Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению. Акт приема-передачи трудовых книжек

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

наименование компании;
название;
дата подписания и номер;
место составления;
заголовок;
подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

номер по порядку;
перечень сотрудников и их личные данные;
серия и номер трудовой книги;
дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
примечания.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
Проверка правильности заполнения документов комиссией.
Проверка комиссией отсутствующей документации.
Составление акта приема и передачи трудовых книг.

При увольнении

При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.

Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.

Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.

Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.

Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.

Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.

В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.

Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.

Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.

Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.

Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.

При реорганизации в форме присоединения

Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.

Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.

Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.

Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.

В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.

В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.

Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.

При приеме на работу

Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют и трудовую книжку.

При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.

Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.

Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.

Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.

Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.

Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.

Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.

Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.

Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);

— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;

— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.

2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Трудовой кодекс.

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Акт передачи трудовой книжки - незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?

Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек . В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним. В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий. Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.

Образец акта передачи трудовой книжки

Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия. Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе. Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.

По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).

Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:

Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
Принимающий бланки строгой отчетности.
Юрисконсульт организации.
Заместитель руководителя (один из них).
Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).

По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.

скачать)

Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:

Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.

Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?

По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:

Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
Дате, когда книжка была передана на руки.
Данные, что сотрудник не имеет претензий.
Личная подпись работника.

Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.

Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.

скачать)

Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.

Трудовые книжки являются важнейшим видом документации для работников. Именно по ним работодатели смогут узнавать об опыте соискателей, и именно по ним исчисляется стаж при расчете пенсии. Изначально ответственным за хранение этих документов является работодатель. Он же выбирает кадрового сотрудника, который должен будет взять на себя соответствующие функции. Если этот работник увольняется или переводится в другую организацию, то ему придется передать свои обязанности. Перед этой процедурой проводится проверка наличия всех книг и оценивается, насколько добросовестно работник делал свою работу.

Как составить акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?

При проверке и передаче обязанностей составляется специальный документ, с помощью которого выполняется учет всех трудовых книжек и вкладышей в них. В этих официальных бумагах содержится информация о документации каждого работника. Вносятся следующие сведения:

ФИО владельца;
Номер вкладыша и его серия;
При наличии замечаний следует их отменить;
Общее число документов (в том числе и невостребованные, являющиеся собственностью ранее уволенных сотрудников).

Форма этого вида документации является свободной. При заполнении требуется позаботиться о присутствии двух свидетелей.

Нужен ли акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?

Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.

При передаче обязанностей две стороны сверяют количество документов. Если лицо, принимающее права, ставит подпись под актом, то оно тем самым становится ответственным за бланки и вкладыши всех работников. Конкретный порядок установлен в специальном Постановлении Правительства. Большинство предприятий используют официально утвержденные инструкции и правила.

Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика — образец

Порядковый номер;
ФИО владельца;
Серия с номером бланков или вкладышей;
Примечания.

Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.

Акт приема — передачи личных дел и трудовых книжек при реорганизации компании – образец

Новый работодатель обязательно получает всю документацию от компании, которая прекратила функционировать. Проводится данная операция в соответствии с актом передачи всей документации. Составление бумаги должно сопровождаться внесением необходимых сведений в таблицу, которые касаются профессиональной деятельности работников и их рабочих удостоверений. Оформляется этот документ по результатам проверки документации. Включать в общее число следует даже невостребованные бланки.

Акт передачи трудовых книжек в другую организацию

Если данная операция осуществляется между двумя компаниями, в таком случае требуется указать наименования этих организаций, а также ФИО директоров и реквизиты уставов, на основании которых работают предприятия. Далее записывается факт передачи трудовой книжки. Вносится информация о должности и личные сведения работников, документация которых передается. Также следует сослаться на приказ работодателя о переводе в другую организацию.

Акт передачи трудовой книжки в Пенсионный Фонд

Предоставление документации в Пенсионный Фонд может потребоваться, когда человек пожелает уволиться и получать выйти на пенсию. Однако в общем случае это делается через сотрудника, который забирает рабочее удостоверение, а потом сам предоставляет его в Пенсионный Фонд РФ. Если все же возникли обстоятельства, при которых требуется передать этот документ в Пенсионный Фонд, тогда надлежит оформить соответствующий акт. В него следует внести все достоверные данные и реквизиты с рабочего удостоверения.

Приказ о передаче трудовых книжек по акту

Если увольняется кадровый сотрудник, тогда посредством издания приказа на другого работника возлагаются обязанности по учету и хранению рабочих удостоверений сотрудников. Определяющими документами в этой процедуре являются приказ и акт. В представленном распоряжении руководитель отмечает тот факт, что передает другому сотруднику полный список документации с его реквизитами.

При составлении приказа требуется руководствоваться стандартными правилами его оформления. Необходимо учитывать, что в обязательном порядке надлежит внести все сведения, которые касаются данной ситуации. В особенности это касается личных данных всех задействованных в процессе лиц. Следует обратить внимание, что подчиненный, который получает новые обязанности должен подтвердить свое ознакомление подписью.

При реализации любых действий, которые касаются рабочего процесса на предприятии, важным условием будет являться следование законодательным нормам. Оформление всех операций по закону поможет избежать дальнейших ошибок и проблемных ситуаций.