Tajemství obchodní e-mailové korespondence. Užitečné fráze pro obchodní korespondenci Zapomněli jste na přílohu

Každý den posíláme desítky e-mailů. Někdy se jedná o velmi krátké zprávy, například: "Zajdeme na oběd?" Někdy - pomocí kterých prezentujete svou firmu nebo web. Když je hodně dopisů a málo času, začneme spěchat a dělat chyby. Obvykle triviální, jako překlep, ale někdy se stanou věci, které mohou vážně poškodit vaši pověst a zkazit váš vztah s klientem nebo zaměstnancem.

Tomu se lze vyhnout, jen je potřeba se sbírat a vědět o některých úskalích. Zde jsou nejčastější chyby při odesílání e-mailů. Přečtěte si pozorně a pamatujte, že nejprve musíte udělat krátkou pauzu, zkontrolovat, zda je vše v pořádku, a teprve poté klikněte na tlačítko „Odeslat“.

Zadáváte špatnou adresu

Nejčastější a nejnepříjemnější chyba. Představte si, že chcete příteli poslat spíše osobní fotografie, ale automaticky zadáte adresu svého šéfa nebo zákazníka. A teprve poté, co dopis odejde, si s hrůzou uvědomíte, co se právě stalo. Pokud je to útěchou, každý z nás se alespoň jednou v životě ocitl v této situaci: právníci posílali důvěrné dokumenty protější straně, designéři poslali návrhy webových stránek nesprávnému klientovi atd. Když se nám to ale stane, zdá se, že se nám ztrácí půda pod nohama.

Naštěstí mnoho e-mailových služeb, například Gmail, funkci má. Zapněte jej a zadejte velký časový interval – je to tišší, víte.

Zapomněl jsi na přílohu

Napsal jste, že k dopisu byl připojen určitý soubor, ale zapomněl jste jej připojit. Další častá chyba, která často vede k nedorozuměním a omluvám. Na jednu stranu je to v pořádku, nikdo není dokonalý, ale je lepší si vše nejdříve zkontrolovat a až potom dopis odeslat. A abyste se vyhnuli dotazům příjemce, doporučujeme uvádět všechny přiložené soubory přímo v těle dopisu. Například takto:

Ahoj, Maxime! Posílám vám několik souborů, jsou v příloze:

Dohoda o službách

GIF s kočkou

Nepřemýšlíš o designu

Zdraví vás, jak si vzpomínáte, svým oblečením. Pokud chcete zabránit tomu, aby vás váš e-mail nutil k okamžitému smazání, zapracujte na jeho podobě. Prý je potřeba tomu věnovat tolik času jako obsahu. Dnes je to naštěstí snadné. K tomu doporučujeme použít aplikaci Wix ShoutOut, vybrat vhodnou šablonu a přidat do ní svůj text. Nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti, jen se ujistěte, že vše vypadá úhledně a krásně. Mimochodem, dobrý newsletter má svá tajemství a pravidla, proto doporučujeme přečíst si našeho email marketingového ředitele. Neděkuj mi.

Předmět dopisu neuvádíte

Předmět dopisu plní přibližně stejnou roli jako nadpis textu. Zobrazí se vedle vašeho jména, příjemce to vidí a rozumí tomu, co jste mu poslali: faktura, výsledky schůzky, pracovní nabídka, vzhled webu atd. Pamatujte, že téma musí být jasně formulované, aby v případě potřeby člověk váš dopis rychle našel, a přesvědčivé, aby ho zaujalo, mluvíme-li o, řekněme, newsletteru. Nedávno jsme psali o tom, že pokud jste zapomněli, stojí za to si to znovu přečíst.

Neukládáte koncepty

Pokud rádi píšete písmena v textových editorech, pak často šetřete, jinak skončíte u psaní dopisu celý den a pak vám najednou zamrzne počítač a vše je pryč. Nebo napište přímo do poštovní služby - pak se všechny vaše náčrty automaticky uloží do složky „Drafts“.

Jste hrubý

Zdvořilost v korespondenci není o nic méně důležitá než v životě. Zde jsou základní pravidla, která musí dodržovat každý:

Vždy poděkujte odesílateli za dopis, zvláště pokud vidíte, že odvedl dobrou práci. Pamatujete si, když jsme se všichni jako děti učili „kouzelná“ slova? Nezapomínejme na ně, i když jsme dospělí.

Zůstaňte v klidu, i když je záležitost mimořádně naléhavá a důležitá. Nervozita a výčitky rozhodně k ničemu dobrému nepovedou.

Začněte a ukončete svůj dopis běžnými frázemi. Stupeň formálnosti bude záviset na tom, s kým si dopisujete. Pokud je to váš šéf nebo jen oficiální osoba, nepoužívejte „Ahoj“, „Sbohem“ nebo „Polibky“. A naopak, pokud píšete kolegovi nebo příteli, obejdete se bez tradičního „S pozdravem“.

Neprovádíte korekturu textu

Překlepy mohou zkazit celý dojem, proto si napsaný dopis pečlivě přečtěte, nejlépe několikrát. Pokud máte pochybnosti o pravopisu nebo syntaxi, přejděte na Gramotu.ru. Je lepší měřit sedmkrát, tedy zkontrolovat, než se pak omlouvat za překlepy a dokazovat, že jste skutečně gramotní.

A mimochodem: pokud se bojíte, že omylem pošlete nedokončený dopis, napište nejprve celý text a teprve potom zadejte adresu příjemce.

Na kopii dopisu neuvádíte správné osoby

Pojďme zjistit, kdo by mohl váš dopis skutečně dostat. Pole Komu je primární příjemce. Pole "Ss" - osoba, která obdrží kopii. Nesouvisí přímo s diskutovaným problémem, ale chce nebo potřebuje být vědomý. Pole "Skrytá kopie" jsou skrytí příjemci. Přidáte je, ale primární příjemce je nevidí. A tady je třeba být opatrný: můžete si splést kopii a skrytou kopii a příjemce si pak bude myslet, že je špehován.

Mějte na paměti, že je důležité, aby si někteří lidé byli vědomi toho, co se děje. Nechcete poslouchat výčitky ohledně „Jak jsi mě nemohl přidat do kopie?! Pracoval jsem na tomto projektu dva měsíce!“ Máte-li pochybnosti, přidejte všechny, kteří mají s otázkou něco společného. Možná ne každý bude rád, že je rozptylován, ale žádné stížnosti na vás nebudou.

Nepřihlásíte se k odběru

Napsal jste „S pozdravem Mášo“ a myslíte si, že je vše v pořádku, ale příjemce dopisu sedí a přemýšlí, co je to za Mášu. Z tiskárny? Nebo snad ilustrátor? Abyste ho nenechali hádat, nastavte podpis a bude automaticky přidán na konec každé vaší zprávy. Nezapomeňte uvést své jméno a příjmení, název společnosti, pozici a kontaktní údaje, jako je Skype nebo telefonní číslo. Můžete přidat adresu – i když je to reklama, je nenápadná.

Vybíráš si špatný čas

Psát dopisy v noci není dobrý nápad. Důvod první: pravděpodobně jste přes den strašně unavení, nepřemýšlíte moc dobře a hrozí vám, že uděláte všechny výše uvedené chyby. Důvod druhý: lavina ranní pošty zasype váš půlnoční dopis a adresát ho v nejbližší době rozhodně neuvidí. A za třetí: zjevně nemáte nic lepšího na práci, když ve tři ráno píšete obchodní dopisy.

Naše rada: pokud se nic důležitého nebo naléhavého nestalo, posílejte zprávy od pondělí do pátku a v pracovní době, jako všichni normální lidé.

Potřebovat pro vaše podnikání? Vytvořte si to sami na Wix – je to snadné a zdarma!

Obchodní komunikace je svůj vlastní svět s vlastními zákony. Hodně záleží na tom, jak tyto zákony dodržujeme: jaký dojem uděláme na kolegy a partnery, na produktivitu práce a dokonce i na kariérní postup.

Zvláštní místo v obchodní komunikaci zaujímá obchodní korespondence, která je každodenní odpovědností většiny kancelářských pracovníků a nejenom. Schopnost správně vést obchodní korespondenci může být dobrým pomocníkem pro uzavírání ziskových obchodů a budování image vaší firmy.

Podívejme se na některé vlastnosti obchodního dopisu. Obchodní korespondence je tedy:

použití šablonových frází a klišé
emoční neutralita,
sémantická přesnost a stručnost prezentace,
dobře postavená argumentace.

Obchodní korespondence v angličtině je stejný soubor pravidel a klišé, z nichž některá doporučujeme používat všem, kteří pracují se zahraničními partnery nebo v mezinárodních společnostech. Upozorňujeme na několik užitečných frází, které ozdobí vaši obchodní korespondenci. Tyto fráze zdůrazní vaši profesionalitu a pomohou utvářet image podnikatele. Pojďme začít!

1. Naleznete v příloze

Začněme klasikou. Často musíte k dopisu připojit různé dokumenty nebo jiné soubory. Aby bylo možné upozornit příjemce na přítomnost přílohy, je tato fráze perfektní. Koneckonců slovo „Attachment“ v překladu znamená „příloha“. Fráze by měla být použita na konci dopisu.

Zde je několik příkladů použití:

V příloze naleznete mé portfolio.
V příloze naleznete kopii smlouvy/smlouvy.

2.Přeposlal jsem

Tuto frázi lze použít, pokud potřebujete přeposlat e-mail dalším příjemcům. K informování příjemce o tom je fráze „Přeposlal jsem“ perfektní. Například:

Poslal jsem vám Annin životopis.
Přeposlal jsem vám Johnův e-mail.

3. Mám kopii

Člověk nezasvěcený do všech tajů zvláštností obchodní korespondence nemusí pochopit, co tato podivná zkratka znamená. Ale my jsme profesionálové. „I’ve cc’ed“ je zkratka, která znamená, že jsem zkopíroval uhlík. Fráze znamená "kopírovat někoho, abyste dostali dopisy."

Pokud tedy potřebujete někoho informovat, že jste zkopírovali další příjemce, klidně použijte tuto frázi. Např:

Napsal jsem Sáře na tento e-mail.
Napsal jsem Jackovi a Jimmymu kopii těchto e-mailů.

Pokud jde o zkratky, které nelze použít v obchodní korespondenci, bývá pro tento případ učiněna výjimka.

4. Pro další podrobnosti

Tato fráze je osvědčený způsob, jak zdvořile ukončit svůj dopis v angličtině. „Pro další podrobnosti“ znamená „pro podrobnější informace“, „podrobněji“. Příklady použití:

Pro další podrobnosti mě kdykoliv kontaktujte.
Pro další podrobnosti napište našemu obchodnímu manažerovi.

Další fráze, která vám pomůže dokončit zdvořile, je „Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat.“ V překladu to znamená „Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mi napsat.“

5. Těším se

Fráze „těšit se“ znamená „těšit se“. Pokud se tedy těšíte na odezvu nebo nějakou jinou akci od příjemce, pak by bylo docela vhodné použít tuto frázi. Např:

Těším se na tvoji odpověď.
Těším se na vaši odpověď.

Fráze se nejlépe používá na konci dopisu.

Při psaní dopisu musíte být zdvořilí, i když se vám zrovna nechce. Schopnost psát kompetentní dopisy v jakékoli situaci odráží vaši profesionalitu, dobré vystupování a znalost obchodní etiky. Na závěr připomeňme, že v obchodní korespondenci musíte prokázat preciznost formulace a bezvadnou gramotnost. Nepřijatelné je také používání zkratek (až na vzácné výjimky).

Pište e-maily v angličtině správně, milí přátelé! Hodně štěstí!

co je e-mail? V moderním obchodním světě je to:

Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá prostřednictvím e-mailu. Pokud tedy ovládáte tento nástroj, můžete si hodně usnadnit život.
Silné rozptýlení. Vnější svět se k vám snaží dostat, rozptýlit vás a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.

Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme něčím jednoduchým.

Formátování dopisu

Používám e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Někteří možná nevědí, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
Skrytá kopie: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Je vhodné zejména použít pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.

Špatně v hromadném rozesílání označte příjemce pomocí polí „Kopírovat“ nebo „Komu“. Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. Co když jsou na seznamu konkurenční společnosti, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a maximálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.

Předmět dopisu

Profesionální poštovní služby často píší (někdy rozumně) o důležitosti předmětu e-mailu na svých firemních blozích. Nejčastěji však mluvíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by se měli snadno identifikovat a pak najít“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo FWD, mezi kterými budete muset hledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence pro středního manažera. Vůbec nemluvím o podnikatelích a majitelích firem; jejich počet dopisů někdy klesá na 200 nebo více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat předmět e-mailu?

Chyba #1 : V předmětu pouze název společnosti. Například „Nebe“ a je to. Za prvé, pravděpodobně nejste jediný z vaší společnosti, který s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nepřináší žádný význam, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.

Je vhodné v takových tématech hledat?

Chyba #2 : okázalý, prodejní titulek. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního e-mailu: ne prodávat, ale poskytovat identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů na psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných informací. Doporučuji číst jejich články, alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.

V procesu psaní dopisu musíme učinit několik rozhodnutí postupně.

Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozplývat do zdvořilostí či dokonce něžností v duchu „Má milá Rodyo, už je to více než dva měsíce, co jsem s tebou písemně mluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem některé nespal noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na napsání takového úvodu, tak z hlediska času, který má partner na přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne esej v epištolním žánru pro soutěž nebo dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a čas příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl pouze v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo průběžnou korespondenci, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání . Vždy mě znepokojovala otázka, na koho se v dopise obrátit, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez jakýchkoli pochyb jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nebál jsem se. Takové štěstí ale ne vždy platí.

Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete je uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!"

Pro sebe používám pravidlo oslovování jménem osoby v poli „Komu“. A ty v kopii vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo také umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace . Často je korespondence řetězem dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou praxi nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci o týden později vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst shora dolů, sestupně podle data.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille „Umístit kurzor za text v uvozovkách“. Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skládání a adresování“. Musí to tak být.

Účel dopisu . Existují dva typy obchodních dopisů:

když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
a když od partnera něco chceme. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k proplacení.

Povzbudivých dopisů je zpravidla mnohonásobně více než dopisů ohlašovacích. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doplněna jménem a měla by být poslední větou v dopise.

Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti, udělejte prosím opatření, abyste mě zatkli, už jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují konfigurovat automatickou náhradu podpisů, například klasické „S pozdravem…“. V Mozille se to provádí v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Jestli do podpisu napsat kontakty nebo ne, je osobní věc každého. Pokud jste ale nějak spojeni s prodejem, určitě napište. I když k obchodu v důsledku komunikace nedojde, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.

Nakonec ještě jedna funkce těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V těle dopisu prosím uveďte výchozí nastavení. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Termín samozřejmě musí být skutečný (text z příkladu byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen číst váš dopis a jednat podle něj. Takové „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za neschopnost partnera reagovat. Jako vždy je třeba k používání této funkce přistupovat moudře. Pokud člověk na vaše dopisy odpovídá včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, tak trochu vystresovat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale donutit vás počkat do pátku.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní návrhy, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : obrovská investiční velikost. Často dostávám e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. E-mailový program korespondenta téměř jistě na několik minut zamrzne v marném pokusu načíst náhled přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil tento dopis přečíst na chytrém telefonu...

Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Zkontrolujte si velikost investice. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co dělat, když překročí?

Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například PDF a 300 dpi vytvářejí docela čitelné skeny.
Přemýšlejte o programech, jako je WinRar nebo archivátor 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
Co dělat, když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudové úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Ale raději spravuji své informace uložené v cloudu sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne úplně samozřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní návrh jménem... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem CP ke schválení a příloha obsahovala soubor s názvem „ForFedi.docx“. Manažer, který mi to poslal, měl dialog, který vypadal asi takto:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto váženého muže a nazvat mu do očí Fedya?

Nějak ne, je to vážený muž, všichni mu říkají jeho křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to pošlu hned, myslíš, že si u nás koupí sekery pomocí tohoto CP?

Později jsem to chtěl přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si přidělávat práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: „For Fjodor Michajlovič.docx“ nebo ještě lépe - „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme víceméně vytříděný e-mail jako „obličej“. Přejděme k pohledu na e-mail jako na nástroj efektivní práce a promluvme si o jeho rušivé složce.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení je třeba e-mail řešit zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNA upozornění na příchozí poštu. Pokud je e-mailový klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem, ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých korespondence – minus hodinu nebo dvě z vašeho života.

Někteří lidé mají silnou vůli, která jim umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními, ale běžným lidem je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozilla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak můžete pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhraďte čas na třídění pošty, otevření e-mailového klienta a zobrazení všech nepřečtených zpráv. To lze provést dvakrát denně, například na oběd a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými dopisy? Odpovídám: nemáte v poště naléhavé dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (toto oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom bude informovat prostřednictvím jiných kanálů - telefon, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do svého e-mailového klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standardní odpověď na e-mail do 24 hodin. Toto je normální pravidlo slušného chování – neočekávejte od svého partnera okamžité odpovědi prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme e-mailového klienta podle našeho plánu.

Co dělat, když přejdeme na poštu a zapojíme se do činnosti zvané „třídění e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?

O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem se nesetkal s jediným člověkem, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Byl bych vděčný, kdyby se GTD guru vyjádřili a přidali nebo vylepšili popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Jakmile začnete třídit svou doručenou poštu, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily ve vaší schránce? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí zvýraznit a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přimět dopis smazat, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

Dokážete odpovědět za tři minuty? Musím na to odpovídat? Ano, je to nutné a odpověď nezabere více než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, přeměňte e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ten se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky „0_Run“.
Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduchém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo odeslat do jedné ze složek pro dlouhodobé uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé ukládání, které mám.

0_Provést. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem vkládat dopisy, které vyžadují podrobnou práci. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
1_Ref. Sem dávám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
2_Projekty. Je zde uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými jsou aktuální vztahy. Pro každý projekt nebo partnera byla přirozeně vytvořena samostatná složka. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy zaměstnanců Neb související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
3_Muzeum. Sem jsem dal ta písmena, která by byla škoda smazat a jejich přínos není zřejmý. Také sem migrují složky s uzavřenými projekty z „2_Projects“. Stručně řečeno, „Muzeum“ uchovává první kandidáty na odstranění.
4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzory dokumentů, které mohou být v budoucnu užitečné pro účetnictví, například zprávy o odsouhlasení od klientů, vstupenky na uskutečněné cesty. Složka má mnoho podobností se složkami „2_Projects“ a „1_Reference“, jsou v ní uloženy pouze účetní informace a informace o správě jsou uloženy ve složce „2_Projects“. V „4_Documents“ jsou mrtvé informace a v „2_Projects“ jsou živé informace.
5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné newslettery, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení je v Thunderbirdu zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže dolů s vlajkou! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.

Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají nějakého projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Vy sami se musíte rozhodnout, kam má být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – v doručené poště. Nyní používám filtry pouze pro uspořádání automatických běžných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na příchod nových dopisů? ;)