцахыг зөвлөж байна. Надад битгий баярлалаа.

Та захидлын сэдвийг заагаагүй байна

Захидлын сэдэв нь текстийн гарчигтай ойролцоогоор ижил үүрэг гүйцэтгэдэг. Энэ нь таны нэрний хажууд гарч ирэх бөгөөд хүлээн авагч үүнийг харж, таны илгээсэн зүйлийг ойлгодог: нэхэмжлэх, уулзалтын үр дүн, ажлын санал, вэбсайтын зураглал гэх мэт. Шаардлагатай бол тухайн хүн таны захидлыг хурдан олохын тулд сэдвийг тодорхой томъёолсон байх ёстой гэдгийг санаарай, хэрэв бид мэдээллийн товхимолын тухай ярьж байгаа бол түүнийг сонирхох болно. Хэрэв та мартсан бол дахин унших нь зүйтэй гэж бид саяхан бичсэн.

Та ноорог хадгалдаггүй

Хэрэв та текст засварлагч дээр захидал бичих дуртай бол байнга хадгалаарай, эс тэгвээс өдөржингөө захидал бичээд дуусах болно, тэгээд таны компьютер гэнэт хөлдөж, бүх зүйл алга болно. Эсвэл шуудангийн үйлчилгээнд шууд бичээрэй - таны бүх ноорог автоматаар "Ноорог" хавтсанд хадгалагдах болно.

Та бүдүүлэг байна

Захидал харилцааны эелдэг байдал нь амьдралынхаас багагүй чухал юм. Хүн бүрийн дагаж мөрдөх ёстой үндсэн дүрмүүд энд байна.

Захиа илгээсэн хүнд үргэлж талархаж байгаарай, ялангуяа түүнийг сайн ажилласан гэж үзвэл. Хүүхэд байхдаа бид бүгдээрээ "шидэт" үгсийг заалгаж байсныг санаж байна уу? Хэдий насанд хүрсэн ч тэднийг мартаж болохгүй.

Хэдий асуудал маш яаралтай бөгөөд чухал байсан ч тайван байгаарай. Мэдрэл, зэмлэл нь сайн зүйлд хүргэхгүй нь гарцаагүй.

Захиагаа нийтлэг хэллэгээр эхэлж, дуусга. Албан ёсны байдал нь хэнтэй харилцаж байгаагаас хамаарна. Хэрэв энэ нь таны дарга эсвэл зүгээр л албан ёсны хүн бол "Сайн уу", "Баяртай" эсвэл "Үнсэлт" гэж бүү ашигла. Мөн эсрэгээр, хэрэв та хамтран ажиллагсад эсвэл найздаа захидал бичиж байгаа бол уламжлалт "Чин сэтгэлээсээ" гэсэн үггүйгээр хийж болно.

Та текстийг засварладаггүй

Үг үсгийн алдаа нь сэтгэгдлийг бүхэлд нь сүйтгэж болзошгүй тул бичсэн захидлыг хэд хэдэн удаа анхааралтай уншина уу. Хэрэв та зөв бичгийн дүрэм, найруулга зүйн талаар эргэлзэж байвал хаяг руу очно уу Gramotu.ru. Дараа нь үсгийн алдаа гаргасандаа уучлалт гуйж, жинхэнэ бичиг үсэгтэй гэдгээ нотлохын оронд долоон удаа хэмжиж, шалгах нь дээр.

Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та санамсаргүйгээр дуусаагүй захидал илгээхээс айдаг бол эхлээд текстийг бүхэлд нь бичиж, дараа нь хүлээн авагчийн хаягийг бичнэ үү.

Та захидлын хуулбар дээр зөв хүмүүсийг оруулахгүй байна

Таны захидлыг хэн хүлээж авахыг олж мэдье. To талбар нь үндсэн хүлээн авагч юм. "Ss" талбар - хуулбарыг хүлээн авах хүн. Хэлэлцэж буй асуудалтай шууд холбоогүй ч ухамсарлахыг хүсч байгаа юм уу хэрэгтэй. "Bcc" талбар нь далд хүлээн авагчид юм. Та тэдгээрийг нэмэх боловч үндсэн хүлээн авагч тэднийг харахгүй. Энд та болгоомжтой байх хэрэгтэй: та Cc болон Bcc хоёрыг андуурч болно, тэгвэл хүлээн авагч нь түүнийг тагнаж байна гэж бодох болно.

Зарим хүмүүс юу болж байгааг мэдэж байх нь чухал гэдгийг санаарай. Та “Та намайг хуулбарт оруулахгүй байж яаж чадав аа?! Би энэ төсөл дээр хоёр сар ажилласан!" Хэрэв эргэлзэж байвал асуулттай холбоотой бүх хүнийг нэмнэ үү. Магадгүй хүн бүр анхаарал сарниулж байгаад баярлахгүй ч таны эсрэг гомдол гарахгүй.

Та бүртгүүлдэггүй

Та "Хүндэтгэсэн, Маша" гэж бичээд бүх зүйл эмх цэгцтэй байна гэж бодсон ч захидал хүлээн авагч суугаад энэ ямар Маша вэ гэж гайхаж байна. Хэвлэх үйлдвэрээс үү? Эсвэл зураач уу? Түүнийг таамаглахгүйн тулд гарын үсэг зурснаар таны мессеж бүрийн төгсгөлд автоматаар нэмэгдэх болно. Өөрийн овог нэр, компанийн нэр, албан тушаал, Skype эсвэл утасны дугаар гэх мэт холбоо барих мэдээллийг оруулахаа мартуузай. Та хаяг нэмж болно - энэ нь зар сурталчилгаа боловч энэ нь анхаарал татдаггүй.

Та буруу цаг сонгож байна

Шөнийн цагаар захидал бичих нь тийм ч сайн санаа биш юм. Шалтгаан нэг: Та магадгүй өдрийн цагаар маш их ядарсан, тийм ч сайн сэтгэдэггүй, дээр дурдсан бүх алдааг гаргах эрсдэлтэй. Шалтгаан хоёр: өглөөний шуудангийн нуранги таны шөнө дундын захидлыг булшлах бөгөөд хаяг хүлээн авагч ойрын ирээдүйд үүнийг харахгүй нь лавтай. Гуравдугаарт: Хэрэв та өглөөний гурван цагт ажил хэргийн захидал бичиж байгаа бол танд хийх зүйл байхгүй бололтой.

Бидний зөвлөгөө: Хэрэв чухал эсвэл яаралтай зүйл болоогүй бол бүх энгийн хүмүүсийн адил Даваагаас Баасан гараг хүртэл, ажлын цагаар мессеж илгээгээрэй.

Хэрэгтэй таны бизнесийн хувьд? Wix дээр өөрөө бүтээгээрэй - энэ нь хялбар бөгөөд үнэ төлбөргүй юм!

Бизнесийн харилцаа холбоо бол өөрийн хуультай өөрийн ертөнц юм. Бид эдгээр хуулиудыг хэрхэн дагаж мөрдөж байгаагаас их зүйл шалтгаална: хамтран ажиллагсад, түншүүддээ ямар сэтгэгдэл төрүүлэх, ажлын бүтээмж, тэр ч байтугай албан тушаал ахих.

Бизнесийн харилцаанд онцгой байр суурийг бизнесийн захидал харилцаа эзэлдэг бөгөөд энэ нь зөвхөн оффисын ихэнх ажилчдын өдөр тутмын үүрэг хариуцлага юм. Бизнесийн захидал харилцааг зөв хийх чадвар нь ашигтай хэлцэл хийх, бизнесийн дүр төрхийг бий болгоход сайн тус болно.

Бизнесийн захидлын зарим онцлогийг авч үзье. Тиймээс бизнесийн захидал харилцаа нь:

загвар хэллэг, клише ашиглах
сэтгэл хөдлөлийн төвийг сахисан байдал,
илтгэлийн семантик нарийвчлал, товч тодорхой байдал,
сайн боловсруулсан аргументууд.

Англи хэл дээрх бизнесийн захидал харилцаа нь ижил дүрэм журам, хэвшмэл үгс бөгөөд эдгээрийн заримыг бид гадаадын түншүүд эсвэл олон улсын компаниудтай хамтран ажилладаг бүх хүмүүст ашиглахыг зөвлөж байна. Бид таны бизнесийн захидал харилцааг чимэглэх хэд хэдэн хэрэгтэй хэллэгийг танд хүргэж байна. Эдгээр хэллэгүүд нь таны мэргэжлийн ур чадварыг онцолж, ажил хэрэгч хүний дүр төрхийг бүрдүүлэхэд тусална. Эхэлцгээе!

1. Хавсралтаас олно уу

Сонгодог зохиолуудаас эхэлье. Ихэнхдээ та янз бүрийн баримт бичиг эсвэл бусад файлуудыг захидалдаа хавсаргах хэрэгтэй болдог. Хүлээн авагчид хавсралт байгаа талаар мэдэгдэхийн тулд энэ хэллэг төгс төгөлдөр юм. Эцсийн эцэст орчуулгад "Хавсралт" гэдэг нь "хавсралт" гэсэн утгатай. Энэ хэллэгийг захидлын төгсгөлд ашиглах ёстой.

Хэрэглээний хэд хэдэн жишээ энд байна:

Миний багцыг хавсаргав.
Гэрээ/гэрээний хавсаргасан хуулбарыг авна уу.

2. Би дамжуулсан

Хэрэв та бусад хүлээн авагч руу имэйл дамжуулах шаардлагатай бол энэ хэллэгийг ашиглаж болно. Энэ талаар хүлээн авагчид мэдэгдэхийн тулд "Би дамжуулсан" гэсэн хэллэг төгс төгөлдөр юм. Жишээлбэл:

Би танд Аннагийн CV-г илгээсэн.
Би Жонны имэйлийг танд дамжуулсан.

3. Би cc'ed

Бизнесийн захидал харилцааны өвөрмөц байдлын бүх нууцыг мэдэхгүй хүн энэ хачирхалтай товчлол нь юу гэсэн үг болохыг ойлгохгүй байж магадгүй юм. Гэхдээ бид мэргэжлийн хүмүүс. “I’ve cc’ed” гэдэг нь би нүүрстөрөгчийн хуулбарласан гэсэн үгийн товчлол юм. Энэ хэллэг нь "захидал хүлээн авахын тулд хэн нэгнийг хуулбарлах" гэсэн утгатай.

Тиймээс хэрэв та бусад хүлээн авагчдыг хуулбарласан гэдгээ хэн нэгэнд мэдэгдэх шаардлагатай бол энэ хэллэгийг чөлөөтэй ашиглаж болно. Жишээ нь:

Би энэ и-мэйл дээр Сараг бичсэн.
Би эдгээр цахим шуудан дээр Жак, Жимми хоёрыг бичсэн.

Бизнесийн захидал харилцаанд ашиглах боломжгүй товчилсон үгсийн хувьд энэ тохиолдолд онцгой тохиолдол гардаг.

4. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг

Энэ хэллэг бол захидалаа англиар эелдэг байдлаар төгсгөх батлагдсан арга юм. "Дэлгэрэнгүй мэдээлэл" гэдэг нь "дэлгэрэнгүй мэдээлэл", "дэлгэрэнгүй" гэсэн утгатай. Хэрэглэх жишээ:

Дэлгэрэнгүй мэдээллийг хүссэн үедээ надтай холбогдоорой.
Дэлгэрэнгүй мэдээллийг манай борлуулалтын менежерт бичнэ үү.

Эелдэгээр дуусгахад тань туслах өөр нэг хэллэг бол "Хэрэв танд асуух зүйл байвал надтай холбоо барина уу." Энэ нь "Хэрэв танд асуух зүйл байвал над руу бичээрэй" гэсэн утгатай.

5. Би тэсэн ядан хүлээж байна

"Урагшаа харах" гэдэг нь "урагш харах" гэсэн утгатай. Тиймээс, хэрэв та хүлээн авагчаас хариу эсвэл өөр арга хэмжээ авахыг тэсэн ядан хүлээж байгаа бол энэ хэллэгийг ашиглах нь маш зөв байх болно. Жишээ нь:

Би таны хариултыг тэсэн ядан хүлээж байна.
Би таны хариуг тэсэн ядан хүлээж байна.

Энэ хэллэг нь захидлын төгсгөлд хамгийн сайн хэрэглэгддэг.

Захиа бичихдээ үнэхээр дургүй байсан ч эелдэг байх хэрэгтэй. Ямар ч нөхцөлд чадварлаг захидал бичих чадвар нь таны мэргэжлийн ур чадвар, сайн зан чанар, бизнесийн ёс зүйн мэдлэгийг илэрхийлдэг. Эцэст нь хэлэхэд, бизнесийн захидал харилцаанд та үг хэллэгийн нарийвчлал, өө сэвгүй бичиг үсгийг харуулах ёстой гэдгийг сануулъя. Товчлолыг ашиглах нь бас хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй (ховор тохиолдлоос бусад).

Англи хэлээр имэйлээ зөв бичээрэй, эрхэм найзууд аа! Амжилт хүсье!

Имэйл гэж юу вэ? Орчин үеийн бизнесийн ертөнцөд энэ нь:

Чиний царай. Имэйлийн тусламжтайгаар та эсрэг талын хүмүүсийн нүдэнд эерэг дүр төрхийг бий болгож, анхны сэтгэгдлийг эвдэж чадна.
Таны ажлын хэрэгсэл. Гадаад ертөнцтэй харилцах харилцаа нь цахим шуудангаар явагддаг. Тиймээс, хэрэв та энэ хэрэгслийг эзэмшсэн бол амьдралаа ихээхэн хөнгөвчлөх боломжтой.
Хүчтэй анхаарал сарниулах. Гадны ертөнц таныг и-мэйлээр дамжуулж, таны анхаарлыг сарниулж, төөрөгдүүлэхийг оролдож байна.

Энэ үүднээс цахим шуудангаар хэрхэн ажиллахыг харцгаая. Энгийн зүйлээс эхэлцгээе.

Захидал форматлаж байна

Би Mozilla Thunderbird имэйл клиентийг ашигладаг тул үүнийг жишээ болгон ашиглах болно. Шинэ үсэг үүсгээд талбаруудын жагсаалтаар дээрээс доошоо явцгаая.

Хэнд. Хуулбарлах. Нуугдсан хуулбар

Зарим нь мэдэхгүй байж болох ч Mozilla дээрх "To"-г "Cc" эсвэл "Bcc" болгон өөрчилж болно.

Хэнд: бид үндсэн хүлээн авагч эсвэл хэд хэдэн хүлээн авагчийг цэг таслалаар тусгаарлан бичнэ.
Хуулбарлах: бид захидлыг унших ёстой, гэхдээ хариу үйлдэл үзүүлэхийг хүлээхгүй байгаа хүнд бичдэг.
Нуугдсан хуулбар: бид захидлыг унших ёстой хэн нэгэнд бичиж байна, гэхдээ захидал хүлээн авагч бусад хүмүүст мэдэгдэхгүй байх ёстой. Мэдэгдэл гэх мэт бизнесийн захидлыг бөөнөөр нь илгээхэд ашиглах нь ялангуяа тохиромжтой.

Буруу бөөнөөр илгээхдээ "Хуулбарлах" эсвэл "Хэнд" талбарыг ашиглан хүлээн авагчийг зааж өгнө үү. Жилд хэд хэдэн удаа би "Cc" талбарт 50-90 хүлээн авагчийг жагсаасан захидал хүлээн авдаг. Хувийн нууцыг зөрчиж байна. Таны хүлээн авагчид бүгд ижил төстэй сэдвээр өөр хэнтэй ажиллаж байгааг мэдэх шаардлагагүй. Эдгээр нь бие биенээ мэддэг хүмүүс байвал сайн. Жагсаалтад бие биенийхээ талаар мэдэхгүй өрсөлдөгч компаниуд байвал яах вэ? Наад зах нь та шаардлагагүй тайлбарт бэлэн байх ёстой бөгөөд дээд тал нь тэдгээрийн аль нэгтэй хамтын ажиллагаагаа зогсоох хэрэгтэй. Ингэж болохгүй.

Захидлын сэдэв

Мэргэжлийн захидлын үйлчилгээнүүд өөрсдийн байгууллагын блог дээрээ имэйлийн сэдвийн ач холбогдлын талаар ихэвчлэн (заримдаа ухаалаг) бичдэг. Гэхдээ ихэнхдээ бид захидлын сэдэв нь "имэйлийг нээх ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг борлуулалтын захидлын тухай ярьж байна.

Бид өдөр тутмын бизнесийн захидал харилцааны талаар ярилцаж байна. Энд сэдэв нь "захидал болон түүний зохиогчийг хялбархан тодорхойлж, дараа нь олох ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг. Түүгээр ч барахгүй таны хичээл зүтгэл зөвхөн угтвартай олон тооны хариу захидал үйлийн үр хэлбэрээр танд эргэж ирнэ. Re:эсвэл FWD, тэдгээрийн дотроос та тухайн сэдвээр хүссэн захидлыг хайх хэрэгтэй болно.

Хорин үсэг бол дунд шатны менежерийн нэг өдрийн захидал харилцааны хэмжээ юм. Би бизнес эрхлэгчид болон бизнес эрхлэгчдийн тухай огт яриагүй; тэдний үсгийн тоо заримдаа өдөрт 200 ба түүнээс дээш байдаг. Тиймээс дахин нэг удаа: хоосон сэдэвтэй имэйл бүү илгээ.

Тэгэхээр, имэйлийн гарчгийг хэрхэн зөв бичих вэ?

Алдаа №1 : Тухайн сэдвээр зөвхөн компанийн нэр. Жишээлбэл, "Тэнгэр" тэгээд л болоо. Нэгдүгээрт, танай компаниас энэ эсрэг талтай харилцаж байгаа цорын ганц хүн та биш байх. Хоёрдугаарт, ийм сэдэв нь ямар ч утга авчрахгүй, учир нь танай компанийн нэр хаягаас аль хэдийн харагдаж байна. Гуравдугаарт, захидал харилцааны ийм хандлагаар таны шуудангийн хайрцаг ямар харагдахыг тааварлаарай? Энэ нь иймэрхүү зүйл.

Ийм сэдвээр хайлт хийхэд тохиромжтой юу?

Алдаа №2 : гялалзсан, зарагдаж буй гарчиг. Ийм гарчиг бичихийг мэддэг бол сайхан байна. Гэхдээ эдгээр ур чадварыг бизнесийн захидал харилцаанд ашиглах нь тохиромжтой юу? Бизнесийн имэйлийн сэдвийн зорилгыг санаарай: зарах биш, харин таних, хайх.

Захидлын текст

Янз бүрийн тохиолдлуудад зориулсан олон бичих гарын авлага байдаг. Жишээлбэл, Максим Ильяхов, Александр Амзин болон бусад үгийн мастерууд маш их хэрэгтэй мэдээлэлтэй байдаг. Ядаж ерөнхий бичиг үсгийн мэдлэгийг дээшлүүлэх, бичгийн ярианы ерөнхий хэв маягийг сайжруулахын тулд тэдний нийтлэлийг уншихыг танд зөвлөж байна.

Захидал бичих явцад бид хэд хэдэн шийдвэрийг дараалан гаргах ёстой.

Эелдэг байдлын асуудал . Захидлын эхэнд та "Хонгор Родя минь, би чамтай бичгээр ярилцаад хоёр сар гаруй болж байна. Би өөрөө зовж, бүр унтаагүй. шөнө, бодож байна." Ийм оршил бичих цаг, ярилцагчийн унших цаг гээд аль аль нь маш эелдэг бөгөөд маш өндөр өртөгтэй. Захидал бол бизнес гэдгийг санаж байна уу? Тэмцээний эпистоляр жанрын эссэ эсвэл Раскольниковын ээжид бичсэн захидал биш, харин бизнесийн захидал.

Бид өөрсдийн болон хүлээн авагчийн цагийг хүндэтгэдэг!

Үзэсгэлэнгийн үеэр түр зуурын уулзалтын дараа илгээсэн анхны захидалдаа өөрийгөө танилцуулж, танилынхаа нөхцөл байдлыг эргэн санах нь утга учиртай юм. Хэрэв энэ нь хамтын ажиллагааны үргэлжлэл эсвэл үргэлжилсэн захидал харилцаа юм бол бид өдрийн эхний үсэг дээр: "Сайн уу, Иван", хоёр дахь болон дараагийнх нь: "Иван, ..." гэж бичнэ.

Давж заалдах . Хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол хэнд хандах вэ гэсэн асуулт миний санааг зовоож ирсэн. Саяхан би Анна хэмээх гурван охинд хаягласан захидал бичсэн. Ямар ч эргэлзээгүйгээр би "Сайн уу, Анна" гэж бичсэн бөгөөд санаа зовсонгүй. Гэхдээ ийм аз нь үргэлж тохиолддоггүй.

Гурав байтугай долоон хүлээн авагч байгаа ч ижил нэртэй бол яах вэ? Та тэднийг нэрээр нь жагсааж болно: "Өдрийн мэнд, Родион, Пулчерия, Авдотя, Петр Петрович." Гэхдээ энэ нь урт бөгөөд цаг хугацаа шаарддаг. Та "Сайн уу, хамт олон!" Гэж бичиж болно.

Би өөрийнхөө хувьд "To" талбарт байгаа хүний нэрээр хаяглах дүрмийг ашигладаг. Мөн хуулбар дээрх хүмүүстэй огт холбоо барих хэрэггүй. Энэ дүрэм нь танд захидал хүлээн авагч болон энэ захидлын зорилгыг илүү нарийвчлалтай (нэг!) тодорхойлох боломжийг олгодог.

Ишлэл . Ихэнхдээ захидал харилцаа нь асуулт, хариулт бүхий захидлын хэлхээ юм - нэг үгээр хэлбэл харилцан яриа. Захидлын түүхийг устгаж, иш татсан текстийн дээд талд хариултаа бичихгүй байх нь сайн туршлага гэж тооцогддог бөгөөд ингэснээр долоо хоногийн дараа энэ захидал руу буцаж ирэхэд та харилцан яриаг огноогоор нь доошлуулж, дээрээс доош нь унших боломжтой болно.

Зарим шалтгааны улмаас Mozilla-ийн анхдагч тохиргоо нь "Заагчийг иш татсан текстийн ард байрлуулах" юм. Би үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн сонголтууд" → "Бичилэх, хаяглах" цэсэнд өөрчлөхийг зөвлөж байна. Ийм байх ёстой.

Захидлын зорилго . Хоёр төрлийн бизнесийн захидал байдаг:

бид зүгээр л ярилцагчдаа мэдэгдэх үед (жишээлбэл, сард хийсэн ажлын тайлан);
мөн бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйл хүсэх үед. Жишээлбэл, тэр хавсаргасан төлбөрийн нэхэмжлэхийг батлахын тулд.

Дүрмээр бол тайлангийн захидлуудаас хэд дахин илүү урам зоригтой захидал байдаг. Хэрэв бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйлд хүрэхийг хүсч байвал үүнийг энгийн текстээр захидалдаа хэлэх нь маш чухал юм. Үйлдэлд уриалах нь нэрийн хамт байх ёстой бөгөөд захидлын сүүлчийн өгүүлбэр байх ёстой.

Буруу : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердаж алсныг би мэднэ."

Зөв : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердсан, намайг баривчлах арга хэмжээ аваач, би зовлон зүдгүүрээс залхаж байна!"

Энэ захидлыг юу хийх талаар сурвалжлагч яагаад таны өмнөөс бодох ёстой гэж? Эцсийн эцэст тэр буруу шийдвэр гаргаж магадгүй юм.

Текст дэх гарын үсэг . Тэр байх ёстой. Түүнчлэн, бүх имэйл клиентүүд нь гарын үсгийн автомат орлуулалтыг тохируулах боломжийг олгодог, жишээ нь сонгодог "Хүндэтгэсэн, ...". Mozilla-д үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн сонголтууд" цэсээр хийдэг.

Гарын үсэг дээр харилцагчдыг бичих эсэх нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэхдээ хэрэв та борлуулалттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой бол бичихээ мартуузай. Харилцааны үр дүнд хэлцэл хийгдээгүй байсан ч ирээдүйд гарын үсэг зурсан харилцагчдыг ашиглан таныг хялбархан олох болно.

Эцэст нь, таны захидалд хариулах дургүй (чадахгүй, хүсэхгүй, цаг байхгүй) ярилцагчдад зориулсан захидлын үндсэн бас нэг онцлог юм. Захидлын үндсэн хэсэгт өгөгдмөлийг заана уу. Жишээлбэл, "Порфирий Петрович, хэрэв та баасан гарагийн 12:00 цагаас өмнө намайг баривчлахаар ирэхгүй бол би өөрийгөө өршөөлд хамрагдсан гэж үзэж байна." Мэдээжийн хэрэг, эцсийн хугацаа нь бодит байх ёстой (баасан гаригийн 11:50 цагт жишээнээс текстийг илгээх ёсгүй). Хүлээн авагч таны захидлыг уншиж, үйлдэх чадвартай байх ёстой. Ийм "чимээгүй" нь ярилцагчийн хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх хариуцлагаас таныг чөлөөлдөг. Та үргэлж энэ функцийг ашиглахдаа ухаалгаар хандах хэрэгтэй. Хэрэв хүн таны захидалд цаг тухайд нь, тогтмол хариу өгдөг бол ийм ультиматум нь түүнийг гомдоохгүй бол түүнийг бага зэрэг стресст оруулах эсвэл яг одоо захидалд хариу өгөхгүй, харин Баасан гараг хүртэл хүлээхийг шаардаж магадгүй юм.

Хавсралтууд

Захидал нь ихэвчлэн хавсралттай ирдэг: анкет, арилжааны санал, тооцоолол, хуваарь, баримт бичгийн сканнер - маш тохиромжтой хэрэгсэл, нэгэн зэрэг түгээмэл алдааны эх сурвалж.

Алдаа : асар их хөрөнгө оруулалтын хэмжээ. Би ихэвчлэн 20 МБ хүртэлх хэмжээтэй хавсралт бүхий имэйл хүлээн авдаг. Дүрмээр бол эдгээр нь 600 dpi нарийвчлалтай TIFF форматтай зарим баримт бичгийн сканнер юм. Корреспондентийн и-мэйл програм хавсралтыг урьдчилан үзэх гэсэн дэмий оролдлого хийснээр хэдэн минутын турш зогсох нь гарцаагүй. Мөн хүлээн авагч нь энэ захидлыг ухаалаг гар утсаараа уншихыг оролдохыг бурхан хориглосон ...

Би хувьдаа ийм захидлуудыг шууд устгадаг. Таны имэйлийг уншихаас өмнө хогийн саванд хийхийг хүсэхгүй байна уу? Хөрөнгө оруулалтын хэмжээг шалгана уу. Энэ нь 3 МБ-аас ихгүй байхыг зөвлөж байна.

Хэт их бол яах вэ?

Сканнераа өөр формат, нягтаршилтай болгож дахин тохируулж үзнэ үү. Жишээлбэл, PDF болон 300 dpi нь уншихад хялбар сканнер үүсгэдэг.
WinRar эсвэл 7zip архивлагч гэх мэт програмуудын талаар бодоорой. Зарим файлууд төгс шахагддаг.
Хэрэв хавсралт нь асар том бөгөөд та үүнийг шахаж чадахгүй бол яах вэ? Жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэлийн бараг хоосон мэдээллийн сан 900 МБ жинтэй. Dropbox, Google Drive гэх мэт үүлэн мэдээллийн сан нь аврах ажилд ирнэ. Mail.ru зэрэг зарим үйлчилгээнүүд асар том хавсралтыг автоматаар клоуд хадгалах холбоос болгон хувиргадаг. Гэхдээ би үүлэнд хадгалагдсан мэдээллээ өөрөө удирдахыг илүүд үздэг тул Mail.ru-ийн автоматжуулалтыг би хүлээн зөвшөөрөхгүй байна.

Мөн хөрөнгө оруулалтын талаархи өөр нэг тийм ч тодорхой бус зөвлөмж бол тэдний Нэр . Энэ нь хүлээн авагчдад ойлгомжтой, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц байх ёстой. Нэгэн удаа бид компанийн хамт олон ... Федор Михайлович Достоевскийн нэрээр арилжааны санал бэлтгэж байсан. Би менежерээс CP-ийн төслийг батлуулахаар захидал хүлээн авсан бөгөөд хавсралтад “ForFedi.docx” нэртэй файл орсон. Үүнийг над руу илгээсэн менежер ийм яриа өрнүүлсэн:

Эрхэм менежер ээ, та энэ хүндтэй хүнтэй ойртож, түүнийг Федя гэж дуудахад бэлэн үү?

Ямар нэг байдлаар, үгүй, тэр хүндтэй хүн, бүгд түүнийг нэр, овог нэрээр нь дууддаг.

Та яагаад хавсралтыг "Федигийн төлөө" гэж нэрлэсэн бэ? Би яг одоо түүн рүү явуулчихвал энэ CP-ээр биднээс сүх худалдаж авна гэж бодож байна уу?

Би дараа нь нэрийг нь өөрчлөх гэж байсан ...

Яагаад цагийн бөмбөг бэлтгэх - боломжит үйлчлүүлэгчийн татгалзал - эсвэл файлын нэрийг өөрчлөх замаар өөртөө нэмэлт ажил хийх хэрэгтэй вэ? Яагаад хавсралтыг нэн даруй зөв нэрлэж болохгүй гэж: "Фёдор Михайловичийн хувьд.docx" эсвэл бүр илүү сайн - "KP_Sky_Axes.docx".

Тиймээс бид имэйлийг "нүүр царай" гэж их бага хэмжээгээр ангилсан. Цаашид цахим шууданг үр дүнтэй ажиллах хэрэгсэл болгон авч үзээд түүний анхаарал сарниулах бүрэлдэхүүн хэсгийн талаар ярилцъя.

Үсэгтэй ажиллах

Имэйл бол анхаарал сарниулах хүчтэй зүйл юм. Аливаа анхаарал сарниулах зүйлсийн нэгэн адил цахим шуудангийн асуудлыг дүрэм журмуудыг чангатгаж, ажлын хуваарийг нэвтрүүлэх замаар шийдвэрлэх шаардлагатай.

Хамгийн багадаа та шуудангийн ирэлтийн талаарх БҮХ мэдэгдлийг унтраах хэрэгтэй. Хэрэв и-мэйл клиентийг анхдагчаар тохируулсан бол дуут дохиогоор танд мэдэгдэх болно, цагийн хажууд байгаа дүрс анивчих ба захидлыг урьдчилан харах болно. Нэг үгээр хэлбэл, тэд эхлээд чамайг шаргуу хөдөлмөрөөс салгаж, дараа нь уншаагүй захидал, хараагүй шуудангийн ангал руу оруулахын тулд бүх зүйлийг хийх болно - таны амьдралаас нэг эсвэл хоёр цаг хасна.

Зарим хүмүүс мэдэгдэлд анхаарлаа сарниулахгүй байх хүчтэй хүсэл зоригтой байдаг ч жирийн хүмүүс хувь тавиланг уруу татахгүй, унтраахгүй байх нь дээр. Mozilla Thunderbird дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Ерөнхий" → "Шинэ мессеж гарч ирэх үед" цэсээр дамжуулан хийдэг.

Хэрэв мэдэгдэл байхгүй бол захидал ирсэн гэж яаж ойлгох вэ?

Маш энгийн. Та өөрөө ухамсартайгаар шуудангаа цэгцлэх, имэйл клиентээ нээж, уншаагүй бүх мессежийг үзэх цаг гарга. Үүнийг өдөрт хоёр удаа, жишээлбэл, үдийн хоол, оройн цагаар, эсвэл албадан зогсох үед, жишээлбэл, замын түгжрэлд хийж болно.

Хүмүүс ихэвчлэн асуудаг, хариу өгөх хугацаа, яаралтай захидал юу вэ? Би хариулдаг: таны шууданд яаралтай захидал байхгүй байна. Хэрэв та хэрэглэгчийн дэмжлэгийн хэлтэст ажилладаггүй бол (энэ хэлтэс нь шуудантай ажиллах өөрийн дүрэмтэй).

Хэрэв яаралтай захидал байгаа бол илгээгч нь бусад сувгууд - утас, SMS, Skype-ээр дамжуулан танд мэдэгдэх болно. Дараа нь та өөрийн имэйл клиент рүү ухамсартайгаар нэвтэрч, яаралтай захидал боловсруулах болно. Бүх цагийн менежментийн багш нар (жишээлбэл, Глеб Архангельский "Цагийн жолоодлого"-той) 24 цагийн дотор имэйлд стандарт хариу өгөхийг мэдэгддэг. Энэ бол ёс суртахууны ердийн дүрэм юм - ярилцагчаасаа имэйлээр шууд хариу хүлээх хэрэггүй. Яаралтай захидал байгаа бол илүү хурдан холбооны сувгаар энэ тухай мэдэгдээрэй.

Тиймээс бид мэдэгдлүүдийг унтрааж, одоо хуваарийн дагуу имэйл клиентийг асааж байна.

Бид шуудан руу орж, "и-мэйл ангилах" гэж нэрлэгддэг үйл ажиллагаанд оролцох үед юу хийх вэ? Энэ ажлын эхлэл төгсгөл хаана байна?

0 inbox системийн талаар би зөндөө сонсож байсан ч харамсалтай нь үүнийг хэрэглэж байгаа хүнтэй таарч байгаагүй. Би дугуйгаа дахин зохион бүтээх хэрэгтэй болсон. Lifehacker дээр энэ сэдвээр нийтлэлүүд байдаг. Жишээлбэл, " ". Доор би өөрийн тайлбартаа тэг ирсэн имэйлийн системийн талаар ярих болно. Хэрэв GTD багш нар тайлбарлаж, тайлбарласан системийг нэмж эсвэл сайжруулбал би талархах болно.

Имэйл нь даалгавар төлөвлөгч эсвэл таны үйл ажиллагааны архив биш гэдгийг ойлгож, хүлээн зөвшөөрөх нь чухал юм. Тиймээс Ирсэн имэйл хавтас үргэлж хоосон байх ёстой. Ирсэн имэйлээ ангилж эхэлмэгц энэ фолдерыг хоослох хүртлээ юунд ч бүү сатаар, бүү зогсоо.

Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа имэйлийг яах вэ? Та үсэг бүрийг дараалан уншиж, устгах хэрэгтэй. Тийм ээ, зүгээр л тэмдэглээд гар дээрээ Устгах товчийг дарна уу. Хэрэв та захиаг устгаж чадахгүй бол юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй.

Та гурван минутын дотор хариулж чадах уу? Би үүнд хариулах шаардлагатай юу? Тийм ээ, энэ нь зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд хариулт нь гурван минутаас илүүгүй хугацаа шаардагдах бөгөөд дараа нь шууд хариулах болно.
Та хариулах ёстой, гэхдээ хариулт бэлтгэхэд гурван минутаас илүү хугацаа шаардагдана. Хэрэв та имэйлийг даалгавар болгон хувиргах боломжийг олгодог даалгавар төлөвлөгч ашигладаг бол имэйлийг даалгавар болгон хувиргаж, хэсэг хугацаанд мартаарай. Жишээлбэл, би Doit.im үнэхээр гайхалтай үйлчилгээг ашигладаг. Энэ нь танд хувийн и-мэйл хаяг үүсгэх боломжийг олгодог: та захидал илгээж, энэ нь даалгавар болж хувирдаг. Гэхдээ хэрэв танд даалгавар төлөвлөгч байхгүй бол уг үсгийг "0_Run" дэд хавтас руу шилжүүлээрэй.
Захидал руу хурдан хариу илгээж, үүнийг даалгавар болгон хувиргасны дараа эсвэл зүгээр л уншсаны дараа та энэ мессежийг юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй: устгах эсвэл урт хугацааны хадгалалтанд зориулж хавтаснуудын аль нэг рүү илгээнэ үү.

Энд надад байгаа урт хугацааны хадгалах хавтаснууд байна.

0_Гүйцэтгэх.Надад ийм хавтас байхгүй, гэхдээ хэрэв танд төлөвлөгч байхгүй бол би давтан хэлье, та нарийвчилсан ажил шаарддаг захидлыг энд байрлуулж болно. Энэ хавтсыг мөн тогтмол цэвэрлэж байх шаардлагатай, гэхдээ үүнд зориулж тусгайлан хуваарилсан цаг хугацаанд нь анхааралтай хандах хэрэгтэй.
1_Ref.Энд би үндсэн мэдээлэл бүхий захидлуудыг оруулав: янз бүрийн вэб үйлчилгээнүүдийн нэвтрэлт бүхий мэндчилгээний захидал, удахгүй болох нислэгийн тийз гэх мэт.
2_Төслүүд.Одоогийн харилцаатай байгаа түншүүд, төслүүдийн захидал харилцааны архивыг энд хадгалдаг. Мэдээжийн хэрэг, төсөл эсвэл түнш тус бүрт тусдаа хавтас үүсгэсэн. Түншийн хавтсанд би зөвхөн түүний ажилчдын захидал төдийгүй Небийн ажилчдын энэ түнштэй холбоотой захидлуудыг оруулав. Маш тохиромжтой: шаардлагатай бол төслийн бүх захидал харилцааг хэдхэн товшилтоор авах боломжтой.
3_Музей.Устгавал өрөвдмөөр гэсэн үсгүүдийг би энд тавьсан бөгөөд ашиг тус нь тодорхойгүй байна. Мөн "2_Projects"-ын хаалттай төслүүдтэй хавтаснууд энд шилжинэ. Товчхондоо, "Музейд" хасагдах эхний нэр дэвшигчдийг хадгалдаг.
4_Баримт бичиг.Ирээдүйд нягтлан бодох бүртгэлд хэрэг болохуйц баримт бичгийн цахим дээж бүхий захидлууд, жишээлбэл, үйлчлүүлэгчдийн эвлэрлийн тайлан, аяллын тийз зэрэг болно. Уг хавтас нь “2_Төсөл”, “1_Лавлагаа” хавтастай ижил төстэй олон талтай бөгөөд зөвхөн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл, удирдлагын мэдээлэл “2_Төсөл” хавтсанд хадгалагдана. “4_Баримт бичиг”-т үхсэн мэдээлэл, “2_Төсөл”-д шууд мэдээлэл байна.
5_Мэдлэг.Энд би хэсэг хугацааны дараа урам зориг авах эсвэл шийдлийг олохын тулд буцаж очихыг хүсч буй үнэхээр хэрэгтэй мэдээллийн товхимолуудыг тавьдаг.

Энэ системийн үйл ажиллагаанд чухал ач холбогдолтой бусад имэйл клиентийн тохиргоонууд байдаг. Нэгдүгээрт, Thunderbird-д анхдагч байдлаар "Мессежийг уншсан гэж тэмдэглэх" гэсэн хайрцаг байдаг. Би үүнийг ухамсартайгаар хийхийг илүүд үздэг тул туг далбаатай! Үүнийг хийхийн тулд "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Нарийвчилсан" → "Унших ба харуулах" цэс рүү очно уу.

Хоёрдугаарт, бид ашигладаг шүүлтүүрүүд . Өмнө нь би илгээгчийн хаяг дээр үндэслэн захидалыг зохих хавтас руу автоматаар дамжуулдаг шүүлтүүрүүдийг идэвхтэй ашигладаг байсан. Тухайлбал, өмгөөлөгчийн захидлыг “Өмгөөлөгч” хавтас руу шилжүүлсэн. Би хэд хэдэн шалтгааны улмаас энэ аргыг орхисон. Нэгдүгээрт: 99% тохиолдолд өмгөөлөгчийн захидал нь ямар нэгэн төсөл эсвэл түнштэй холбоотой байдаг тул тэдгээрийг энэ түнш эсвэл төслийн хавтас руу шилжүүлэх ёстой гэсэн үг юм. Хоёрдугаарт: Би мэдлэг нэмэхээр шийдсэн. Тодорхой захидлыг хаана хадгалахаа өөрөө шийдэх ёстой бөгөөд боловсруулаагүй мессежийг зөвхөн нэг газраас - ирсэн имэйл хайрцагнаас хайх нь илүү тохиромжтой. Одоо би шүүлтүүрийг зөвхөн янз бүрийн системүүдийн автомат тогтмол үсгүүдийг хавтас болгон зохион байгуулахад ашигладаг, өөрөөр хэлбэл шийдвэр гаргах шаардлагагүй захидал. Mozilla Thunderbird дахь шүүлтүүрүүдийг "Хэрэгслүүд" → "Мессежийн шүүлтүүрүүд" цэсэнд тохируулсан болно.

Тиймээс, зөв арга барилаар захидал харилцааны хэмжээнээс хамааран өдөрт 10-аас 60 минут хүртэл имэйл илгээх ёстой.

Тийм ээ, бас нэг зүйл. Та шинэ захидал ирэх тухай мэдэгдлийг аль хэдийн унтраасан уу? ;)