Передача полномочий руководителя на время его отсутствия. Оформляем и оплачиваем замещение на время отпуска

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника ТК РФ допускает оформлять несколькими способами: с помощью временного перевода иного сотрудника предприятия, посредством поручения обязанностей кому-то из персонала без освобождения от основной трудовой функции или путем приема на работу нового работника. Во избежание конфликтов между сотрудниками и руководством, а также проблем с надзорными органами важно разобраться с особенностями оформления каждого из перечисленных способов.

Когда может понадобиться временный перевод для замещения отсутствующего сотрудника, возложение его обязанностей на другого и т. п.

Трудовым законодательством в ряде случаев работникам предоставлены гарантии освобождения от труда с сохранением рабочего места. Согласно ТК, к обстоятельствам, дающим право на это, относятся:

Наличие медицинского заключения, в соответствии с которым работник на срок до 4 месяцев не допускается к исполнению основной трудовой функции. При этом специалист переводится на другую (доступную ему) работу либо вовсе освобождается от выполнения обязанностей при отказе от перевода (ст. 73).
Ежегодный отпуск (ст. 114).
Командировка, в которую направляется работник по распоряжению руководства (ст. 167).
Прохождение промежуточной и итоговой аттестации при получении образования в заочной, вечерней или очно-заочной форме обучения (ст. 174).
Рождение ребенка и уход за ним: до достижения возраста 1,5 лет — с оплатой, с 1,5 до 3 лет — без таковой (ст. 256).

Существуют и иные случаи, когда работник может не присутствовать на рабочем месте с сохранением последнего, в том числе на более короткий срок. К ним можно причислить исполнение обязанностей присяжного заседателя (равно как и иных общественных и государственных обязанностей, установленных законом), прохождение медицинских осмотров, сдачу донорской крови, дополнительные отпуска при наличии ребенка-инвалида и др.

В таких ситуациях обязанности отсутствующего работника должен выполнять кто-то другой. Оформить замещение можно различными способами:

временным переводом другого работника на место отсутствующего (ст. 72.2);
возложением обязанностей отсутствующего сотрудника на одного из его коллег без перевода (ст. 60.2);
заключением срочного трудового договора с другим работником (ст. 59).

Выбор способа замещения зависит от решения работодателя, которое, в свою очередь, принимается с учетом целого ряда факторов (о них подробнее поговорим ниже). Представляется, что целесообразно делать его исходя из продолжительности отсутствия основного работника и условий, в которых выполняется его трудовая функция.

Временный перевод на период отсутствия основного работника для исполнения его обязанностей

Положения ст. 72.2 ТК РФ закрепляют возможность перевода работника, в том числе для исполнения обязанностей сотрудника, который на рабочем месте временно отсутствует, но при этом имеет право вернуться на работу после того, как основания отсутствия будут исчерпаны. По общему правилу (в соответствии с ч. 1 указанной нормы) такой временный перевод возможен лишь в случаях, когда работник сам изъявляет на него согласие (при этом согласие оформляется обязательно в письменном виде).

Однако ч. 3 определено особое условие, когда получение согласия на временный перевод от работника получать необязательно. Это допустимо, если необходимость такого перевода вызвана обстоятельствами, носящими характер чрезвычайных, необходимостью их предотвращения либо устранения их последствий. Срок такого перевода не может превышать календарного месяца.

Временный перевод в рамках ч. 3 может быть произведен только на должность, для замещения которой требуется квалификация не ниже, чем на должность, замещаемую работником до перевода. Если же работник дает свое согласие, то его можно перевести и на менее квалифицированную работу — однако в этом случае законодательство гарантирует такому специалисту заработную плату не ниже средней по основному месту.

При правильном оформлении подобного перевода невыход на работу переведенного работника является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности, о чем свидетельствует в том числе раздел постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17.03.2004 № 2, посвященный изменению трудового договора.

Исполнение функций временно отсутствующего работника путем возложения его обязанностей на другого сотрудника без отрыва от основной работы

Урегулирование вопроса исполнения функции отсутствующего определенное время работника другим сотрудником предприятия (организации) без освобождения от основного труда осуществляется в соответствии со ст. 60.2 ТК. Оформляется процедура возложения обязанностей в таком случае внутренним правовым актом, которым определяется перечень и объем возлагаемых обязанностей, размер доплаты за их исполнение и срок, на который указанные обязанности возлагаются на другого специалиста.

Для осуществления подобной процедуры требуется, чтобы были соблюдены следующие условия, установленные ч. 1 и 2 указанной статьи:

Руководством предприятия от работника, на которого планируется возложить обязанности, должно быть получено письменное согласие.
Дополнительная работа должна выполняться в течение рабочего дня, продолжительность которого устанавливается в соответствии с внутренними правилами.
Увеличенный объем работ должен осуществляться в той же организации, где находится основное место работы сотрудника.
Такая работа должна оплачиваться дополнительно (размер оплаты устанавливается по взаимному согласию сторон).

Увеличение объема выполняемой работы может быть связано с выполнением функции отсутствующего работника как той же профессии, так и иной. Например, при уходе в отпуск одного из работников бухгалтерии его обязанности могут быть возложены на любого другого бухгалтера (с его согласия), за счет чего у последнего фактически просто увеличивается объем работы. Примерно такая же ситуация возникает, например, при возложении обязанностей курьера, пребывающего в отпуске, на секретаря. Однако в этом случае увеличение объема происходит уже за счет выполнения обязанностей работника иной профессии.

Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу

В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.

Главной особенностью заключения договора с работником, который принимается на период невозможности исполнения трудовых обязанностей основным специалистом, является обязательность упоминания о том, что он заключается на определенный срок, с указанием такого срока. Срок, на который новый работник принимается на предприятие, зависит от длительности отсутствия основного специалиста, но по правилам ст. 58 ТК не может превышать 5 лет. Если же по какой-либо причине условие о времени действия в договоре отсутствует, он считается заключенным на неопределенный срок. В итоге при выходе основного работника неизбежны серьезные правовые проблемы, т. к. просто уволить замещающего в этом случае нельзя. Таким образом, при заключении договора в такой ситуации следует предельно внимательно отнестись к пункту о сроке его действия.

ВАЖНО! Вместо конкретной даты окончания трудового договора допускается указание на то, что он заключается до момента выхода на работу основного сотрудника (абз. 1 ч. 1 ст. 59 ТК). В таком случае сложностей с увольнением замещающего работника не будет.

Другой особенностью регулирования трудовых отношений с таким работником является возможность установления испытательного срока. Так, если лицо принимается для выполнения работы на срок до 2 месяцев, испытание ему установлено быть не может в силу п. 7 ч. 4 ст. 70 ТК. Если же срок выполнения трудовой функции предполагается до 2 до 6 месяцев, то испытание в договоре предусмотреть можно, но его срок будет отличаться от общего и не может превышать 2 недель, на основании ч. 6 той же статьи.

В остальном оформление трудовых отношений строится на общих принципах и регулируется общими нормами, вне зависимости от срока действия договора.

Исчисление сроков окончания исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Наиболее актуально вопрос особенностей исчисления срока окончания договора стоит при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника принятым на работу новым специалистом. По общему правилу в трудовом договоре в этом случае указывается не точная дата его окончания, а событие, являющееся основанием прекращения трудовых отношений.

Кроме того, согласно ч. 1 ст. 79, в случае указания в трудовом договоре условия о том, что новый сотрудник принимается на временной основе до выхода основного работника, предупреждать о прекращении такого договора работодатель не обязан. В таком случае днем окончания исполнения трудовой функции (и, соответственно, увольнения) является день выхода на работу основного специалиста.

Аналогичная ситуация складывается и при возвращении работника, временно переведенного для исполнения обязанностей отсутствующего, на его прежнее место. Увольнение замещающего в такой ситуации осуществляется в тот день, когда основной работник приступил и исполнению своих обязанностей, что следует как из ч. 1 ст. 72.2, так и из нормы, указанной выше.

В случае возложения обязанностей отсутствующего работника на иное лицо в распорядительном документе часто (законодательно это никоим образом не запрещается) указывается точный срок исполнения таких обязанностей, который может быть продлен впоследствии по взаимной договоренности сторон. Освободить от исполнения обязанностей досрочно работодатель имеет право, лишь предупредив вторую сторону предварительно за 3 дня. При этом может возникнуть ситуация, когда основной работник уже исполняет свои обязанности, а специалист, на которого они были временно возложены, от них еще не освобожден. Во избежание данной коллизии рекомендуется дополнение указания срока возложения обязанностей в соответствующем приказе пометкой «но не далее чем до выхода на работу основного работника».

Итак, для замещения основного специалиста работодатель может перевести другого работника, возложить обязанности на него без отстранения от основной работы либо по своему усмотрению заключить трудовой договор с иным лицом. Для возложения обязанностей и временного перевода по общему правилу требуется письменное согласие работника. Прием нового работника на временно вакантное место осуществляется с особенностями (указанием на срочность договора, укороченным сроком испытания или его отсутствием). Днем прекращения исполнения обязанностей является день возвращения основного специалиста к выполнению своей трудовой функции.

Чаще всего для замещения временно отсутствующего персонала используют три пути:

увеличение объема работ или расширение зоны обслуживания.

Рассмотрим каждый из этих вариантов более подробно.

При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.

Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Так, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания работнику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.

Как платить

При временном переводе работник получает оплату по выполняемой работе. Поэтому такой способ, как правило, применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.

В случае совмещения должностей работнику устанавливается или иного сотрудника. Размер этой доплаты устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ ).

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.

На что обратить внимание

Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.

В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий , в котором указать:

срок замещения;
Ф.И.О. и должность сотрудника;
юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т.п.);
размер оплаты;
согласие работника.

Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Имейте в виду, что во всех вышеупомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте — например, в .

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Действует от имени организации без доверенности, в силу закрепления его полномочий в действующем законодательстве и в уставе организации. Эта должность уникальна. Человек, ее занимающий, по сути отвечает за всю деятельность компании. И естественно, когда Генералу необходимо отлучиться, на фирме случается небольшой катаклизм. Оснований отсутствия может быть много: очередной отпуск или длительная болезнь, командировка, исполнение государственных или общественных обязанностей, обучение и повышение квалификации и многое другое. Однако во всех этих случаях возникает необходимость поддержать работу организации. В настоящей статье мы покажем, как наиболее полно и с наименьшим ущербом для работы организации оформить передачу полномочий руководителя.

Что передаем?

Единоличный исполнительный орган (ЕИО) осуществляет текущее руководство организацией. Казалось бы, простое определение, но когда дело доходит до фактической передачи данных полномочий, возникает масса проблем и вопросов. Корень их в том, что полномочия генерального директора формулируются действующим законодательством по остаточному принципу, то есть на него возлагаются все иные обязанности, не возложенные законодательством или учредительными документами (когда это возможно) на общее собрание или совет директоров. В противовес этому передаваемые полномочия должны быть конкретизированы (четко обозначены). Главное следствие этого противоречия на практике - возникновение ситуаций, когда часть полномочий генеральный директор «забирает с собой» в отпуск, командировку, в больницу и т.п. То есть вдруг для подчиненных оказывается, что назначенный заместитель не может сделать то или иное действие, поскольку это особо не было оговорено при передаче дел.

Условно все полномочия можно разделить на два больших блока:

представление интересов юридического лица перед третьими лицами,
осуществление административно-хозяйственной власти в рамках самой организации.

В рамках первого блока руководитель представляет интересы компании во множестве самых различных правоотношений: заключает от имени организации сделки (гражданско-правовые отношения), подписывает налоговую отчетность (налоговые правоотношения), несет ответственность за нарушение действующего законодательства по широкому спектру вопросов (административные правоотношения) и др. Второй блок сводится к взаимоотношениям, возникающим в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. Передача полномочий «по объему» должна быть максимально полной, чтобы потом не возникло проблемы с подписанием «жизненно важного в данный момент» документа.

Но существует не только проблема «остаточных/забытых полномочий» , но и проблема «дублирования полномочий руководителя», которая сводится к простому вопросу: «А что же остается у руководителя при передаче полномочий?» Этот глобальный вопрос можно разложить на несколько более мелких:

Действующее законодательство не дает на эти вопросы однозначного ответа. В целом, опираясь на практику, в том числе и судебных споров, можно дать следующий ответ: делегируя полномочия по предоставлению интересов общества, генеральный директор не слагает с себя ни права, ни обязанности по представлению его интересов. Такая передача представляет собой «дублирование» функционала, а не его «передачу», причем происходит дублирование не только права принятия решения, но и ответственности за принятые решения (так, за административное нарушение будет привлечен к ответственности заместитель, который его допустил, а не генеральный директор, находящийся в отпуске; однако если такое ответственное лицо не было обозначено, ответственность с большой долей вероятности возложат на отсутствовавшего в этот момент руководителя).

Вместе с тем для самого общества не имеет значения, делегировались ли генеральным директором на период отсутствия полномочия кому-либо. Вне зависимости от смены «человеческого лица», выполняющего функции капитана, считается, что корабль без него плыть не может. Вот классический пример, иллюстрирующий эту позицию:

Судебная практика.

Определение ФАС Уральского округа от 01.11.2002 № Ф09-2808/02-ГК

Свернуть Показать

ООО «МВМ» пыталось обосновать пропуск срока на подачу кассационной жалобы тем, что генеральный директор сначала находился в длительной командировке, а затем проходил лечение за пределами региона. Но суд эти причины уважительными не посчитал.

Способы замещения:«штатный зам» или «халиф на час»?

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Если руководитель отсутствует часто, то наличие «дополнительного» сотрудника, выполняющего его обязанности в рамках своих должностных полномочий, повышает эффективность деятельности организации.

Заместитель «по случаю» хорош тем, что позволяет не только выбирать лицо, которое будет выполнять обязанности отсутствующего руководителя в каждом конкретном случае, но и перераспределять полномочия отсутствующего руководителя. Как правило, такое перераспределение идет по направлениям деятельности организации: заключать сделки поручается, например, руководителю сбытового подразделения, контролировать производство - главному инженеру, осуществление платежей - руководителю финансовой службы и т.д.

Штатное заместительство

Некоторые считают, что если обязанность замещения руководителя заложена в трудовую функцию (указана в трудом договоре или должностной инструкции), то такая нагрузка возможна без дополнительной оплаты: считается, что оплата такой работы уже включена в оклад штатного заместителя. Эта позиция во многом основана еще на советской практике, в частности, на разъяснениях Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965.

Свернуть Показать

Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

В вопросе доплаты штатным заместителям некоторые работодатели ссылаются на письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, в котором ведомство пришло к выводу, что доплачивать в таких ситуациях не надо. Вместе с тем напомним об определении Верховного Суда от 11.03.2003 № КАС03-25, где указано, что доплата положена. Суд указал, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного больше, чем обычно. Поэтому труд заместителя в этот период не может оплачиваться в прежнем размере, даже если пункт об исполнении обязанностей руководителя содержится в его должностной инструкции.

Свернуть Показать

Хосаева Радмила , юрист ООО «Прогресс»

В неофициальных разъяснениях представители Минздравсоцразвития России (в частности, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Нина Ковязина) придерживаются позиции, что установление доплаты штатным заместителям за время исполнения обязанностей временно отсутствующего руководства остается на усмотрение работодателя. Дело в том, что часто в должностном окладе штатного заместителя заложена оплата труда за замещение начальника. Если же работодатель придет к выводу, что для поощрения работника выплата необходима, то никто его не будет за это наказывать.

Самый актуальный вопрос, который волнует работодателей в таких случаях, - каковы риски. Понесет ли организация или должностное лицо ответственность в случае прихода проверяющих? Если мы говорим о государственной инспекции труда и ответственности за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ, то нет. Если вы решили доплатить работнику, то главное, чтобы документы были правильно оформлены, к тому же всегда можно сослаться на письмо Минздравсоцразвития РФ. Однако необходимо иметь в виду, что практика проверок госинспекций труда разнится. Известны случаи, когда они выдавали работодателям предписания с требованием произвести доплату по заработной плате работникам-заместителям за время, когда они выполняли обязанности начальства (см., например, решение Ленинского районного суда г. Тамбова от 12.11.2010 № 2-2913\2010).

Итак, доплата штатному заместителю возможна. Она может быть зафиксирована несколькими способами (в локальном нормативном акте, приказе, ПВТР и т.д.), но более логично фиксировать ее размер непосредственно в том документе, в котором указывается обязанность осуществлять замещение. Главным условием штатного замещения является согласие на него работника. Оно должно найти свое выражение в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему). Обязанность замещения на время отсутствия руководителя можно дополнительно продублировать в должностной инструкции заместителя.

Пример 1

Отражение штатного заместительства и доплаты за него в трудовом договоре

Свернуть Показать

Для третьих лиц особенно важно, что написано в доверенности - только по ее тексту они могут определить объем полномочий, предоставленных доверенному лицу. Здесь есть несколько «подводных камней». Дело в том, что в целом ряде законов особо указывается на необходимость наличия в доверенности конкретного полномочия. Для суда, например, важно обязательное указание в доверенности на возможность заключения мирового соглашения или признания иска. Даже «Почта России» в ряде случаев требует указания в доверенности специального полномочия - «получение заказных и ценных писем». А порой еще и прямо указывается на обязательность нотариального заверения доверенности (так, вне зависимости от объема полномочий нотариальная доверенность нужна для предоставления документов на регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним). Причем при отсутствии в доверенности требуемой формулировки делегированных прав и обязанностей или нотариальной формы может возникнуть ситуация, когда представителю организации просто откажут в сотрудничестве.

Результатом этого становится объемный текст доверенности (см. образец, оформленный на бланке организации, в Примере 7). В Примере 6 показано, как иначе можно оформить «шапку» доверенности, но в этом случае идентифицирующие организацию сведения (место ее нахождения, ИНН, ОГРН) перекочевывают в текст доверенности. В России может одновременно существовать несколько юридических лиц с идентичным наименованием, которых можно отличить друг от друга только по этим «паспортным данным» организации. Вот почему их наличие в доверенности необходимо.

Порядок прекращения доверенностей (с образцами необходимых документов) подробно описан в статье «Хранение доверенностей: технология и сроки » на стр. 12 журнала № 9’ 2011

При выдаче доверенности (как и при издании приказа) возникает серьезная проблема с определением срока ее действия. Если определить его в рамках планового времени отсутствия генерального директора, вполне возможна ситуация, когда полномочия по ней истекут до фактического возвращения руководителя. А

Распоряжение безналичными денежными средствами

Лицо, замещающее генерального директора, получает возможность распоряжения денежными средствами на расчетных счетах организации. Банк определяет лицо, обладающее данным правом, на основе пакета документов, однако «блокирующим» в нашем случае является карточка с образцами подписей (банковская карточка) .

Легче всего «обеспечить доступ» «штатным заместителям» - их изначально можно внести в карточку, предоставив право распоряжения денежными средствами компании, но в этом случае необходимо понимать, что такое право предоставлено «на все время» и не зависит от того, отсутствует ли генеральный директор. Регулирование полномочий при этом производится на уровне самой компании в локальных нормативных актах, но нужно понимать, что и . В этом случае в лучшем положении находятся клиенты банков, сотрудники которых вправе самостоятельно заверять подписи клиентов. В тех же банках, которые требуют нотариального удостоверения банковской карточки, клиенты могут испытать определенные неудобства, связанные с процедурой удостоверения их подписей.

Подготовкой и подачей временных банковских карточек обычно пренебрегают в тех случаях, когда в организации установлена электронная система работы со счетом (банк-клиент). Обычно в этой ситуации ограничиваются передачей электронных ключей. В реальности часто и этого не происходит, поскольку платежи осуществляют операционисты бухгалтерской или финансовой службы и по сути передаются права по контролю за их работой. Аналогично ситуация выглядит и с подачей отчетности в электронной форме (Пенсионный фонд, ФСС и т.д.). Подобная практика уже сложилась повсеместно, но надо понимать, что в этом случае «подписантом» электронного послания его получатели будут считать уже отбывшего в отпуск или командировку генерального директора.

В заключение хотелось бы сказать следующее. Да, действительно, в регулировании деятельности генерального директора, в том числе и при передаче его полномочий, существует целый ряд белых пятен. Поэтому главным принципом, которым должны руководствоваться все участники данных отношений, является добросовестность. Если все участники процесса разумно действовали в интересах организации, небольшие нарушения в порядке оформления документации могут быть легко исправлены, а в случае экстренных ситуаций - и объяснены как представителям государственных органов, так и суду.

Сноски

Свернуть Показать

В русском языке продуктивным способом словообразования является переход одной части речи в другую. Примером может быть трансформация некоторых существительных или их форм в наречия, производные предлоги и предложные сочетания. При этом производные слова не подчиняются правилам правописания, обязательным для той части речи, от которой они образованы.

Это касается и слов «в отсутствие» и «в отсутствии»: в их написании действуют разные правила, в зависимости от того, какой частью речи они являются.

Существительные «в отсутствие» и «в отсутствии» обладают самостоятельным лексическим значением и обозначают состояние, положение, когда чего-либо не имеется в наличии или лицо, о котором говорится, не находится в данное время в конкретном, обозначенном в предложении месте.

Эти существительные в сочетании с предлогом «в» представляют собой формы винительного и предложного падежей.

Значение слов такого типа определяется по контексту: оно проявляется только благодаря смысловой связи с другими словами:

В отсутствии дежурного на посту комиссия усмотрела грубое нарушение дисциплины. (Дежурный отсутствовал.)
В отсутствие на складе нужных материалов мало верилось. (Материалы будто бы отсутствовали.)
Между предлогом «в» и словами «отсутствии»/»отсутствие» можно вставить определение: в преступном отсутствии, в мнимое отсутствие.

Формы винительного и предложного падежей существительного «отсутствие» образуются по типу существительных среднего рода на -ий, -ие. В винительном падеже они имеют окончание –е, в творительном –и. Следовательно, при написании слов «в отсутствие» и «в отсутствии» надо руководствоваться падежными вопросами.

Винительный: кого? что? – (в) отсутствие
Предложный: в ком? в чем? – в отсутствии

Существительное «отсутствие» в форме винительного падежа с предлогом «в» может переходить в наречно-предложное сочетание «в отсутствие». Оно указывает на лицо, отсутствующее во время какого-либо действия, о котором говорится в предложении:

В отсутствие (кого?) Ивана Петровича в отделе произошла смена кадров.
Мальчик подрос в (чье?) ее отсутствие и стал еще больше похож на своего отца.

В этих предложениях «в отсутствие» – производное наречно-предложное сочетание, сохранившее форму винительного падежа существительного «отсутствие».

Оно не является членом предложения, не изменяется и сохраняет форму написания с –е на конце.

сайт определил, что разница между словами «в отсутствие» и «в отсутствии» заключается в следующем:

Форма предложного падежа существительного «отсутствие» пишется с –е на конце: «в отсутствие». Винительный падеж этого существительного имеет окончание –е: «в отсутствие».
Падежные формы «в отсутствие» и «в отсутствии» отличаются от наречно-предложного сочетания «в отсутствие» наличием лексического значения. Наречно-предложное сочетание только указывает на лицо, о котором говорится в предложении.
Между предлогом и существительными «в отсутствие» — «в отсутствии» можно вставить подходящее по смыслу определение. Сочетание наречно-предложного типа «в отсутствие» не изменяется и является неделимым целым.
Наречно-предложное сочетание «в отсутствие» образовано от аналогичной формы винительного падежа; его правильное написание – с буквой –е на конце.